第五章_秘书的职能环境.ppt

第五章 秘书的职能环境 与人际关系 第一节 秘书的社会活动与社会地位 第二节 秘书的角色意识 第三节 秘书人际关系的内容、方式与准则 第四节 秘书主要人际关系的处理要求 第一节 秘书的社会活动与社会地位 一、秘书的社会活动 现代秘书不仅在办公室办公，而且外出参加各种社会活动，出入各种场所； 秘书活动以整个社会为背景，活动目的、活动方式明显地复杂化、多样化； 秘书活动的目的和范围是被动的，方式、过程和结果却取决于秘书的主观能动性。总体的被动性，具体工作的主观能动性。 二、秘书的社会地位 一个人的社会地位是个人与社会关系的体现，也就 是个人所占有的空间大小、个人的权利和义务的总和。 1. 先赋地位：规定性地位 2. 后成地位：赢得性地位 3. 秘书社会地位的特点 秘书作为一种社会职业或者工作职位，它不构成 阶级或阶层，但却占有性质、大小不一的空间，拥有 大小不同的权利，也承担相应的义务。 ＊秘书先赋地位的“依附性”、“从属性”； ＊秘书靠自己的德才学识，作出出色成绩，赢得较 高后成地位。 第二节 秘书的角色意识 一、社会角色和角色活动 社会角色，是指人在社会中所处的地位，这种地位赋予了人相适应的权利和义务。任何人在不同时期扮演不同角色，具有不同的地位。社会期望每个人的意识、言行符合其地位，个人也按照社会的期待去认识、行动。 “角色冲突”：个人承担的多种社会角色产生矛盾 和冲 突。 “角色内冲突”：个人的修养、认识、能力达不到其地位对角色的期待和要求。 “角色适应”：消除矛盾冲突取决于个人的价值取向和个人的努力。 二、 秘书的共性意识和个性意识 助手、参谋、耳目、枢纽、幕后英雄——共性意识 不同组织、不同职位、不同类别、——个性意识 角色组合 ﹡秘书的基本角色：助手和配角 担任领导职位的秘书既要服从上级领导的指挥又 要指导下属完成任务，不同场合、条件扮演不同角色。 秘书的“双重角色”：受领导委派，到下级传达 指示，既是上级领导的秘书，又代表着上级领导。 ﹡配角意识与主角意识 称职的秘书具有基本的配角意识和有条件的主角意识 秘书不能事事被动，也不能擅权越位、反客为主 在长期的实践中、领导的授权下掌握分寸 第三节 秘书人际关系的内容、方式与准则 一、人际关系的内容与方式 ﹡秘书的“业缘关系”：由职业而产生的关系。 ﹡影响人际关系的因素——六条因素 ?距离的远近 ?交往的频率 ?态度的相似性 ?需要的互补性 ?情景因素 ?中介因素 ?人际关系的障碍 心理障碍 语言障碍 地位障碍 物理障碍 ?人际关系的方式 语言 体态或身势 物质 二、秘书处理人际关系的准则 尊重 尊重别人、互相尊重；重视别人的意见而不放弃自己的原则；不强人所难。 礼貌和礼仪 言谈举止注意礼貌；在各种场合遵守礼仪、礼节。 乐于助人 为上司提供工作服务和生活照顾；对其他人主动提供帮助。 赞美他人 真正自尊、谦虚的人能正确估量自己，又能正确地看待别人；赞美必须是真诚的。 宽容与体谅 责己严、待人宽。 公允 不贪人之功以为己有，也不文过饰非或推卸责任。 第四节 秘书主要人际关系的处理要求 秘书与主管上司的关系 秘书与一般同事的关系 秘书与其他业缘关系 一、秘书与上司关系的特征 工作上的主从性 –在工作目标、任务、进度、方式方法上配合上司。以 上司的工作任务为任务，以上司的工作目标为目标。 知识、能力、体力、思维的补充性 和上司有共同的成分，又有不同的质与量；侧重于执行操作，运用多向和逆向思维。 人际关系的首属性 首属性：地位重要、影响大、交往频率高，时间长。次属性：地位次要，影响小，交往频率低，时间短。秘书与上司的关系应属于首属关系，对上司的辅助服务的内容、时间不能局限于工作需要。 人格上的平等性 对上司有清醒、客观的认识，应服从，而不盲从。从“士为知己者死”的盲目中变为“士为知己者用”。 二、秘书与上司关系的处理原则 主动配合、适应 上司明确授权的工作，独立完成。 上司没有明确授权的工作，哪些先斩后奏？哪些先奏后斩？哪些不奏而斩？——紧急事情可先斩后奏；棘手问题要先奏后斩；常规事情照章办事，可不奏而斩。 与不同上司的配合 服从，但不盲从 上司有小差错——提醒 上司有大差错——规劝乃