会务接待流程手册.docxVIP

创艺文化会务接待流程手册一、会务工作总体思路（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。（二）责任到人：每项任务均有专人负责。（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。二、会前准备（一）成立会务组1.会务组组长：总体负责。2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。3.后勤保障小组：负责会议的会场、餐饮、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。（二）明确会议概况1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：（1）会议主题（2）级别与规模（3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）（三）下发会议通知、登记来宾名单1.责任人：文秘材料小组。2.责任：在落实以上各项工作后，起草邀请函内容应包括：（1）主题（2）参与人员（3）时间安排（4）地点与联系电话（5）会务组联系人与联系电话（6）有关事项3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议来宾登记表》制作会议名册。登记内容应包括：（1）单位（2）姓名（3）职务（4）性别（5）民族（6）到达航班与到达时间登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待明细》。（五）准备会议材料、用品1.责任人：两组分工协作。2.材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括：（1）嘉宾名单（附房间号）（2）日程安排，各项活动地点及注意事项等3.会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：（1）现场LED欢迎词（2）企业相关资料文件（3）花卉、水果及方便食品（可由酒店准备，或自行购置、分发）（8）药箱（备常用药品）（六）餐饮安排1.责任人：后勤保障小组。2.责任：与酒店紧密协调，尽早落实以下工作：（1）就餐人数（2）餐品选定（3）烟、酒水准备（4）车辆安排（七）会场安排1.责任人：后勤保障小组。2.责任：与酒店紧密协调、现场核查，或在办公区域准备，尽早落实以下工作：主会场吉林厅布置（座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人、舞台设计）（八）游览活动安排盛典次日安排贵宾游览北大壶开发区滑雪。制定来宾名单，不参与游览的来宾安排返程。来宾御寒准备，预备好滑雪服装手套等（九）房间安排1.责任人：后勤保障小组。2.责任：在确定了来宾名单之后，即在酒店订房、安排房间，包括：房间内水果、矿泉水、vip鲜花等摆放。三、会中服务（一）接机1．统计来宾名单及航班到达时间，安排豪华大巴接送（二）签到1.在正式报到前日，应完成以下工作：（1）将分装好相关的文件袋（如手册）放至酒店客房（2）统一领取来宾房间门卡（3）花卉、水果等分发到各房间2.签到工作包括以下环节：（1）设置酒店门厅LED欢迎牌（2）在酒店门厅设置签到处、专人负责签到（3）确认返程日期及票务服务四、会后收尾（一）退房、送站（二）纪念品的发放五、时间推进表（时间暂定）日期时间内容责任人11月2日-4日方案沟通11月8日方案确定成立筹备小组11月10日-18日物料时间统筹安排11月19日10：00与会人员资料核对13：00客房预定11月20日全天主会场布置、贵宾客房布置全天接机，来宾入住17：30来宾晚餐11月21日07：00早餐9：30瑞丰保险经纪有限公司开业盛典10：30答谢午宴12：00部分来宾返程，大巴车送机、退房14：00来宾休息，活动方通知22日行程17：30晚餐11月22日07：00早餐08：30驱车前往北大壶滑雪场11：30午餐15：30驱车返回酒店（部分来宾返程，派车送机）17：30晚餐07：00 早餐全部来宾返程、退房