最全面办公室日常管理规章制度.doc

煜福·办公室制度 第二章 职责范围 一、 办公室管理人员直接受总经理管理，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。 二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。 三、 负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。 四、 协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。 五、 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。 六、 收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导助手。 七、 协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。 第三章 工作规范 一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。 二、 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。 第四章 办公室事务管理 一、 档案管理制度 1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。 2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。 3、 根据文件整理编号，对相应应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。 4 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。 二、 办公用品管理制度 1、 为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。 2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。 3、 公司办公用品的采购、保管、发放由行政办公室全权负责。 4 、办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门主管领导将所需办公用品报表报至办公室，办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。 等，做到账物相符。 5、 各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。 6、 办公室建立公司固定资产总账，每季度进行一次汇总普查。 7、 管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。 三、 会议管理制度 1、 为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。 2、 根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。 3、 清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。 4、 会议主持人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。 5、 按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。 6、 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。 7、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。 8、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。 9、 行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。 10、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。 11、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照公司管理制度规定执行。 四、 清洁卫生管理制度 1、 为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。 2、 按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。 3、 办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。 4、 清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。 5、 按照排班安排，轮流打扫清洁，各部门职员应当最重劳动成果，共同保护区域卫生，接待客人后应及时整理并做好清洁工作。 五、 日常事务管理 （一）接待管理 1、 来客接待是办公室事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待 工作做具体的要求。 2、 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，到言行、礼仪规范。 3、 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。 4、 流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁 办公室行政规范 1、 为维护公司的良好形象，各部人员在办公室期间需注意个人形象，不得在沙发躺卧，不得随意在办公室吐痰，不得破坏办公