物流公司的档案管理制度.doc

深圳智联物流有限公司文件 智总办字[2003]第 010号 企业档案管理规定 总部各部门、各分公司： 为了加强对档案的管理，充分发挥档案信息的作用，，制定规定。 一、档案管理范畴 本规定所称的企业档案，是真实反映本企业经营活动和工作发展的历史记录在各项活动中直接形成的具有保存价值的，对企业经营、科学管理具有查考使用价值的各种不同形式和载体的文件材料必须明确配备专职或兼职的档案人员具体管理，企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作，要列入经营管理程序，列入本企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制；具有保存价值的文件材料，应指定人员核对准确，并对之进行系统整理、分类、编目、登记、编制必要的检索工具和参考资料，；zhangxr@邮箱上报本公司上月合同签订情况；（报表格式见表一） 总部各部门负责档案（实物文档与电子文档）管理人员根据自已本部门实际情况自行设定日期按月对分公司对应部门的档案管理工作进行检查、监督，出现遗漏或丢失情况，应尽快弥补，若无法解决事宜，总部各部门档案负责人报总经办进行解决；（各部门保管档案的划分及总部各部门档案管理人员对接人见附件一） 8．档案在接收之日起须进行鉴定，鉴定中发现档案不准确、不完整，企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充；文件材料必须经过，便于保管和利用档案的文件材料，书写材料统一使用炭素墨水或蓝墨水书写，不得用铅笔、圆珠笔书写。要求字迹工整、图样清晰、纸质优良、文件和图纸规格符合国家规定； 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留；保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系；每份电子文件均需在电子文件登记表中登记，电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件 总部总经办做好档案鉴定工作，需要销毁无保存价值的档案，必须造具清册，经批准并备案销毁档案时应指定监销人；有防盗、防火、防高温、防潮、防虫、防尘等安全设施当保持适当的温度和湿度，对破损的档案，须及时修补和复制；要定期档案清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。? 抄报： 抄送： 抄发：总部各部门、各片区、各分公司、各相关人员 附件一： 总部总经办对公司全系统行政类档案、经济合同类档案及证照类档案及注册类资料、总部每周例会会议记录等负责统一管理，分公司由于人员紧张，以上几类档案统一由人力人员进行管理，总部总经办档案对接人：张香蕊 其它部门档案范围及总部对接人如下： 一、人力部负责管理的文件范围 （总部对接人：谢雪清） 1．员工档案 1）应聘人员档案 2）离职人员档案 3）在职员工档案 2．社保档案：历月员工社保扣款情况 3．薪资档案：历月各公司工资表 4．考勤档案：历月各分公司考勤情况 5．劳动合同档案 6．绩效评估档案――绩效评估专员负责 7．日志日记档案――前期电子版的日志日记档案 人力部通知文件 培训的相关内容（包括每一期培训计划，培训人员，培训内容的记录等） 日常人力文件审批档案：包括加班申请、通讯费申请等 二、财务部负责管理的文档范围 （总部对接人：王竟博） 1．财务凭证 2．财务帐薄 3．税务报表 4．税务登记证 5．发票、收据 6．审计报告（年检报告） 7．银行开户资料 三、物流部负责管理的文档范围 （总部对接人：张丽芳） 1．实物文档 货通知单 总仓出入库单 月报表资料硬拷贝 保险资料 平时与分公司及相关公司来往重要文件 证明资料 电子文档 物流报表 物流流程 项目资料 ?四、信息部负责管理的文档范围 （总部对接人：吴志峰） 1．总部及各分公司电脑数量、配件情况统计； 2．OA账号申请单档案； 3．总部电脑故障维护登记表档案； 4．电脑软硬件异常处理通知单档案； 5．笔记本电脑领用、归还档案； 6．信息操作手册； 7．网页资料； 8．各种应用软件。 五、市场部负责管理的文档范围 （总部对接人：龙雪梅） 客户信息； 分公司项目资料； 分公司项目策划书。 附件二： 档案整理操作指南 档案的整理是指按照一定的原则与方法，对企业档案的实体进行系统分类、排列和科学编目的一项工作，它是维护企业档案完整、系统、安全的重要手段，是实现企业档案有效利用的基本途径，也是企业档案业务建设的中心环节。 一、分类（把某些具有共同特征的文件组合在一起立卷） 职能分类法 按照档案所反映的管理职能分工进行分类的一种方法。 问题分类法 按照企业档案记述内容所说明的问题进行分类的方