佳木斯希波集团制度汇编 第二部分 办公管理制度.docVIP

第二部分 办公管理制度 企业文档管理 公司文书管理办法 一、文书管理包含外来文件及自制文件两种。 二、外来文件包含公文、传真资料、法律条款、地方性法规、国家标准、行业标准、企业标准等项目。内部自制文件包含本集团系统内部文件和对外业务文件。 三、文书归口管理部门为集团总经办；分公司由人行部；自制文书的会签必须经总经办。 四、收文 外来文件收文由公司总经办/人行部文员登记，请示部门经理文件是否转发，转发时按自制文件会签程序会签后转发。 五、自制文件 1、拟制： 由文件起草部门拟稿，文稿要求语言通顺、逻辑清晰、简洁易懂、文 字严肃，避免使用晦涩及地方口语等词汇叙述。 文件尽量不制定补充规定，如需要增加补充、修改条款，可将原文作废重新制定，以保证制度的连贯性。 部门经理审核后方可打印，打印时须按照集团《关于公司统一公文处 理规定》（见汇编“办公管理制度”中“企业文档管理”类）中规定的格式进行编号排版，打印后认真校稿，与原稿核对无误后方可进入会签程序。 2、会签： (1)、由文件起草部门确定并填写《文件签发审批单》：注明文件名称、编号、文件类别、主要内容、密级、发文日期、主送单位、抄送单位、会签范围（写明需要参与会签的部门名称、副总职务名称） (2)、以文件内容相关的部门、相关集团副总、总经办/人事行政部、总经理的顺序会签，将文件正文与文件会签单一同在会签范围内传阅。 (3)、各部门收到需要会签的文件时，须本着认真的态度，必要时征集本部门员工意见，尽量提供相关资料供起草部门参考。 (4)、自收到需会签文件起各会签单位及个人须在处理时限内回复，提高效率，文件拟制部门负责文件会签跟踪工作。 (5)、各会签单位必须在会签单上签名且标注日期，以明确责任。 (6)、文件会签至各副总后，由文件起草部门依据会签意见结果，汇总整理，再次修订后；方可交总经办，由总经办按各部门会签意见再审后交总经理审批。 3、批示 总经理或其他被授权批示者作最终的批示，并签字。 4、出稿复印、下发 (1)、文件起草部门将修订后的文稿拷盘，由总经办/人事行政部文员出稿。 (2)、总经办/人事行政部文员对外来人员自带的软盘先做病毒检查（有病毒的软盘应拒绝接收，并礼貌解释表示歉意）。 (3)、总经办/人事行政部文员接稿后，应认真检查文件签批手续是否齐全， 打印稿排版是否按《公司行文规范》，美观合理，对文字进行最终校对，发现有误可与文件拟稿人联系确认后修改。 (4)、总经办/人事行政部文员按《文件签发审批单》中注明的份数复印下发。 (5)、需要对外发文时，由总经办/人事行政部文员打印、盖章、封装、寄发。 (6)、收到文件的单位及个人须在文件发放记录中签字确认，文件发送到各部门后，部门经理应组织本部门人员学习，并妥善保管，装订成册，便于查阅、执行。 (7)、总经办/人行部每月定期检查各部门的文件传达及保存情况，如有文件丢失或传达不到位，则报人力资源部作为绩效考核项目。 5、归档 (1)、所有签成正本文件均需由总经办及人行部（人行部只负责对接收文件和本分公司自制文件）归档存查。 (2)、若执行部门必须使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必须寄出或无法取回时，可存档复印件。 (3)、存档文件保存期限10年，届时列表报批后监督销毁。 六、公文机密等级 1、秘密文件 是指以集团或集团各部门、各分公司名义下发的，可以在公开场合 学习讨论、并要求贯彻执行的文件，以及有关的规章制度等。 2、机密文件 是指以集团或集团各部门、各分公司名义印发的，只供个别部门或 相关人员学习、贯彻执行的文件，如：有关人事任免事项；质量问题通报；产值、产量、利税、库存产品、用肉量等统计数据；供货厂家、销售客户资料等。此类文件的阅办人只可在规定时间内传阅不能留存或复印，事后，当需要再次查阅时，需向总经办办理文件借阅手续，当场借阅当时还。 3、绝密文件 是指以集团或集团各部门、各分公司名义印发的，只供高层领导或 极小范围内人员了解、知悉的文件，如：希波员工的工资体系和标准、品控部的工艺流程、工艺标准、品质检验报告、生产配方、制造成本、研发部的新品开发计划、正在研制中的新产品的实验数据、产品的配方、销售公司的产销量、营销机制、促销方案、营销价格等，此类文件应严格控制印发数量和印发范围。 4、各级人员必须严守秘密，有泄密事件发生，按《保密制度》处理。 七、公文处理时限 1、特急件：各会签单位需在半小时内回复，随到随办。 2、急件：各会签单位需在1小时内回复，一天内处理完毕。 3、普通件：各会签单位需在4小时内回复，三天内处理完毕。 4、超过处理时限的文件，由文件起草部门催办。 附件： 文件签发审批单 文件名称 编号 密级 主要内容 类别