山西大学档案馆+艾钦+高校档案信息化建设的策略研究.doc

高校档案信息化建设的对策研究 山西大学档案馆 艾钦 摘要：高校档案信息化建设是借助现代化科学技术手段和管理软件实现对高等院校的档案信息资源现代化、网络化服务的一种新型档案管理模式。本文就高校信息化建设中存在的一些问题进行了梳理，并结合这些问题提出了相应策略。 关键词：高校档案 信息化 高校档案信息化是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，实现资源共享，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。作为高校数字化校园建设的重要组成部分，一方面，它为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，能够更好地为高校的各项工作提供档案信息服务；另一方面，它有利于高校档案信息资源的开发利用，使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出，最大限度地实现档案信息资源的共享。 一、当前高校档案信息化建设存在的突出问题 1、数字化建设意识不够 信息化档案的特点就是易操作、速度快、节省空间，其主体架构就是利用信息技术，对档案资料进行存储、归纳、传输、应用等。目前，高校更多的是强调运用现代信息技术的教学过程改革而忽视了教学管理的现代化、高效化和智能化，在档案信息化建设上缺乏整体的规划，工作的积极性和创新性发挥不够，在管理观念上依然习惯于传统的管理观念、理论和方法，等、靠思想也十分严重。这些认识上的不足，导致教学档案管理信息化建设处于相对被动、滞后的状态。 2、信息化程度低，资源未能有效开发 首先，对于已经归档的文件，大多数信息化程度不高。在进行数字化检索的时候，一般只能对其标题、目录等基本信息进行操作，而对于档案的具体内容，则无法快速、准确地查找到位。其次，由于认识不足，许多本应该归档的数字化信息未能及时、准确、有效地被档案管理系统所接收。例如校园网发布的信息，也应当定期以光盘下载保存移交给档案部门存档。 3、档案人员不稳定，专业知识水平参差不齐 受到许多因素的影响，高校档案管理工作人员大多并非档案专业，缺乏专业的档案管理理论与实际操作技能，尤其是各学院、各行政部门也没能配备具有专业素质的档案管理人员，基本上都是由教务、教学管理人员兼任档案管理一职，且变动非常频繁。这使得档案信息化建设工作无法满足需要，档案的保密性也无法得到切实保障。 4、信息化建设标准规范和法律法规不健全 高校档案包括教学、科研、党群、行政、基建、财会等众多门类，每一类目下都有具体的分类内容，如何把它们统筹管理，目前行业内缺乏统一的标准规范。在高校信息化建设中，档案本身的真实性、唯一性也有待于法律保障。由于电子文件存在易复制、易篡改的特点，在实际工作中我们还是得依靠传统纸质文件作为凭证使用，虽然国家发布了《电子文件签名法》，但是应用到实际工作中还存在很多有待解决的问题。 5、数字化信息安全存在隐患 数字化档案依托于互联网这个平台，但由于互联网的开放性特征，以及信息技术上的局限性，高校档案的数字化信息仍存在安全隐患，例如工作人员操作失误、设备故障、计算机病毒、黑客攻击。高校档案中凡涉及国家秘密、军工秘密和其他法律规定不得公开的信息都属于保密范围，在档案信息化过程中，存在信息被窃取等诸多泄密的环节。 二、改善高校档案信息化建设的应对策略 1、创新管理理念，明确高校档案信息化建设目的 高校档案信息化，其最终目的是为了能够实现信息服务学校、服务社会。高校档案工作者要提高对信息化建设的认识高度和战略高度，把档案信息化建设纳入建设现代化、信息化校园的重要组成部分。要充分意识到档案资源的重要性，加强对档案重要性的宣传学习，创新管理理念，树立全员档案意识，根据现有条件结合实际制定信息化目标，着眼于未来档案部门的发展和学校信息化水平的推进，制定出短期和中长期发展规划。 2、对信息资源进行有效整合、开发 高校档案信息化建设需要档案业务部门、归档部门、开发人员共同参与、有效整合：第一，整合学校各部门产生的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定并汇总这些数据形成数字档案。第二，优化馆藏数字化档案资源，例如学籍卡片、科研项目、名人档案等数据，使其保证完整性、连续性。第三，构建一个覆盖全校的档案信息网络，每年定期从各个部门接收事先指定的信息资源，包括传统文件和数字文件。 3、加强高校信息化团队建设，提高服务意识 高校档案信息化建设，需要组建一支稳定而专业的电子档案管理队伍。从事信息化建设工作，给高校档案工作者提出了更高的要求——要有扎实的档案业务水平，具备档案学、文书学、信息传播学等方面的专业理论知识；要具备计算机应用软件开发、通信工程技术、信息网络、信息管理、数据库生产和服务、办公室自动化等方面的专业实践能力；同时还要有较强的管理能力和服务意识，使档案服务做到以人为本，由被动变