4.5.4记录控制程序.docVIP

1.　 本程序对记录的收集、标识、贮存、保护、查阅、处置作出规定，以提供城市道路、桥梁、泵站以及大型土方等市政建设工程及公路工程施工、房屋建筑、水泥构件等满足规定的要求，环境管理体系有效运行的证据。 2.　 适用于公司及其项目部与环境管理体系有关的各类记录的控制。 3.　 3.1 工程管理部负责记录的监督检查。 3.2 工程管理部负责归档记录的档案管理。 3.3 项目部总工负责项目部的工程竣工资料移交的组织领导工作。 3.4 项目部负责本项目的工程竣工资料的收集、整理、移交工作，保存有关施工技术质量记录。 3.5 各部门负责其与环境管理体系运行有关的记录的存放与管理。 4.　 4.1　 收集→标识→贮存与检索→保护→保存和处置 4.2　 4.2.1 公司《记录表格清单》范围内的记录； 4.2.2 公司环境管理体系中设置的环境管理记录点的记录； 4.2.3 国家规程规范、标准涉及的其它记录。 4.3 记录的种类 4.3.1 出厂证件及试验报告； 4.3.2 施工技术记录； 4.3.3 重要环境因素信息； 4.3.4 环境方面的事故报告与紧急准备与响应信息； 4.3.5 职业健康安全检验记录； 4.3.6 职业健康安全方面的事故报告与应急响应演练报告； 4.3.9 危险源辨识、风险评价和风险控制记录； 4.3.10 环境管理体系运行的其他记录； 4.4 记录表格的编号 4.4.1 程序文件中使用表格的编号如下图 : EP/B □□□－□□ 　 序号 对应标准条款号 程序文件表汉语拼音 4.4.2 工作文件中使用表格的编号如下图： WI/B □－ □□ 　　　　　　　　　　　　　　　　 序号　 　　　　　　　　　　　　　　　　 部门汉语简称 工作文件表汉语拼音 部门汉语简称如下: 　　　办公室 － 办公 财务部　－　财务 经营管理　－　经管　 　　 工程管理部－工管 人力资源部－人力 质安部 － 质安 4.5　 4.5.1 各部门负责收集其与环境管理体系运行有关的记录。 4.5.2 项目部负责收集进货物资的出厂证件及试验报告。 4.5.3 项目部负责收集主要施工技术记录。 4.5.5 工程管理部/项目部负责收集环境管理方面的有关记录； 4.5.6 记录内容应真实、完整、正确，文字清晰，签证章戳齐全。 4.6　 4.6.4 工程环境管理事故记录以记录编号或事故（问题）发生日期进行标识。 4.6.5 环境管理方面的记录以记录编号以及记录时间进行标识； 4.6.6　环境管理体系运行的其他记录以记录编号或记录日期进行标识。 4.7　 4.7.1　各部门在工作中形成的记录应指定专人及时收集、整理、登记。存放在符合4.8要求的环境中。 4.7.2　 4.7.3　记录经收集整理，登记在“记录登记表”上，同时在记录上标识登记顺序号。 4.8　记录的归档 4.8.1各部门的工作记录应每年整理一次，经部门领导审批后，由专人归档保存在各部门。 4.8.2竣工记录或部门重要的工作记录由责任部门整理，填写《记录归档清单》，经部门领导批准后，归档到工程管理部。 4.9记录的保护 4.9.1 记录应保存在安全、干燥的地方，做好防火、防虫蛀、防潮等工作。 4.9.2 记录应由专人管理，防止未经许可的查阅或借阅，避免丢失、泄密。 4.8.3 对于保存在软盘中的记录，应防压、防磁，并及时备份，防止内容丢失。 4.10 记录的查询 4.10.1 经记录保存部门负责人同意，保管人员登记（见记录借阅登记表），相关部门可在记录保存处查询所需记录。 4.10.2 借阅记录需经双方负责人同意，进行登记（见记录借阅登记表）限期归还。 4.10.3 合同要求时，在商定期内，经保存部门负责人同意后，记录可供业主或其代表查阅。 4.11 记录的处置 4.11.1 记录的保存期按《记录表格清单》中的要求执行，一般不得少于3年。 4.11.2 记录的保存期满，由保管人员请示部门负责人，确定处置方案。 4.11.2.1 需要保留的记录，在记录封面醒目处盖“过期章”。 4.11.2.2 需要销毁的记录，由保管人员负责销毁。 4.11.3 经处理的