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TQP-5531000 沟通管理程序(S02)
修 訂 履 歷 表
項次 修訂日期 頁次 修 訂 內 容 最新版次 修訂者 核 准 制訂﹑審核﹑核准依其權責一覽表 文件管制發行章 核准 審核 制訂
1. 目的：
對溝通活動加以規範，以確保事業部品質方面的信息有效交流，以及事業部體系的運作有
效。
2. 範圍：
事業部內部和外部溝通。
3. 定義：
3.1 內部溝通：事業部內部各單位之間的溝通，以及上下級之間的信息流通。
3.2 外部溝通：事業部與外部機關、團體以及其他社會組織之間的溝通。
3.3 溝通：爲了達到某種意圖，與相關的組織、團體或個人所進行的信息交流活動。
4. 權責：
4.1公共行政部：與政府機關、週邊企業及週邊居民之間的信息交流。
4.2 採購：與供應商之間以及與事業部內部關於採購信息方面的交流。
4.3業務：輿客戶之間及事業部內關於業務信息方面的交流。
4.4品管：輿客戶之間及事業部內關於品質/環境信息方面的交流。
4.5 內部各單位：及時、准確將信息傳遞給相關單位及個人。
5. 內容：
5.1 流程：無
5.2 說明：
5.2.1 流通的形式。
事業部進行溝通可採用電話、傳真、E-mail、公告、會議、書面聯絡以及其他方式。
5.2.2 溝通前的准備工作。
明確溝通的意圖、對象，爲什麽要溝通，希望達到什麽樣的效果。
明確溝通的內容, 要傳達哪些信息，信息傳遞的先後順序，使用怎樣的語句來表達。
明確溝通的方式，選擇口頭、書信或是傳真，哪種方式或哪幾種結合才最能達到溝 通的效果。
5.2.3 實施溝通時的注意點。
1. 溝通者應向對方講明溝通的目的，希望對方能配合。
2. 表現出溝通的誠意，盡量不要強加於人或勉強行事。
3. 要調整好表達的語序、語氣，不可前後顛倒，語無倫次。
4. 必要時溝通信息經權責主管批准後傳達。
5.2.4 溝通效果的確認。
溝通者向對方溝通完一件事後，應留有時間聽對方理解的程度，或者提出不同的看法與意見。當屬於傳真或E-mail與對方溝通時，可通過電話方式確認信息溝通狀況，
必要時,溝通者需重新發出溝通信息，直至達到溝通意圖。
5.2.5關於重大環境因素是否向外進行信息溝通，由管理代表批准後予以實施；關於品質政策信息限於總經理批准後的信息；關於政府之間溝通信息由公共行政部經理確定，必要時或總經理認爲需要由總經理批准後實施；關於週邊企業及週邊居民溝通信息由公共行政部經理確定，必要時或總經理認爲需要由總經理批准後實施；溝通信息限於權責人員發出信息爲准方可代表正確、有效之信息內容。
5.2.6溝通信息的保存。
在溝通時發生的書面記錄，一般由信息發出者保存溝通原件，並按《品質記錄控制程序》規定執行。
6. 相關資料。
6.1 相關文件：
6.1.1 《品質記錄控制程序》 (TQP-4241000)
6.2 附件：無
6.2.1 《簽到表》 (TFM-5531001)
6.2.2 《會議記錄》 (TFM-5531002)
文件編號 TQP-5531000 制訂日期 2006-12-25 類 別 程序書 版 次 3.0 文件名稱 溝通管理程序 頁 次 第 3 頁 共 3頁
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