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现代档案管理人员群体结构模式及优化策略 第25卷 第1期 ～年 2 月 宁波大学学报（教育科学版） JOURNAL OF NINGBO UNIVERSITY （EDUCATIONAL SCIENCE） 收稿日期：2002-06-18 作者简介：童亚芬，宁波大学档案馆馆员(浙江 宁波 315211)。 现代档案管理人员群体结构模式及优化策略 童亚芬 摘要：优化档案群体结构首先要取得上级领导层及有关职能部门的重视和支持；其次要在认真调研基础上制定档案群体结构优化的基本目标；第三要努力为档案人才的引进、留住和成长创造良好的环境；第四要用运动的理念来指导档案群体结构的优化过程。  关键词：档案；管理人员；群体结构；模式；优化中图分类号： G27 文献标识码： A 文章编号： 1008-0627(～)01-0101-03 现代信息技术突飞猛进，给我国的档案事业带来了质的飞跃，档案的形成、管理、保护和利用都将发生巨大的变化。如何建立一个优质高效的档案工作机制，以适应档案管理现代化和信息化的需要，已成为全社会及档案部门必须面对的问题。笔者认为，当务之急是必须优化档案管理人员群体结构，使之达到合理配置，个体及整体的效能得到最大的发挥。 一、档案部门相对合理的群体结构模式 所谓群体结构是指一个单位、一个部门各类人员的配置及其相互关系，是一个多序列、多层次、多要素的动态综合体。这个综合体，一般包括年龄结构、专业结构、层次结构、智能结构、品德结构和素质结构等要素。科学合理的群体结构，是实现档案工作科学管理，提高管理效能的重要条件。 1、合理的专业结构模式档案工作属于综合性的专业工作，它围绕专业档案还需要许多新的交叉学科、边缘学科和综合学科方面的知识及掌握这些知识的人。档案管理人员按职能分有管理型人员、技术型人员和业务型人员等；按学科分有档案专业人员、计算机专业人员、外语和古汉语专业人员等。实现档案现代化管理需要多种专业人员的共同努力。一个相对合理的档案群体结构，必须按其所承担的职能，形成一个合理的专业比例构成，即应有懂技术、懂业务、懂管理的人员组成，使各个专业的人才都能适得其所，各司其职，各展其能，配合默契，有利于提高工作效率。考虑到档案馆（室）的规模都不是很大，要求其各种专业人才齐全不太现实，因此，要重点配置一些既懂档案专业知识又懂管理或现代化技术的复合型人才，特别要注意在人员比例上档案专业人员和技术人员是群体中的主体，应占总数的75%左右；管理人员占15%左右；其他人员应控制在10%以内。 2、合理的年龄结构模式档案事业是一个可持续发展的长期事业，需要一支具有承前启后、富有创新精神的人才队伍。一个合理的档案群体结构，必须是由各种不同年龄段的人才构成，做到“老中青”档案员合理搭配，这有利于获得档案群体的最佳效能，并保证档案事业发展的延续性和稳定性，保持档案队伍永远充满活力。现代生理学和心理学对人的年龄和智力的相对关系进行了探索，研究表明青年和中年时期是一个人精力最充沛、记忆力最强、反映最敏感、最有创造力、最有希望的时期。因此，合理的档案群体，应该坚持老中青三结合的原则，充分体现以中年为主，以老带新，培养青年，做到档案群体的年轻化，群体的平均年龄则以40岁左右为宜，各年龄段岁差相当，这样做既可以保证处于最佳年龄区的人占多数，以利于整体创造力的稳步上升，又可以防止人才同步老化，实现经久不衰的创造力。 3、合理的层次结构模式现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。档案管理辅助人员主要从事档案的接收、整理、保护和提供利用等一系列基础性工作。要求他们应掌握档案专业的基础知识，具有一定的技术水平，能运用先进的现代化工具进行档案的接收、整理、保管和检索等工作；档案管理专业人员主要从事档案业务的程序设计及监督管理和某个方面的全面管理以及对外联系等组织管理工作。要求他们必须具有较高的档案专业理论知识和技术水平，学术上有独特的见解、技术上有创新能力，能组织和带领所有群体人员开展各类档案管理研究和技术项目革新；高级档案管理专业人员，他们具有较高的政治理论和政策水平，较高的文化素质和现代管理技术，精通档案业务，能科学地制订政策和档案事业的发展规划，有较强的组织协调能力和决策能力，在学术理论研究上有很高的造诣。档案事业的发展需要一批高层次、高质量、高水平的专家群体和档案学术研究的带头人，但也需要日常档案管理人员和信息服务人员。不同层次人员的作用是不可取代的，合理的结构层次配置，才能形成有效的人才梯队，不但能使不同层次的人员在各自对应的岗位上发挥出应有的作用，而且能使各层次人员有机配合完成各种任务，又不产生人才浪费现象。因此，在一个档案群体中这三个等级层次结