颜廷录 - 有效会议管理.docVIP

颜廷录 - 如何开会更有效 一、对会议的认识 1.许多人对那些冗长、沉闷、与自己无关、毫无结果的会议感到厌烦十分，想方设法“逃会” 2.许多组织认为，只要对会议进行有效的控制，会议可以产生其他沟通方式无法达到的效果 3.其实，会议是一种无法取代的沟通方式，你不能完全放弃它，你只有学习如何使会议更有效 事实证明，有效地开会是可以学会的！ 二、会议的目的 1.处理信息 ·听取汇报 ·发布指令 ·宣布或说明某些决定 2.解决问题 ·应付不满 ·处理危机 3.做出决定 ·进行决策 ·进行授权 4.激发创意 ·发展研讨 ·寻求创造性解决方案 三、会议类型与性质 类型 性质 谈判会议 用于解决争端或冲突，讨论是双向进行的，旨在达成双方的一致谅解。 报告会议 单向的信息流向，不允许讨论，否则会影响信息的有效传递。 解决问题会议 充分发挥与会者的积极性和主动性，展开广泛的讨论，使问题能得以解决。 制定决策会议 会议组织严密，只限特殊人员参与，每个会议参加者都必须为决策承担责任。 收集和交换意见会议 发表意见，发布消息，了解对意见的反馈，鼓励广泛的讨论和踊跃提问。 四、导致会议失败的因素分析 1.目的不明确 2.时间控制不好（包括会议的开始与结束时间，以及会中参会人员的发言时间） 3.准备不充分或者根本就没准备 4.参会人员选择不当（包括该退席的时候没有退席） 5.信息传递不明确 6.会场的气氛不好 7.备忘录记录不准确 8.议程安排不当 9.议而不决，决而不行，行而不果 五、有效开会的5W1P WHY ——为何召开、目标是么？WHAT ——什么内容？WHO ——何人参加？WHEN ——何时召开？WHERE ——何处召开？PREPARING ——如何准备 ？ 六、有效开会的4P Purpose 目的 Participants 与会者 Planning 计划 Process 流程 七、会议的议程 1.编制会议议程要点 2.包括时间、地点、目的等 3.每项议程的时间分配要体现优先顺序 4.可以提前结束，尽量不要超时 5.避免在一天中情绪低落时开会 6.先讨论最重要的问题 7.会议议程不要超过一页纸 8.把潜在问题的会议安排在中立地点 八、会议沟通的要点 1.“沉默未必是金”，该说的话还是要说出来 2.对离题的话题应技巧性地制止，但不可封杀不同意见 3.对跨部门较为敏感的问题最好私下解决；迫不得已要在会议上讨论的也应该会前通气 4.对事不对人，讨论时尽量以解决问题为主 九、会议过程的注意事项 1.以积极的心态看待会议 2.由明确的会议目的 3.精选参加会议的人员 4.会前有议程 5.会前做好充分的准备 6.公开称赞、私下批评 7.开放心胸、容纳意见 8.设定时间、准时开会 9.认真做好会议记录 10.事后追踪 十、主持会议 1.了解职责 2.研究与会者（个性、动机等） 3.掌握会议节奏（推进、总结） 4.控制会议（辨别积极与消极信号，激发辩论、控制方向、达成决议） 5.维持秩序，孤立扰乱者 6.结束会议 十一、会议成员的责任 1.会前：仔细阅读相关资料，对拟讨论和提出的问题要有周密思考和充分准备 2.会间：倾听他们观点，积极发表自己的观点，关注讨论的事项 3.会后：努力完成会上所分派的任务 十二、缓解会议冲突 1.积极倾听，提开放式／探索式问题，给予鼓励,如点头示意 2.自信心，自信的态度有助于维护自己的权力 3.清除交流障碍，限制具有威胁性和挑衅性的行为或言语 4.强调问题，而不是针对某个人 5.决定采取的行动要取得参会成员的认可，以免会后发生冲突 十三、参会主持人的责任与义务 1.会前：确定目的、议程、参会人员、时间、地点、会议种类、资料、用品、器材等 2.会中：创造和谐的气氛、宣布开会、控制议程、鼓励发言、控制发言、总结发言、做出决议、确认行动与责任、安排下次会议、宣布闭会 3.会后：对本次会议进行回顾与总结、汇报会议的决议、督导会议决议的执行 十四、会议秘书的责任与义务 1.会前：检查会场情况、确认会议时间、通知参会人员、准备必要的文件、资料茶点、座位和视听设备 2.会中：记录会议备忘录、与会人数和名单、应采取的行动、具体实施人员和实施的时间与期限 3.会后：把备忘录整理成文