办公室工作实务之会前准备工作.pptVIP

办公室工作实务之 会前准备工作 第二小组 组长：胡凯文 组员：王超、任文正、王涵、吴思思、 杜婕妤、姜鹏、 周梦媛、何嘉泳、于晓雪、王银龙 PPT制作：杜婕妤 讲解：于晓雪 情景案例案例1完整版 宏利公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示，而公司没有放映机，租借放映机的任务交给了总经理助理李强。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料电影放映时间是十点十五分。李强打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9日上午，会议开幕前，宏利公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。李强一看，已经九点五十分了，放映机还没有送到。李强马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已经陆续进场，李强心急如焚。他马上请租赁公司告知送货员的联系方法，电话打通了，可是就是不见对方接起。随即，李强向总经理报告了这一情况，得到总经理指示，有可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一个小时。然后，李强又联系了新的租赁公司加急送一台放映机。 任务分析 对于案例中出现的租赁问题秘书还应注意：（1）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪声问题、停车场等；（2）不能仅凭借电话联系，应实地查看；（3）重要设备应考虑多准备一套备用设备（或是