来宾接待管理制度办法－精品完整版.doc

来宾接待管理办法 1 目的 为了理顺公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本办法。 2 适用范围 海润公司所有来宾的接待。 3 来宾接待审批程序 3.1 贵宾：公司董事长、副董事长、总经理的重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人。由总经办将来宾到来时间、等级、相关要求等事宜报总经理审批，批准同意后执行。 3.2 客户：由项目负责人将来宾到来时间、等级、相关要求等事宜提前半天报营销中心负责人审批，批准同意后执行。 3.3 普通客人：各部门普通客人或无预约的客人来访。由前台接待人员了解来宾的目的、主要接口部门或人员，前台接待电话联系相关接口部门或人员，按确认同意后进行下一步接待。 4 来宾接待流程 4.1 普通客人（前台） 4.2 贵宾及客户 接待申请→确定接待级别→联系接待单位→安排接待人员→机场（车站）接车→安排住宿→公司接待→领导接见→餐饮安排→提出、收集合作事项→处理、确定合作事项→领导会谈→机场（车站）送车→电话回访 4.2.1、接待申请：如有贵宾接待，相关部门要提前两个工作日填写《来宾接待登记表》；如有重要客户接待，项目负责人要提前一个工作日填写《来宾接待登记表》。 4.2.2、确定接待级别：接待根据来访人员的级别不同，可按以下标准安排接待 公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人等接待标准为贵宾接待；地方机关一般工作人员及普通客户接待标准为业务接待；其他供应外协单位、中间商及客户派到公司学习的一般工作人员为普通接待（工作餐）。 4.2.3、联系接待单位：相关部门根据接待申请要求，在客户到达前应作好相关的接待安排，及时与客户联系了解具体的到访人数、是否需用车、订房或其它要求，并及时落实。 4.2.4、安排接待人员：公司根据工作的需要安排接待人员，肩负接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程。一般情况下，来访人员没有离开前，接待人员不宜随意更改。 4.2.5、机场（车站）接车：接待人员在接到接待任务后，必须确认来访人员的班机（班车）何时到达，到达地点，航班号（车次），来访人员的姓名、特征。用车，先落实公司有无车辆之后进行，如无法安排车辆的应通知客户并告之坐车方式，特别是飞机的，可通知其坐机场高速专线或打出租车。接到来访人后，接待人员帮忙提行李下车，根据班次的时间或者来访人员的需要安排住宿、餐饮的先后次序。 4.2.6、住宿安排：到达住宿地点后，接待人员帮助客人安顿好之后，再跟客人确认接下来的行程，离开时要留下自己的联系电话。 4.2.7、公司接待：营销中心的接待主要是展厅接待的接待，一般不安排行政部门接待。接待人员陪同来访人员到达展厅后，业务人员介绍工作主要突出的重点在于：展示样品、新产品的讲解、企业文化、企业的前景等等方面。在没有引见公司领导之前，接待人员在展厅可以提前和来访人员探讨商谈合作的意见以及来访的主要目的。 4.2.8、领导接见：接待人员在带领来访人员见领导之前，必须和公司领导沟通好，确认接见时间、地点，然后带领来访人员与领导见面。见面时，接待人员先做介绍双方的工作，然后粗略地讲解来访者的主要商谈事项。（特别注意：介绍公司领导时，应有意无意地对领导做抬高身份的赞扬，增加商谈的优势。） 4.2.9、餐饮安排：一般的接待由接待人员陪同来访人员就餐，如有必要可邀请本部门领导或者公司领导一同参加。就餐过程中按照来客的习惯安排酒水，接待人员可以适当地带动气氛，促进双方的感情交流。（注意事项：接待人员本人不要喝酒过度，结帐不要当来客面，出外结帐） 4.2.10、提出、收集合作事项：经过以上的接待步骤，双方的感情交流有了基础，接待人员可安排双方转入到商务谈判的阶段。根据公司开展工作的实际情况和部门相关的标准，提出合作事项的内容，咨询来访人员提出的合作事项内容并且做好笔录。 4.2.11、处理、确定合作事项：本着双赢的原则，接待人员在公司和来访人员之间根据合作事项的内容收集双方的意见，进行处理以至最后确定的工作，经双方确定后用文案交与双方。 4.2.12、领导会谈：双方在合作事项达成一致后，双方领导一般会进行互相道贺的仪式，接待人员适时作相关的安排。 4.2.13、机场（车站）送车： 来访人员离开，由接待人员陪同送车，接待人员除了主动帮来访人员提醒例外，如有公司赠送的纪念品，一定要提醒或者直接递交到来访人员手上。送车时，须等到来访人员离开自己的视线范围以后，才能离开。 4.2.14、电话回访：接待人员按送来访人员走的航班号（车次），估计他们到达的时间，适时去电进行咨询接待工作的情况，了解客户对公司的产品和企业形象等等方面的意见。及时做好报告上报公司，以便改进。 无论来访者以何种目的来访，接待工作很多时候会直接影响到客户对我们公司的选择