外部会议规章制度.doc

外部会议制度 一、展会 1、年度计划 每年年度总结时，由营销部会同企划部编制下一年度展会年度计划，并初步安排每一次展会的人员、物资和经费预算，呈送董事长和顾问。 2、展会筹备 2.1启动 每次展会，由营销副总会同企划部牵头，提前两个月准备，成立展会组委会，确定主要成员，启动参展各项准备工作，并制定详细的参展方案，内容包括人员、展品、后勤、费用、日程、流程、接待、招待、参观、车辆、礼品、晚宴、总结等。报请营销总经理，顾问或董事长审批。 2.2展位 展位由营销副总和企划部确认落实，获取参展手册、位置图、平面图等相关资料。 2.3设计搭建 展位设计由营销副总安排企划部自行设计搭建或委托设计公司，委托设计的，须呈报效果图，定稿后签订搭建合同，并详列用料清单。 2.4人员安排 行政人员——前台接待、后勤支持、现场协调 由营销部副总排定参展的总部行政人员，并确定岗位位置和具体的工作内容。 业务人员——客户接待、产品介绍、签约洽谈等 原则上每次展会仅省区经理参加，特别通知的除外。展会前应进行培训、动员，展会时应进行早晚集合、客户接待、产品介绍、签约洽谈、陪同参观、招待安排等，展会后进行总结汇报。 技术人员——产品讲解、签约 由营销部副总排定讲解人员、签约人员等进行技术支持，并排定岗位位置和具体的工作内容。 布展人员——布展 由营销部副总和企划部安排人员提前到展，协调搭建、布展、食宿等事宜。人员至少应包括设计、安装、讲解、后勤等。 2.5展品安排 由营销部副总安排培训部、技术支持部和生产车间等部门协同，确定展品、展品运输、位置摆放、收回等事宜。 2.6展会后勤 后勤包括展会期间公司人员和关联公司人员住宿、交通及路线、工作餐安排，相关领导和代理商住宿、招待、车辆预订安排，费用借支登记，收入登记和保管，参观接待联络，纪念礼品安排等。 2.7费用预算和收入 费用是指展会期间发生的与展会相关的费用，包括展位相关费用、设计搭建费用、展品运输费用、公司人员食宿交通费用（包括关联公司展会支持人员，不包括业务人员往返业务所在地的费用）、车辆费用、客户接待费用（食宿行参观等）、宣传费用（宣传资料等）、办公费用（现场办公用品等）、礼品费用、晚宴费用等。 展会期间的收入，由展会后勤统一保管，可以坐支，展会后经营销总经理，顾问或董事长审批后，报财务入账冲销。 2.8日程安排 根据展会举办地，统一安排参展人员的展会筹备、布展、到展、参展、撤展、总结汇报、费用决算等时间，根据工作内容安排参展人员工作日程和应急措施； 2.9展会相关流程 2.9.1事务报批流程 展会事务，展会期间涉及展会的相关事宜，包括人员、物资、费用等事务，由营销副总排定具体事宜后，呈请营销总经理，顾问或董事长审批。 2.9.2预算申请流程 展会预算由展会后勤详列《费用预算表》，会同营销副总、企划部共同拟定，由展会后勤呈报营销副总确认后，呈请营销总经理，顾问或董事长审批，然后向财务借支。借支后，展会后勤只可随身携带现金不超过一万元备用，其余须打入卡内，随用随取。展会后勤每日须进行账目清算，登记收入、支出和发票等，做到账目清晰，账实相符。 2.9.3费用报销流程 由展会后勤按类别详列《费用决算总表》（类别有住宿、餐饮、交通、招待等），按类别整理费用报销单和粘贴发票，呈报营销副总确认后，呈请营销总经理，顾问或董事长审批，然后向财务报销。 展会期间，公司参展人员因展会发生的费用，公司规定给予补贴报销的，如交通、餐贴等，不计入展会费用，由参展人员按照公司规定自行报销。 2.9.4费用借支流程 展会期间，本公司人员需要支付展会相关费用的（办公、食宿等），须提前1日向展会后勤申请，填写《借支单》，经营销副总和营销总经理签字确认后，方可借支。所借费用必须用于借支用途所列事项，不得自行挪用其他用途，不得预支，不得超支，预支和超支部分由借款人自行承担，顾问或董事长批准的除外。展会后勤次日与借款人进行结算，登记发票和余款。 2.9.5招待申请流程 本公司人员招待参展相关领导、客户的，须至展会后勤处填写《借支单》，写明招待事项、招待人数、领导姓名和职务、作陪人数、招待标准、借支金额，由营销副总和营销总经理审批后，方可接待，申请借支。 2.9.6客户签约流程 展会期间，与客户签约的，由法商部准备相关资料（意向书、合同等）， 由业务人员或邀请公司领导与客户洽谈，达成意向后，由业务人员作为本公司签约代表进行签约，原件一式两份，交客户一份，本公司一份保留于现场指定签约人员处，展会后交存法商部。需要客户缴纳款项的，应于展会现场或结束后5个工作日内支付，合同另行约定或另有通知的除外。 2.9.7参观申请流程 展会期间，相关领导和客户至公司总部参观的，由相关业务人员填写《借支单》申请费用，