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九江学院 商学院 进出口业务实训 九江学院 商学院 第一章 进出口交易磋商 (第一讲) 进出口业务实训 第一章进出口交易磋商 Copyright ? Business School, Jiujiang University 本章教学目标 教学目标： 了解并熟悉商务信函写作的原则 。 掌握商务信函的基本布局 。 掌握建交函的写作方法和技巧 。 熟练的撰写商务信函 。 重难点： 商务信函的写作方法和技巧 。 建交函的写作方法和技巧 。 建交函的写作方法、技巧以及注意事项 。 Copyright ? Business School, Jiujiang University 一、商务信函写作的原则 基本要求： 清楚(clearness) 简洁(conciseness) 正确(correctness) 具体(concreteness) 完整(completeness) 尊重(consideration) 礼貌(courtesy) 第一讲 建立业务关系 Copyright ? Business School, Jiujiang University （一）、清楚(Clearness) 清楚地表达出自己的意图，对相关细节的描述要做到逻辑明确、条理清楚。 如：多义词的使用 We are glad to inform you that we have placed the sum to your credit.（帐户） Our usual terms of payment is by letter of credit.（信用证） Copyright ? Business School, Jiujiang University （二）、简要 （Conciseness） 去除陈词滥调 尽量采用短句 简单的词和清楚的表达方式 如： Please be advised that our new address is ------ Our new address is Under separate cover ------ separately Copyright ? Business School, Jiujiang University （三）、礼貌(courtesy) 1采用对方立场(you attitude) 对方立场是指在写信时要从对方的立场来分析和考虑问题,了解对方的处境,始终以客户为中心,关心客户的利益。如: 我方立场: We allow 2% discount for cash payment. 对方立场: You earn 2% discount for cash payment. Copyright ? Business School, Jiujiang University （三）、礼貌(courtesy) 2运用积极肯定的语气 试比较: 1）. We feel sure that you will be entirely satisfied at the prices we quoted previously. 2）. We do not believe you will have any cause for dissatisfaction at the prices we quoted previously. 前一个句子因为采用了积极肯定的语气,无形中增加了客户对你的信任,而且在一定程度上兼顾了“简洁明了”这一原则。 Copyright ? Business School, Jiujiang University （三）、礼貌(courtesy) 当我们不能满足客户的某种要求时，采用正面的语气还可能缓解客户的失望情绪,并给客户留下好的影响,这将有利于今后业务的发展。如: 1）. Perhaps next time we can send you what you required. 2）. We can not serve you this time. Copyright ? Business School, Jiujiang University （三）、礼貌(courtesy) 在有些情况下,简洁和礼貌会发生冲突。比如,在提出希望或要求时,通常采用“We would appreciate it if …”而不是“Pls …”直接提出问题。另外,采用“We are not in a position to …”又比“We can not …”在语气上更加缓和。为此,作者建议应该遵循礼貌优先原则,但是也不能为了礼貌去采用一些过于陈腐的表达。 Copyright ? Business School, Jiujiang University 二、商务信函的布局 七个主要组成部分： 信头