[管理学]高效会议管理技巧.ppt

高效会议管理技巧 请问现在几点几分 您发现的问题与期望 学习方式 - 体验式学习 基本规则 组建会议小组 给小组命名 确定会议主席 确定会议主持人 确定会议成员 内容提要 会议现状分析; 成功会议的准备工作; 高效会议的标准流程； 影响会议的个人因素; 高效会议的沟通与反馈。 第一单元 会议现状分析 会议难道就是一群毫无准备的人被一个不情愿的人召集在一起办一些毫无必要的事？ 会议管理调查 经理级干部与专业人员每周约花1/4的时间在开会上，中上级经理约1周2天，高级执行官则多达1周4天； 开会时有一半以上的时间是浪费掉的； 针对500多个中型企业所作的调查，每年因无效会议导致的损失约1.43亿美元。 大多数员工对会议的态度 漠不关心 抱怨 不认同 …… 十大会议杀手 离题，闲聊 无结论 无会议目标或议案 会议拖得太久 低效率的会议主持人 会议的意义是什么？ 会议管理调查 第二单元 成功会议的准备工作 成功会议的准备工作（一） 如何理清开会的目的与诉求； 会议形式与领导风格； 如何选择与会者； 会议规模； 会议地点； 如何理清开会的目的与诉求 开会的目的与诉求，应尽可能以一句话清楚地陈述出来。清楚的程度至少要包括：为何开会、谁来开、及工作何时该完毕。 研讨：我们希望通过会议达到哪些目的？ 会议目的 开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气 巩固主管地位 开会形式与过程 决定与会者资格时所应考虑的要项： · 跟讨论题目有直接关联的人 · 可提供无法从他处取得的资讯 · 发言具有代表性，能为其团体负责 会 议 规 模 会议规模直接影响到互动的状况。对于减少阶层间的隔阂，强调上级与部属沟通畅通的公司，控制会议规模（即与会人数）更显得格外重要。 必须开会的五个如果 1、必须把信息同时传达给很多人 2、有些事情需要当众表扬或批评 3、要让别人参与决策以集思广益 4、听取部门汇报工作 5、给小组委派任务 无需开会的五个如果 1、已经按惯例每周聚会 2、会议成本太大 3、还有比会议更好的方法 4、没有什么特别的事要讨论 5、你是唯一作决策并且知道该怎么做的人 会 议 地 点 会议地点应考虑的因素： ★ 找一个肯定不会受到打扰的地方 ★ 会前应确定电话已被免打扰 ★ 注意使与会者有足够舒适以集中精 力开会，但不要让他们舒服得想瞌睡 ★ 关注音响效果。 成功会议的准备工作（二） 会议时间 传达开会通知 座位安排 议程设计 会议记录 会议规范的制定 会 议 时 间 根据行为学家的研究，同样目的的会议在不同时段召开，会有不同的结果，所以“因时制宜”来开会有其必要性。 Pareto原则 80/20不同于普通思维的地方 讨论：安排会议的合理时间和频率 注意事项： 1、 不能多，不能频繁，否则容易形成 拖沓的不良习惯，造成沉重负担； 2、不能过少，那只会让公司陷入工作无序的可怕境地 ； 3、会议长度最好不要超过一小时。 4、将会议时间记录在笔记本上，以防疏忽造成工作上的被动； 日本太阳公司为提高开会效率，首先实行开会分析成本制度 每次开会时，总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。 传达开会通知 开会通知应包括请他与会的理由、该准备哪些资料及会议召集人所期望的会议目标。 座 位 安 排 与会者座位安排对会议的成功有 很大的影响。预先考虑座位安排，如 果必要，设一个座位安排方案，给会议 创造一个良好的机会来达到目的。 议 程 设 计 好的议程设计有助于讨论上轨道，避免讨论离题，有系统地帮助与会者一步步达到目标。 人员安排——交互作用法 交互作用法的角色分配 会议主席/经理（M/C） 会议主持人（F） 记录员（R） 小组记忆人员（GM） 记时员（TK） 会议纪要员（MT） 会 议 记 录 与会者的重要发言及决议都应正确地 记录下来，并在会后发给与会者。 会议记录者的技能 反应快 写字快 知识面广 记忆力强 组织能力强 倾听能力强 总结能力强 会议规范的制定 会议规范指的是大家达到 共识的会议守则，每次开会就 照此守则来进行。 会议准备工作核对单 了解会议的目的 是否一定要开会 确定会议的形式 安排会议的议程 决定会议的时间 确定会议的主持人 决定会议