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[专业文献]01文件控制程序
文件控制程序 文件编号 FCS/02—01 版本/修改状态 A/0 页 次 1/5 1.目的
为对公司与质量管理体系有关的文件和资料进行控制,确保在使用处都可获得相应文件的有效版本,防止作废失效文件的误用。
2.范围
适用于与质量管理体系有关的所有文件的控制。(包括适当范围内的外来文件)。
3.相关文件
《记录控制程序》FCS/02—02
4.职责
4.1总经理
负责批准质量管理体系文件。
4.2管理者代表
负责对质量管理体系文件的审核。
4.3公司品管部负责有关文件的编写和管理。
5.程序
5.1公司文件分类:
A.质量手册;
B.程序文件;
C.作业文件;
D.记录。
义乌市创途工艺品厂
文件控制程序 文件编号 FCS/02—01 版本/修改状态 A/0 页 次 2/5 适当范围内的外来文件,包括相适用的国家法律法规,产品标准、顾客提供的图纸等。
5.2文件的标识
文件标识包括:唯一性标识:质量手册—FCS/01;程序文件—FCS/02;作业文件—FCS/03;记录—FCS/04。状态标识:“受控”、“非受控”、“作废”、“保留文件”。
公司文件分“受控”和“非受控”两类。公司建有《文件清单》,以对文件进行控制。受控文件在该文件封面的右上角加盖“受控”图章(红色);非受控文件在该文件封面的右上角加盖“非受控章”( 红色),;保留文件加盖“保留文件”章;外来文件加盖“外来文件”章。
5.3文件的编制、审核、批准
5.3.1公司的质量手册、程序文件由品管部负责编制,三层作业文件、记录,由品管部取得有关资料后编制。
5.3.2公司所有质量管理体系文件在发放前均由管理者代表审核,总经理批准。签字须为手签,以保证文件的适宜性和充分性。
5.3.3文件编写应清晰、合理,便于操作。
5.4文件的发放
公司编制《质量管理体系文件发放范围审批表》,审批表经管理者代表审核,总经理批准。发放时,保持《文件发放(回收)登记表》以确保在文件使用的各个场所都能得到相关文件的有效版本,防止误用。
义乌市创途工艺品厂
文件控制程序 文件编号 FCS/02—01 版本/修改状态 A/0 页 次 3/5 5.5文件的更改
5.5.1公司文件更改包括:
a.换版;
b.换页;
c.简单的原件更改。
文件使用部门在使用过程中如发现文件需要修改时(a和b)5.5.2公司质量管理体系文件的更改由原编制审批部门负责,更改后的文件仍执行5.3.2和5.4。若指定其他部门更改时,该部门应获的原审批部门的有关背景资料。
5.5.3进行c项时由品管部在原件上更改,并加盖“文件更改”图章。
更改后的文件应在文件后面所附的《文件更改记录》中有所说明,以便识别,并通知有关部门。确保在使用处都能得到相应文件的有效版本和明确现行修订状态。
5.6文件的管理、作废、保留、销毁
5.6.1质量管理体系文件由公司品管部统一管理并登记《文件清单》,应确保文件清晰、整洁,易于识别和良好的保存环境。各部门文件由文件使用者进行管理。
5.6.2文件不适宜时,由使用部门提出,填写《文件作废申请单》,加盖“作废” 章。作废文件及时通知有关部门,将作废文件从发放和使用场所收回,
义乌市创途工艺品厂
文件控制程序 文件编号 FCS/02—01 版本/修改状态 A/0 页 次 4/5 防止误用。作废文件经总经理批准后,品管部统一销毁,品管部保留《文件作废(处置)记录》。及时补发相应文件并记录 《文件发放(回收)记录》。
5.6.3若因法律或积累知识的目的而需保留的文件应加盖“保留文件”章,品管部负责保留,并记录《文件作废(处置)记录》。
5.6.4文件使用部门应认真仔细,保持文件的完整性、适用性。如文件严重破损,影响使用时,则需重新领用新文件,原发放号不变,同时收回破损文件;若文件丢失时所补发的文件应给予新的发放号,同时声明原发放号文件作废。品管部作好有关记录。
文件破损领用或丢失补发应得到总经理批准。
5.6.5公司内部需借阅某文件时应在品管部处填写《文件借阅记录》品管部确认后方可借阅。部门之间不得借阅。
公司质量管理体系文件一律不得个人对外翻印、复制和外借。
5.6.6若文件使用者调离原工作岗位,其所持有的文件交回品管部,并登记
《文件发放(回收)记录》。
5.7必要时,由管理者代表组织人员对文件进行评审、更新。更新后的文件执行5.3要求。在公司组织机构或产品工艺、质量管理体系发生变更或因为其他原因需要增加新文件时,由归口部门提出,编制、审批执行5.3。5.8无论文件以何种媒体承载都应按上述程序进行。
记录是文件的特殊类型应执行《记录控制程序》。
义乌市创途工艺品厂
文件控制程序 文件编号 FCS/02
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