院科技档案实物借阅制度-9.5.docVIP

院科技档案实物借阅制度 为了积极开展科学技术档案的利用，维护档案的安全工作，根据《档案法》、《科学技术档案工作条例》关于借阅和复制科技档案有一定的批准手续的规定，结合我院工作的实际，拟定我院健全科技档案管理制度。 一、档案借阅范围 本制度涉及的科技档案借阅范围包括设计底图、蓝图、专业计算书、质量记录、外部确认文件、勘查资料、造价文件等。 二、档案管理人员工作职责 1、档案管理人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。 2、档案管理人员在档案馆借阅档案，须办理登记手续，一般情况档案不得外借，因特殊情况需要外借时，须经领导批准。 3、档案管理人员要忠于职守，充分履行自己的职责；不失密，不泄密，不得私自将档案资料带出库外或拍照有关内容，对违反规定造成不良后果者追究其责任。 三、档案借阅流程 （一）本院职工借阅科技档案手续 1、底图 1）作为科技档案的原始材料，底图原则上一律不外借。 2）借阅人查询某个项目的底图，需在档案室的查（借）档案登记表上签名登记后可在图档室查阅，图纸不能带出图档室。 3）借阅人需要借阅图纸复晒，须各所室的统计员持有所长签字的院内部底图借调单，经生产经营部负责人签字后（借调单见附表1），由供应中心经办人持有生产经营部经办人、供应中心负责人及供应中心经办人三方签字的底图借调单（一式两联）来图档室申请调图（底图借调单见附表2），并提供完整的项目名称及专业类别。底图调晒过程中，仅由供应中心经办人负责调晒和还图，其他任何人员不得接触图纸或借出。 4）供应中心经办人在归还底图后档案管理人员须详细检查图纸的完整性，验证无误后将图纸入库并在留底的底图借调单上记录归还时间及入库人姓名。 2、蓝图 凡本院职工借阅蓝图，须提供个人刷卡指纹号并在技术档案资料借阅本上详细记录所借阅项目名称、卷、册数、库号、借阅时间及借阅图人签字后方可借出。 借阅人要做到及时归还。借阅期限为三个月，如工作需要可办理续借手续。 借出档案的文三部分不得私自涂改、拆散、调换、抽取，图纸部分不得更改、撕、扯、折。 （长期出差）或调动工作须将所借档案还清。调离人员须归还所借资料，档案人员方可在（调）离职单上签字。 借阅人在归还蓝图后图档室工作人员需详细检查图纸的完整性，验证无误后将图纸入库并在技术档案资料借阅本上记录归还时间及收图人签字。 3、造价文件、计算书、质量记录、勘察资料、外部确认文件 1）借阅人借阅造价文件，需所室统计员持有所室负责人签字的科技档案复印/借阅审批单方可借阅，在规定时间内归还。因特殊情况需要复印，经领导批准后，由全景公司工作人员复印后统计员及时归还，其他任何人员不得接触文件。（借阅审批单见附表3） 借阅人查阅计算书、质量记录、勘察资料、外部确认文件时，只限在图档室内查阅，查阅后在图档室的查（借）档案登记表上签名登记，不得私自带出。因特殊情况需要外借时，须持有经所领导签字批准的科技档案复印/借阅审批单办理借阅复印手续。复印过程中，任何工作人员不得私自涂改、圈划、损坏，复印后由所室统计员及时归还。 （二）外单位人员借阅科技档案手续 外单位人员来我院借（查）阅科技档案，须有单位介绍信（注明身份、查阅内容和用途），经领导同意，方可查阅，档案不得带出图档室。如需利用底图复印，须把单位介绍信留于生产经营部备案，由生产经营部开具手续齐全的底图借阅审批单后安排供应中心工作人员来调晒图纸，底图加晒过程中，外单位人员不得私自涂改、圈划，严禁带底图出院。 四、档案借阅原则 借阅者应爱护档案，确保档案不丢失，按时归还。如有丢失图纸档案，须重新喷图各专业人员签字盖章归档。 借阅者在查阅档案时，禁止吸烟，要爱护档案、资料，严禁在档案资料上划线、打勾、作记号、折角；严禁涂改和拆撕档案、资料。违者，按情节轻重追究责任。 借阅者对借阅的科技档案应负安全保密之责，必须妥善保护，不得加注符号、拆散、损坏，丢失等，用后及时归还。归还时对案卷的完整情况应随时检查验收。 1