某公司财务档案管理规章制度.docVIP

制度名称 财务档案管理制度 重要参考文件 制定和解释部门 计划财务中心 主要内容 规范财务档案内容、归档时间及如何办理财务档案借阅及查询过程的制度 适用范围 集团及各子公司 制度级别 二级 制度编号 修订人 蒋晓兰 版本号 颁布时间 2007年12月31日 试运行时间 有无实施细则 无 对应流程编号 MG02.02.17；MG02.02.18；MG02.02.19； 财务档案管理制度 1 财务档案是指公司在经营活动中所形成的各种合同、协议、报表、凭证、票据、文件、帐簿等有参考价值的原始资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，包括采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储的会计帐簿、报表和打印输出的书面形式的会计帐簿、报表等。它包括会计档案和财务文书档案。 1.1 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括： 1.1.1 会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，其他会计凭证。 1.1.2 会计帐簿类：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿。 1.1.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，预算执行情况报告，审计报告，其他财务报告。 1.1.4 各类税务资料； 1.1.5 其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 1.2 财务文书档案包括： 1.2.1 对外签订的各类合同和协议。 1.2.2 上级签发或有关部门转来的各类财会相关文件； 1.2.3 集团公司计划财务中心内部所统一制定的各类制度、授权书、预算、决议和规定； 1.2.4各类公司注册、变更及注销资料； 1.2.5与财会事务有直接关系的其他信息性资料和各类统计报表； 2 会计档案的整理 2.1 会计凭证的整理 当月打印出的会计凭证连同所附原始凭证，应于次月10日前按凭证的编号顺序加以整理，并加具封面、封底、装订成册，在装订线上加贴封签。在封面上要写明单位名称、年度和月份，起讫日期和起讫号数，在封签处加盖单位财务章。在指定的档案柜内摆放整齐。 2.2 财务报告的整理：案卷由财务报告封面、编制说明、必要文字说明材料、财务报告封底构成。终了后，将财务报告，按会计报表的编号顺序排列，加封面装订，在保管期限上要标明永久保管。 2.4 财务文书档案的整理： 各类财务文书档案，如合同、协议等要在执行完毕后定期整理，另行存放；在本会计年度结束后，应于次月初10日内将其汇编成册，编上序号，收档保管。 2.5 每月20日前完成上月账务资料、会计报表及其他资料的电子文档的备份工作； 3 财务档案的保管 3.1 财务档案保管在集团计划财务中心的领导下进行，并实行分类分级管理的原则。 3.2 财务档案由管理员负责管理，管理员的职责为每月末、季末及年末负责对财务档案进行统一编号与保管和提供财务档案使用、借阅服务。 3.2.1 管理员于次月初10日内将已装订好的凭证登记后归档，登记的内容为本册序号、总册数、起讫日期、起讫凭证号等。 3.2.2 月度会计报表及财务报告每月以电子版形式报送计划财务中心相关部门及公司总经理，按季打印，签字齐全后于季末20日前报送计划财务中心财务管理部并进行部门归档。（计划预算报告及考核指标表仅上报电子版） 3.2.3 管理员于每年1月31日内将已装订好的上年帐册、财务报告在登记本上登记后归档，登记的内容为帐册名称、所属期间、各明细科目名称等。 3.2.4 管理员于每年元月31日内将已装订好的上年财务文书档案在登记本上登记后归档，登记的内容为档案序号和档案名称等。 3.2.5 审计/评估报告：公司委托会计师事务所/评估师事务所完成公司的审计/评估工作后，取得的审计/评估报告应与财务报告放在一起保存。 3.2.6 管理员负责档案库的全面管理，除于每月初、年初将有关会计档案登记归档外，应于每季末对会计档案进行整理，检查会计档案有无丢失、毁损情况。如发现丢失或毁损应查明原因分清责任并向主管负责人书面汇报请示处理。 3.2.7 管理员调动工作时，要对文件进行清点，办理交接手续，并有负责人监交，尤其是电脑密码和使用资料。交接过程必须清楚，填制交接清单。交接清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、时间、地点以及册数、件数或份数。 3.3 所有档案必须按规定归类，将分类以后的档案材料装订成册，编排顺序号，与档案总目录表和分类目录表相对应，写在每页材料的右上角。 3.4 将应存档的材料名称、主要内容、册数、页数等登录上分类目录表后，装入统一标准制作的案卷内。 3.5 财务档案原则上应当保持原卷册的封装，个