购物中心商场租费收缴管理程序文件.doc

租费收缴管理程序文件 一、目的 为规范项目租金、物业费及其他费用收取、减免、欠租管理等工作程序，维护公司合法权益，特制定本程序文件。 二、适用范围 适用于商管公司开业项目营运期间租金、物管费的收取、减免、欠租、租赁信息管理工作。 三、名词术语 3.1 无。 四、主要职责 地方商管公司财务部 负责收缴各类租金、费用； 负责根据合同、财务制度协助地方商管公司招商营运部进行相关款项的跟催、收缴； 负责依照相关制度出具合法票据。 地方商管公司招商营运部 负责跟催商户租金、物业费及相关费用的缴纳、补缴工作。 五、管理程序文件说明 序号 程序 事项 主责 部门 主责事项及管理要求 协助部门及 协助事项说明 支持 表单/模板 1 建立租金台账 1．1 建立租金台账 地方商管公司招商营运部 招商结束后1个月内，必须根据租赁合同信息建立《租赁合同台账》，内容包括：品牌、面积、商管总部下达的租金指标、合同标准租金（单价）、合同月租金额、保证金、进场日、免租期、计租日、租期、优惠政策、租金支付时间等信息。 必须根据《租赁合同台账》，建立《租金收缴台账》，内容除合同台账相关内容外，还包括：租金的本月应收、本月实收、本月欠收、年度累计应收、年度累计实收和年度累计欠收、收缴率等； 必须建立商户业务联系人台账，明确联系人、办公电话、手机、传真、注册地址等信息，并根据实际情况及时更新、归档。 应严格按确认的台账完成收租工作。部将结合目标责任制的管理指标，不定期对公司的租金收缴台账进行检查、稽核。《租赁合同台账》《租金收缴台账》商户业务联系人台账财务部依据《商铺租赁合同》和进场确认书，与商户确定起始计租日，以及首期应付租金的支付时间。 按照《租赁合同》约定，确定租金标准，或按照《租赁合同》约定向抽成计租的商铺索取营业财务报表，确认当期应收租金额。 财务部审核应收租金额，由于缴租日前个工作日向商户送达《租金、物业管理费缴纳通知书》，明确租金支付金额和支付时间，以及租金支付账户，并请商户签收确认，归档保留原始文件。《租金、物业管理费缴纳通知书》财务部应在基本户所在银行分支机构开立专用账户用于存储商铺租金及保证金。公司应定期将收到的商铺租金和保证金净额划转到开设的租金专户中。划转前完成公司内部审批流程即可。财务部协调当地财务部，取得由提供的加盖财务专用章或发票专用章的空白发票，按《租赁合同》约定的时间节点向商户开具租赁发票，并由收租经办人员提交至商户。 财务部在收款和开票过程中应严格执行《货币资金管理制度》，开票和收款要严格分开，不得由一人完成。并定期与项目公司财务部核对发票存根和实收租金。 公司收租责任部门负责商户的保证金催缴工作。商户保证金的退还或没收，须由发起审批流程，经审批后，方可执行。 送发《欠租（欠费）通知书》在送达《租金、物业管理费缴纳通知书》后，租金未按租赁合同约定时间足额到账，收租责任人员应及时与商户沟通，落实原因。在确认租金因商户原因未到帐后，应立即送发《欠租（欠费）通知书》并在通知书中明确拖欠租金金额及应付滞纳金的标准和缴纳时限。 《欠租（欠费）通知书》发出《欠租（欠费）催缴通知书》在《欠租（欠费）通知书》送达五个工作日后，商户仍未缴纳租金和滞纳金，又无合同约定的制约租金收缴等业主方和管理方原因的，应及时发出《欠租（欠费）催缴通知书》限期缴纳欠租和滞纳金。同时向营运部门提出预警，通知其对商户经营情况和承租能力进行分析； 若商户逾期未缴纳租金的，根据集团制度规定，在取得集团意见后，公司可准备依据合同约定实施清退或准备采取法律手段清缴拖欠的租金。《欠租（欠费）催缴通知书》集团法律事务部需要采取法律手段清缴租金时，公司应提前将拟采取的方案上报商管总部及集团法律事务部，经集团法律事务部评估法律风险，并经批准后方可实施，商管总部跟进法律处理过程直至问题解决。六、支持文件 无 七、支持文件 7.1 《租赁合同台账》《租金收缴台账》商户业务联系人台账《租金、物业管理费缴纳通知书》《欠租（欠费）通知书》《欠租（欠费）催缴通知书》