管理处对外与对内沟通的文件管理.ppt

管理处对外与对内 沟通的文件管理 文件 文件是指信息及其承载媒体，而媒体的形式可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、标准样品或其他电子媒体或它们的组合。这种有意义的数据以上述的媒体方式存在时，就是文件。 记录 记录是指对所完成的活动或达到的结 果提供客观证据的文件。 记录是一种特殊的文件。 文件管理包括对记录的控制。 沟通 沟通是信息的交换和意义的传达， 也是人与人之间传达思想观念、沟通情感 的过程。 沟通一般可以分为以下种类： ? 正式沟通与非正式沟通 ? 下行沟通、上行沟通与平行沟通 ? 口头沟通与书面沟通 ? 单项沟通与双向沟通 ? 言语沟通与非言语 下行沟通是主管对员工由上而下的沟 通；上行沟通是为员工向上级主管报告或 建议的沟通；平行沟通是组织内部同阶层 工作人员的横向联系。 本次培训中的沟通包括两方面的含 义：一是内部沟通和协商，包括各部门、 各层次间的协商和沟通；二是外部的沟 通，是指与外部相关方的沟通。 课题含义 管理处对外沟通和对内沟通是如何以 文件的形式进行表达、记录和控制的，即 在沟通过程中包含了哪些文件管理内容。 在物业管理实施过程中，与许多部门、 组织、机构、个人存在着各式各样的沟通关 系，物业管理提供的各项服务也是通过沟通 来实现的，因此，可以说，沟通是物业管理 企业固有的特性之一。 文件管理在沟通的过程中起着非常重要 的作用，它可以有效地控制和记录沟通活动 的全过程，同时对宣传和展示企业的品牌文 化也起到了很好的作用。 因在物业管理前期介入阶段, 一般没有 成立管理处，所以本次培训所涉及的文件 管理内容从物业管理前期准备阶段开始讲 述。 ? 物业管理的前期准备阶段 ? 物业管理的启动阶段 ? 物业管理日常运作阶段 一、物业管理的前期准备阶段 在物业管理的前期准备阶段，主要发生的是管理处对内的一些沟通，同时也涉及到管理处与政府相关部门及专业服务单位的沟通关系。 一般新管理处应于确定入伙前三个月成立，人力资源部按定编人数配齐管理处的各类人员。随着人员的陆续到位，管理处主要开展以下几项工作： 1、员工培训工作。培训的内容主要包括公司简介、公司企业文化、小区概况、员工岗位职责、员工行为规范以及管理处的各项规章制度等内容。管理处通过培训将这些信息传达给员工，并适当进行考核，以检验培训效果。 这期间的员工培训应按照公司的要求填写《员工培训记录》，并建立《员工培训档案》，将该员工参加的所有培训，详细记录在《员工培训档案》上，除非该员工离职（或被辞退、除名），否则该员工的培训档案将长期保存，并随该员工在本公司内部工作单位的调动而调转。 按公司要求，《员工培训记录》至少保存一年。 3、管理处要做好日常管理运作的物 料（工具、消耗品、备用品、办公用品） 准备，以请示报告等形式交公司领导审批 后执行。 4、联系走访派出所、街道办等政府 办事机构和有关部门，做好公关工作。 5、指派专人代业主联系有线电视、 电话、网络安装、燃气开户点火、确定街 区门牌号码以及通邮等工作。 6、要适时召开员工会议，做好入伙 前的动员工作。注意填写《会议签到表》。 ? 相关沟通方： 管理处与员工 管理处与公司相关部门及领导 管理处与政府相关部门及专业服务单位 ? 相关沟通文件： A《入伙方案》 B《员工培训记录》《员工培训档案》 《会议签到表》 C《请示报告》《收/发文记录》 二、物业管理的启动阶段 在物业管理的启动阶段，管理处与发 展商、承建商以及公司各相关部门的沟通 联系都进一步加强，对外沟通的范围逐渐 扩展到顾客领域。 1、物业接管验收 工程部组织公司相关部门，与发展商 确定验收日期后，组成发展商、承建商、 物业公司三方联合小组进行接管验收。接 管验收前准备好相关的验收记录表格。 验收小组分组对楼宇建筑、给排水、电气工程、机电设备配套设施及附属工程进行验收。验收人员应认真如实填写《楼宇交接验收记录》、各类设施、设备验收单等相关记录，验收单应有双方人员签名，验收记录单一式三联，发展商、承建商、物业公司三方各执一份。管