储存格资料的运用.pptVIP

第3章 儲存格資料的運用 3-1 資料的種類與規則 (1)文字資料 文字資料包含英文字母A~Z、a~z，阿拉伯數字0~9，中文字，空白符號及其他鍵盤能輸入的特殊符號(如☆？《＆等)等組合而成的，如楚留香，F4，4-F，AI，zzzZZZ…，F k，Ｉㄞ♀，sum，1+1等等都是，只有一個例外，那就是數字開頭後至少要有其他如中英文字母等，否則就是數字了。 (2)數字資料 包含阿拉伯數字0~9，還有正負號、小數點、逗號、百分比符號%、貨幣符號$、指數符號(E或e)及小括號等。 必須連續中間不得有空白。 小數點、百分比符號%、貨幣符號$只可輸入一次。 輸入的數字位數愈大，儲存格會自動調整欄寬耶，直到超過12位數，自動顯示為科學符號喲。 如果你輸入”一百六十五”，這可是文字！沒關係我們仍照常輸入”165”，可以讓它顯示”一百六十五”或”壹佰陸拾伍”呢！也可以顯示成分數！若硬要輸入分數，整數與分數中需空一格(例如25 2/3)，若無整數部分仍要控一格，或利用設定格式為分數然後直接輸入1/3即可。 (3)日期與時間資料 輸入日期大都是以年月日並以 / 或 – 隔開，如90/8/27，90-9-9，可是它會顯示為1990/8/27及1990/9/9，因為為了解決千禧年的問題，Excel2000起即用四位數的年份(以2001取代01)。 若輸入00到29，Excel將解釋00到29的兩位數年份值為西元2000到2029年。例如，若鍵入的日期為 0/9/9，Excel 將假設日期為2000年9月9日。 30到99 Excel將解釋30到99的兩位數年份值為西元1930到1999年。例如，若鍵入的日期為 90/8/27，Excel將假設日期為1990年8月27日。 (3)日期與時間資料-續 所以輸入日期時一定要記得輸入西元的年，但我們仍可透過格式設定來顯示成民國的年，而且有好多顯示格式讓你選呢！如果懶得轉換，可以直接輸入民國的年月日如「r91/03/09 」。 輸入時間大都是以時分秒並以 ： 隔開，如3:5:10，它會顯示為03:05:10，也可在後面加入am 或pm，如3:45:29 PM，它會顯示為15:45:29，日期時間可以連在一起，但只會顯示到分鐘資料。 日期和時間資料也是一種數字資料，所以都可以運算喲！以後的章節我們也可以透過函數來獲得系統中的日期與時間資料呢！ 若出現########表示可能欄寬不夠，調整欄寬即可喲！ (4)公式 公式是在工作表中執行數值計算的方程式，會以等號開頭 (=)。 輸入公式四步驟：(1)按一下您要輸入公式的儲存格，(2)鍵入 = (一個等號)，(3)輸入公式，(4)按下 ENTER 鍵。 其實除了數值與加減乘除等運算符號號，我們還可以建立包含參照的公式：=A1+3。包含公式的儲存格稱為從屬儲存格，因為其結果值將依賴於其他儲存格的值。 其實公式可以很簡單，也可以很複雜喔，其實儲存格中的公式常以=(等號)為開頭，+或-也可以，可以含文數字或日期時間、儲存格位址(可以是某範圍)、運算子及函數等。而且公式也不只有算數運算呢！第6章你會學的更多！ (5)函數 函數是一些事先定義的公式(它可能是一個很偉大的程式寫出來的喲)，它們使用一些稱為引數(又稱參數)的特定數值，按特定的順序或結構進行計算。函數可用於進行簡單或複雜計算。 函數的結構是以等號開頭 (=)，後面是函數名稱、左圓括號、以逗號分隔的引數和右圓括號，如下例；需注意的是有些函數是可以沒有引數的，這時括號仍不可省略。 (5)函數-續 資料的規則 在Excel中輸入大量的資料來運算是難免的，看下列得資料是不是有些規則性存在呢？如果你一格一格輸入那可就冤枉了，這裡真正要輸入的資料不過十來格喲，若資料有規則性，我們可以透過下幾節的技巧來加速資料的輸入！ 3-2 文字自動校正 Excel 中的 [自動校正] 可以在工作同時更正一般的鍵入錯誤。例如，您可以指定 Excel 將「acn」變更為「can」，將「 alot」變更為「a lot」。 雖然它原意在幫我們輸入一些英文錯別字時能自動的幫我們校正，但我們常透過新增自動校正項目來幫我們簡化輸入中文字數，例如，執行指令『工具/自動校正選項』中之自動校正標籤頁，勾選自動取代字串，並輸入取代”kwmis 成為”光武學院資管系”，再按新增鈕就可以了。從現在開始，你在任何儲存格輸入”kwmis後，按一下Enter或空格鍵就會自動轉換為”光武學院資管系”，所以公司行號的冗長中文只要想好它的代替縮寫即可， 3-3自動填滿 我們可以利用填滿控點來立刻輸入相同的資料到數個相鄰的儲存格中，選取想要複製的儲存格，將游標移到右下角，出現黑色十字的游標即是填滿控點(原游標為 )。