秘书部章程.docVIP

校青协秘书部章程 为了加强天津外国语大学青年志愿者协会的建设，维持起内部正常秩序，使部门各项工作能够顺利开展；为了充分发挥秘书部的功能，规范秘书部的工作程序，健全秘书部的议事规则，保障秘书处日常决策的科学性和民主性，将秘书部建成一个高效、团结、负责的部门，特制定如下秘书部工作章程： 第一章 总 则 第一条：名称：天津外国语大学青年志愿者协会秘书部 第二条：本部门接受校团委老师的领导与指导，并直接对主席团负责。 第三条：本部门宗旨――坚持 “发展创新、认真负责、自我管理”的原则。在团委和主席团的带领下，做好协会的管理与协调工作，推动协会发展完善。 第四条：基本职责 （一）负责协会各项活动的方案、总结及活动照片的采集及备案保存，建立健全资料库； （二）负责收集、归类、管理档案，对各种档案进行电子管理 （四）负责对办公室的工作进行指导和协作管理； （五）负责协会学期工作计划和学期总结的编写，协助主席团健协会各项规章制度； （六）做好主席团文件的上下传达工作，起好桥梁纽带的沟通作用，保证与主席团的工作衔接正常、高效运转。 第二章 组织和职权 第一条：部门人员组成 ????本部门设秘书长一名，副秘书长一名，干事五名。 第二条：部门内部分工 （一）秘书长对主席负责。并负责整个部门活动的统筹规划和决策，领导本部门开展日常工作，合理地分配人员由于秘书部的工作细化多样，应根据部员的个体差别分配任务。（如有人在撰写文件擅长，有人在电子排版上有特长，有人善于沟通，有人善于协调。）同时也应根据个人性格不同有效的分组工作，以加强工作效率，减少摩擦。 （一）在本部内有选举权与被选举权； （二）对本部门的工作事务有提出批评与建议的权利； （三）对本部的工作进行监督； （四）参加本部门开展的各项活动； （五）参加各种评优评选。 第四条：成员的义务 （一）积极参加并组织本部门的各项活动，具有认真积极、实事求是的工作态度，为本部门的发展出谋划策并维护本部门的名誉与利益； （二）认真贯彻完成主席团的精神，服从工作安排，协助团委老师、主席、秘书长及副秘书长开展各项工作，按时、按量、积极完成分配的任务，需要时协助其他部门的工作。 （三）能积极同秘书长和副秘书长沟通，提出有建设性的意见、建议和想法，在工作中勤于思考，善于发现问题，并及时解决问题； （四）及时向上级汇报工作，完不成上级交付的任务时应及时反馈； （五）主动参加青协的各项活动，如青年会、老人院、青年宫等； （六）例会时如无特殊情况必须准时到会，不得迟到、早退、旷会，请假必须要提前向秘书长或副秘书长提出，不得由他人代请。 第三章 管理和奖惩制度 第一条：管理制度 （一）会议管理：定期召开秘书处例会（一个月一次）。例会一般不超过1小时，其他会议除外。 （二）退部制度： 1、递交退部申请书，不少于500字，说明合理理由； 2、秘书长和副秘书长同意，递交主席签字批准； 3、收回退部人员一切有关秘书部相关文件。 第二条：资料管理 （一）至少2人定向负责从协会内部各部收集资料，并把资料分类整理，并汇总到部门专用资料库存储器； （二）至少2人负责定向负责从校外和各种媒体搜集相关材料，并分类整理，汇总到部门专用资料库存储器； （三）负责整理收集材料的干事必须分别对重要资料有相应备份； （四）每两个月对资料进行检查清点，注意查缺补漏； （五）资料未经秘书长同意不能擅自外借。 第三条：奖励制度 （一）出席例会者，算一次出勤，获积分一分； （二）若部门人员在无工作情况时，被临时分配到工作，出席者累积分一分，积极主动完成者累积积分二分。 （三）若被分配到大型活动，按分配任务的难易指数，完成工作者可获得积分二分，若其工作时间很久（晚上工作很晚，牺牲休息时间等等），按工作态度及效率评定，可再获得积分二分。 （四）参加青协活动（如青年会、老人院、青年宫等）每次出勤加一分（此项以办公室考勤统计为准）； （五）每学期对本学期工作进行总结，对优秀干事进行表扬，并评选出本学期的部门先进个人，对工作成绩突出的成员给予奖励； （六）推荐部内优秀干事参与协会内部各种评优活动。 第四条：惩罚制度 （一）对于迟到或早退的干部或干事予以相关记录，3次迟到或早退记作一次缺勤，扣除一分； （二）对于屡次无故不参加例会和相关活动会议的，每次缺勤扣除一分；有特殊情况请假的，3次算作一次缺勤扣除一分； （三）对于在工作中疏忽大意，（如丢失重要材料、没有按时按质完成工作等）视情况扣除一分或两分； （四）定期对积分较少的干事进行提醒。 第四章 附 则 本章程最终解释权归天津外国语大学青年志愿者协会秘书部。所有秘书部人员要认真阅读本章程，并按照本《章程》开展工作，不得违反。若有对本章程作出修改，需由部内全体成员讨论通过后方可实行