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* * * * * * * * * * 长安汽车（集团）有限责任公司 了解 Outlook 2003 在 Outlook 中，您可以将项目登记为约会、会议或事件。具体选择哪一项既取决于还有哪些其他的相关人员，也取决于您希望项目在日历中以何种方式显示。在日历中正确安排好项目的时间，各项事务的进展就会一目了然。 了解 Outlook 日历 您需要先了解如何查找日历，然后才能查看其中的内容。要在 Microsoft Office Outlook 2003 中查看“日历”，请单击“导航窗格”中的“日历”按钮。 在使用此方法切换到日历时，Outlook 会在“导航窗格”中显示其他与日历相关的选项。 在 Outlook 中，当您在日历中输入项目时，可以从三种类型的日历项中选择。如果您了解了各种选项，就可以更有效地安排事项了。 约会??? 约会是只与您自己有关的活动。 会议??? 会议与约会类似。区别在于：您会邀请其他人参加会议。 全天事件??? 此类事件是一种持续全天的活动，但它不会在日历中预留时间。使用全天事件时，仍可在当天的日程中显示其他项目。 当希望显示您十分忙碌，但不涉及组织中的其他人时，请使用约会。当您需要会见客户、看医生对所做的项目进行调研时，可以输入一个约会，以便在日历中预留时间。 创建约会的方法 快速创建约会（或类似的任何日历项）的一种方法是选择所需的时间，右击，然后使用快捷菜单（如 3 号图片中的示例所示）。图中还显示了在日历中创建约会的其他方法。 您将在此填写详细信息，然后在日历中保存该约会。在本课末尾的练习单元中，您将有机会练习创建约会（以及会议和事件）。 创建约会的三种不同方法： ?? ? 使用“常用”工具栏上的“新建约会”按钮。 ?? ? 使用“动作”菜单上的“新建约会”命令。 ?? ? 单击主“日历”网格以选择约会的时间，右击，再单击快捷菜单上的“新建约会”。 通过会议图标可以分辨会议与约会之间的区别。 会议与约会类似，唯一的区别是它还涉及其他人和会议地点。日历中的会议可以是由您组织的，也可以是您应他人的邀请而参加的。会议将显示在您和其他被邀请人的日历中。 Outlook 中的会议是借助会议要求建立的，会议要求通过电子邮件递送给与会者。 在此日历中，输入了“情人节”，作为全天事件。如果双击日历中的条目以查看其详细信息，您将看到“全天事件”复选框处于选中状态。此外还可以看到“开始时间”和“结束时间”值只是日期，而非时间。 使用全天事件，您可以记下要持续一整天的重要事件，对此您可能不会觉得新鲜。全天事件不会在日历中占用整块的时间，而是显示在日历中指定日期顶部的横条中。 如果您需要显示在特定的某一天发生的活动，而又不希望打乱日历中的任何时间条，请使用全天事件。以下是可以使用全天事件的一些条目类型： 节日。 有关如何将区域性节日一次性添加到日历中的信息。 定期年度事件，如生日或纪念日。（我们将在下一课对定期事件进行讨论。） 其他持续一整天的项，例如您自己或他人的休假安排。 在完成本课程之后，您将能够： 确定组织会议所需的基本组件并了解后台工作。 安排会议，查看谁将参加，进行更改，并使每个人获得更新。 管理并响应会议要求。 使用 Outlook 组织会议 一个成功的会议需要三个最基本的元素：组织者、参与者和地点。在这方面，Outlook 会议并无不同。此外，在 Outlook 会议中，每个涉及的人员都担当一个独特的角色，该角色指定他可以执行哪些操作、拥有多大的控制权。 会议需要有三个基本元素：会议组织人员、会议参加人员以及会议召开地点。Outlook 可以帮助您快速有效地将这些部分组合在一起。 在 Outlook 中，会议中的每名“与会者”都由会议要求的“计划”选项卡上显示的某个图标表示。 Outlook 会议是您在日历中安排的、涉及邀请其他人员或保留资源的活动。涉及的人员具有下列不同的头衔和角色： 会议组织者??? 任何建立会议的人员都会成为会议组织者。组织者是唯一可以在会议建立后更改会议详细信息的人员。此外，请记住，永远不能为现有会议分配新组织者。您一旦成为组织者，就永远是组织者。 与会者??? 受邀参加会议的任何人都被视为与会者。与会者有两种类别：必选的与会者和可选的与会者。一旦将与会者添加到与会者列表中，此人便始终被视为会议的与会者。即使某个与会者谢绝会议，他/她也仍旧被视为与会者。 地点/资源??? 会议的召开场所为地点，有时称为“资源”。如何为会议指定地点（或资源）取决于您的组织安排各项事宜的方式。 会议组织者向与会者发送会议要求。要求会被发送到与会者的“收件箱”和“日历”。响应返回给会议组织者。 在 Outlook 中安排和维护会议时，可以大大提高该过程的效率，因