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哈尔滨松雷股份有限公司 协同办公系统立项建议书 2008 年 11 月 14 日 目 录 前言 3 1 国内企业管理现状分析 4 1.1 国内企业管理现状 4 1.1.1 信息缺乏记录，不利于准确传达、执行、监控和信息型共享 4 1.1.2 时空限制导致协同工作效率低下 4 1.1.3 工作繁忙，缺乏沟通机会 4 1.1.4 缺乏有效的日程管理手段 4 1.2 管理行为规范性难以保障 4 1.2.1 计划控制能力不足 4 1.2.2 信息共享手段缺乏 4 1.2.3 信息孤岛问题突出 4 1.2.4 异地管理成本高、效率低 4 1.2.4 异地管理成本高、效率低 4 1.3 集团型组织管理信息化的进展与现状 4 1.4 解决企业管理核心问题，信息化势在必行 6 2 集团型组织面临的机遇与挑战 8 3 集团型组织管理信息化的目的与挑战 9 4 协同办公系统的应用价值 10 4.1 集团型组织制度如何“落地” 10 4.2 集团型组织如何实现有效授权 12 4.3 集团型组织如何做好时间管理 15 4.4 知识管理对集团型组织的意义 16 4.5 集团如何实现组织结构变革的平稳过度 18 5 协同办公系统建设的具体流程 20 5.1 系统建设的流程 20 5.2 系统建设的周期 21 6 协同办公系统项目预算及收益分析 21 6.1 协同办公系统项目预算 21 6.2 协同办公系统收益分析 22 7 协同办公系统风险预测及解决办法 23 7.1 选型风险 23 7.2 实施风险 23 7.3 项目开发型协同风险 23 7.4 应用风险 23 7.5 使用风险 24 8 附件 25 2 前 言 随着中国的信息化建设高度发展、经济迅速增长，国内企业尤其是中小企事业之间，物 流、信息、技术、资金等差距日益缩小。在不断失去原有的竞争优势的同时，是否有新的竞 争力量出现，这成为了国内企业的重大话题。然而，提升企业的内务管理水平，完善办公行 政流程和业务运作流程，加强企业内部的沟通协同效率，实现企业内部信息资源共享的极大 化，减少资源的消耗，提高机构服务水平等都成为提升新竞争力的重要手段和方法。然而， 办公自动化系统在众多的方法和手段中扮演着最重要角色。 目前协同办公系统的总体目标是：以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现企 业关键办公应用为导向，搭建一个覆盖全单位的自动化办公信息平台。通过网络技术，实现 本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为本单位建立一个即时有效的信息 交流管道，建立高质量、高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手 段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。 办公自动化的真正意义不是指简单的借助电脑处理收发电子邮件等日常办公，而是通过 计算机系统的各种应用，使各独立的工作者能实现信息共享，协同工作，远程办公，对工作 流程进行规范和控制，如公文流转、审批流程、计划监督等，全面提高企业的办公效率，实 现信息共享和高效协同。这种基于计算机系统应用的办公就可以称为办公自动化。 建立办公自动化系统的根本目的有五个：第一是搭建整个企业网络化、自动化高效协同 办公平台；第二是将企业流程管理规范化、合理化、高效化，贯穿先进的管理思想；第三是 通过信息采集沉淀企业文化和信息资源；第四是为领导提供有效的监督手段，尽量避免事件 失控；第五是实现集中式管理。 在