吴靖第9章报表.ppt

第9章 报表 报表的功能 报表的功能主要包括：可以呈现格式化的数据；可以分组组织数据，进行汇总；可以包含子报表及图表数据；可以打印输出标签、发票、订单和信封等多种样式的报表；可以进行计数、求平均、求和等统计计算；可以嵌入图像或图片来丰富数据显示，等等。 报表的视图 “设计”视图 “打印预览”视图 “版面预览”视图 报表的结构 报表的结构和窗体类似，通常由报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚和主体五部分组成，每个部分称为报表的一个节。 如果对报表进行分组显示，则还有组页眉和组页脚两个专用的节，这两个节是报表所特有的。报表的内容是以节来划分的，每个节都有特定的用途。所有报表都必须有一个主体节 。 报表节的功能—报表页眉 是整个报表的页眉，只能出现在报表的开始处，即报表的第一页打印一次，用来放置通常显示在报表开头的信息，如标题、日期或报表简介。通过单击“视图”|“报表页眉/页脚”命令，可添加或删除报表页眉页脚及其中的控件。 页面页眉 用于在报表中每页的顶部显示标题、列标题、日期或页码，在表格式报表中用来显示报表每一列的标题。单击“视图”|“页面页眉/页脚”命令，可添加或删除页面页眉/页脚及其中的控件。 主体 显示或打印来自表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域，是整个报表的核心。数据源中的每一条记录都放置在主体节中。 页面页脚 用于在报表中每页的底部显示页汇总、日期或页码等。页面页脚和页面页眉可用同样的命令被成对地添加或删除。 报表页脚 用来放置通常显示在页面底部的信息，如报表总计、日期等，仅出现在报表最后一页页面页脚的上方。报表页脚和报表页眉可用同样的命令被成对地添加或删除。 组页眉 在分组报表中，会自动添加组页眉和组页脚。组页面显示在记录组的开头，主要用来显示分组字段名等信息。要创建组页眉，可单击“视图”|“排序与分组”命令，然后选择一个字段或表达式，将组页眉属性设置为“是”。 组页脚 显示在记录组的结尾，主要用来显示报表分组总计等信息。要创建组页脚，可单击“视图”|“排序与分组”命令，然后选择一个字段或表达式，将组页眉属性设置为“是”。 报表的类型 纵栏式报表 也称为窗体报表，一般是在报表的主体节区显示一条或多条记录，而且以垂直方式显示 表格式报表 是以整齐的行、列形式显示记录数据，一行显示一条记录，一页显示多行记录 报表的类型（续） 图表报表 是指包含图表显示的报表类型。在报表中使用图表，可以更直观地表示数据之间的关系。适合综合、归纳、比较和进一步分析数据。 标签报表 将报表数据源中少量的数据组织在一个卡片似的小区域。标签报表通常用于显示名片、书签、邮件地址等信息。 创建报表 在Access中，可以使用“自动创建报表”、“报表向导”和“设计视图”来创建报表。 Access提供了两种自动创建报表的方式，即“自动创建报表：纵栏式”和“自动创建报表：表格式”，分别创建纵栏式报表和表格式报表。 利用Access提供的多种报表向导功能，可以创建各种类型的报表。其中，“报表向导”允许用户创建几种不同风格的报表，并能够提供分类和汇总的功能；“图表向导”允许用户创建统计图表，所创建的图表可以含有基于一个基表或查询的子报表；“标签向导”允许用户创建各种规格的标签，如产品的标签等。 报表的分组 分组是指报表设计时按选定的某个或几个字段值是否相等而将记录划分成组的过程。操作时，先选定分组字段，在这些字段上字段值相等的记录归为同一组，字段值不等的记录归为不同组。报表通过分组可以实现同组数据的汇总和显示输出，增强了报表的可读性和信息的利用。一个报表最多可以对10个字段或表达式进行分组。 “分组形式”选项说明 分组字段数据类型 选项 记录分组形式 文本 每一个值 分组字段表达式上，值相同的记录 前缀字符 分组字段表达式上，前面若干个字符相同的记录 数字、货币和Yes/No 每一个值 分组字段表达式上，值相同的记录 间隔(Interval) 分组字段表达式上，指定间隔值内的记录 日期/时间 每一个值 分组字段表达式上，值相同的记录 年 分组字段表达式上，日历年相同的记录 季 分组字段表达式上，日历季相同的记录 月 分组字段表达式上，月份相同的记录 周 分组字段表达式上，周数相同的记录 日 分组字段表达式上，日子相同的记录 时 分组字段表达式上，小时数相同的记录 分 分组字段表达式上，分钟数相同的记录 计算控件 计算控件的“控件来源”属性是以“=”开头的计算表达式，当表达式的值发生变化时，会重新计算结果并输出显示。文本框是最常用的计算控件。 利用计算控件进行统计计算并输出结果操作主要有两种形式： 主体节内添加计算控件 在组页眉/页脚区内或报表页眉/报表页脚区内添加计算字段 子报表 子