办公用品管理方案(定稿).doc

盛波光电办公用品管理制度 总则 第一条 为使办公用品管理合理化，满足各部门工作需要，合理节约开支，杜绝浪费，物尽其用，特制定本规章制度。 第二条 公司所有办公用品的申购、领用、发放等相关事项均适用于本规章制度。 办公用品管理 （包括：申请、采购、入库、保管、领用、盘点等） 第三条 定义：本制度所指办公用品，包括所有剪刀、签字笔等办公用品，酸碱手套、拖鞋等劳保用品，以及拖把、洗洁精等清洁用品。 第四条 公司办公用品的申购、保管、发放，原则上由公司行政部统一负责，并专人管理。 第五条 各部门指定专人负责办公用品的管理，在每月25日前根据本部门的办公需求，填写“各部门办公用品月度需求计划表”（附件1），经部门经理签字同意，交行政部。对于不能按时提交“各部门办公用品月度需求计划表”的部门，行政部有权认为该部门当月无办公用品申请，不予采购相应物品。各部门申请办公用品的数量超过合理使用范围的，行政部有权对不合理部分做出相应调整，并将调整结果通知相关部门。 第六条 行政部办公用品管理专员将各部门申请表汇总后，根据办公用品的库存情况及月度消耗情况，填写“办公用品月度申购汇总表”（附件2），报行政部经理审核，经财务总监签字同意，报总经理审批后，转采购部采购。专用物品采购按专用物品采购程序执行。请在申购表中明确所有采购物品规格，否则采购部一律退单。 第七条 采购部根据“办公用品月度申购汇总表”按单采购，采购相应物品时应注意货比三家，并将价格及品牌、规格等相关信息提供行政部经理审核，行政部认可后方可采购。原则上采购价格或品牌变动一次须审核一次。无变动则一年审核一次。采购部提供报价单，行政部选择购买哪一厂商、哪一品牌（如厂商标注品牌）。如某一供应商采购份额很小，考虑到开票、派车取货等具体情形，采购部有权将这一部分调整至其他供应商。 第八条 办公用品采购到位后，由办公用品管理专员负责对购买物资进行清点无误后，办理入库手续，填写“办公用品入库单”。同时，采购部以“办公 用品入库单”及发票作为报销依据，进行报销。 第九条 财务专用办公用品，由财务部自行采购，但申购及出库手续必须遵守相关审批规定。 第十条 办公用品管理专员根据“办公用品入库单”所列物品与所需采购物品核对，并清点入库，填写“办公用品库存台帐”。根据各部门领用办公用品情况建立各部门“办公用品领用台帐”。 第十一条 办公用品完成入库后，各部门如需领取办公用品，须持本部门办公用品领用本，按规定格式填好相关信息并经本部门经理签字批准后，各管理部门、研发中心于每周二、四上午，生产部品管部机电部于每周二、四下午，到办公用品管理专员处领取，并办理出库手续，填写“办公用品出库单”。其他时间不予领取办公用品，如特殊情况，经公司分管领导审批后方可领用。 第十二条 办公用品管理专员负责对物资的入库、出库明细登记台帐，并每月装订成册，按年度妥善保管。 第十三条 对于大件器具类办公用品，行政部应本着多人合用原则组织领用，并指定使用责任人，行政部建立领用人台帐，并登记领用责任人。 第十四条 新入职员工（一般为办公室人员）应在正式入职后凭工卡自行到办公用品管理员处领用常规性办公用品，其他非常规性办公用品，应提出专用物品领用申请。后续所有人员领用非消耗类办公用品，应以旧换新，否则不予领用。 第十五条 如因工作调动或离职，需按公司规定将个人台帐明细保管的所有办公用品全部交回行政部，需要本部门继续留用的，确定新的使用责任人后报办公用品管理专员备案，便于日后行政部继续跟踪办公用品的使用情况。 第三章 专用物品的管理 第十六条 专用物品包括：对讲机等非常规性办公用品（不包括笔记本电脑等IT电子类物品）。 第十七条 公司所有专用物品的采购，需填写“专用物品采购申请表”（附件3），经部门经理审批，经行政部经理审批后，采购部给出参考意见后，报公司总经理签字审批，方可采购。 第十八条 专用物品的领用填写“专用物品领用申请表” （附件4）。 第四章 库存管理 第十九条 办公用品管理专员每月30日前对库存物资进行盘点，做到办公用品帐实相符，同时将办公用品按照部门领用情况，填报“办公用品部门月度消耗表”，明确各部门办公用品的使用情况，同时报送至行政部经理。 第二十条 办公用品管理专员是办公用品库存物资的直接负责人，必须做好仓库的防火、防盗工作，必须对仓库内的物资进行分类整齐摆放，保持仓库内整洁，非办公用品管理专员，未经许可不得进入办公用品仓库，由于办公用品管理专员失职造成的仓库损失，由其负直接经济责任。 第二十一条 行政部有权根据公司实际情况不断修改完善。 第二十二条 本制度从颁布之日起执行，其解释权归行政部。 二〇一二年三月二十二日 附表： 1、各部