2001秘书手册.doc

國 際 扶 輪 　　　　　　　　　　─────────────────────────────── 　　　　　　　　　　扶輪社秘書手冊 　　　　　　　　　　　　───────────────────────────── 　　　　　　　　　　　　扶輪社秘書手冊 　　　　　　　　　　　　本扶輪社秘書手冊係由扶輪出版委員會譯自 　　　　　　　　　　　　英文本Club Secretary’s Manual。請注意， 　　　　　　　　　　　　國際扶輪未曾審核譯文，對於本中文版扶輪 　　　　　　　　　　　　社秘書手冊內容及正確性概不負責。 主　旨：扶輪社秘書手冊 書　致：各扶輪社秘書 發文者：國際扶輪 恭喜你當選貴社秘書！ 這本小冊子是根據許多扶輪社員任職秘書的工作經驗彙編而成， 它一定可以幫助你對於在你的扶輪社你所應盡的義務獲得清楚 的瞭解，並為你指明如何簡化你的工作。本手冊除了有關扶輪 社秘書的工作指南之外，還附有「模範扶輪社章程」、「建議 扶輪社細則」，及一份行事曆。 由於各社的程序、問題，及其處理辦法不盡相同，你身為扶輪 社秘書，應就本手冊所建議各點選擇最適合貴社需要的辦法。 你將面臨許多工作挑戰，敬祝任務成功！ 　　　　 國際扶輪 目錄 扶輪社秘書的任務 1 秘書全年行事曆 3 準備工作 6 　扶輪出版物 6 　職業分類 8 就職 10 　就職前之活動 10 　社務卷宗及社中財產之移交 10 　扶輪社檔案與圖書之保管 11 　「公式名錄」 11 　視讀資料劃一格式手冊 11 　扶輪社電話號碼之登記 12 　審核社方會計帳單 12 　國際扶輪扶輪基金會 12 報表處理 14 　寄交國際扶輪之半年報告 14 　每月出席報告寄送地區總監 15 　計算出席率方法 15 　外來社員之出席報告 17 　社員更動報告 17 　遷往其他地區之扶輪社員 17 　職員變動或例會時間及地點更改 17 　提供「公式名錄」資料 18 　年度報告 18 與社長合作 19 　職責分明 19 　新任理事之預備會議 19 　第一次理事會議 20 　第一次社務行政會議 20 　地區總監公式訪問 20 　利用扶輪出版物 21 　檢討行政管理程序 21 　提名職員候選人 21 　特別會議 21 　社史 21 每週任務 23 　每週例會之時間表 23 　例會中之特殊任務 23 　社費 24 　寄發特別通知 24 　理事會會議 24 　社刊 25 　外埠應邀來社之演講人 25 　推薦新社員 25 　供新社員參考的資料 26 　向地區總監及國際扶輪報告社務 27 　與各委員會合作 27 　迅速處理信件 27 　埠際會議 27 　各種候選人提名：本社－地區－國際 28 地區會議與國際年會 29 　地區講習會 29 　地區年會 30 　派遣選舉代表出席地區年會 30 　扶輪國際年會 31 　派遣代表出席扶輪國際年會 31 　為出席扶輪國際年會代表提供資料 33 　預訂旅館 33 年度結束 34 　預備移交清冊 34 　與繼任秘書會商 34 扶輪社各委員會組織表 35 各種表格 37 　 出席記錄 39 　扶輪社員遷入貴地通知書 41 　扶輪社資料變更報告表 43 　扶輪社職員報告表 45 　地區總監提名人提名流程圖 47 　通信投票或地區年會投票 49 模範扶輪社章程 建議扶輪社細則 財務 63 　與扶輪社秘書協調工作 63 收取社費 64 編製預算 64 服務計劃經費的責任性質 65 預算表樣本 66 糾察 67 　開始工作 67 　典型的指定工作 68 扶輪年度計畫表 71 國際扶輪秘書處 扶輪社秘書的任務 依照『程序手冊』規定扶輪社秘書的基本任務如下： 掌管社員記錄 記錄集會出席記錄 在每月最後一次例會後立即向扶輪社及扶輪地區提出當月出席報告； 為扶輪社、理事會，及各委員會發出集會通知； 記錄及保管扶輪社、理──社員半年報告（截止日期分別為7月1日及1月1日）；──半年報告期間中被選為現職、資深現職，及退職社員的比例會費報告　　（截止日期分別為10月1日及4月1日）；──及填報社員變動報告表寄交給國際扶輪秘書長； 收取『英文扶輪月刊』訂費匯寄國際扶輪；及 執行其他通常屬於秘書的職務。 扶輪社秘書與有效率的扶輪社 國際扶輪理事會認定有效率的扶輪社應包括下列各點： 保持或增進社員人數