企业行政管理培训讲义 张守忠.pptVIP

* 5、综合职能之五是有效地安排各种约会 有效安排约会时，应注意： （1）当有来访电话时，要记下来电的时间，来电人姓名，单位，电话，以及要拜访何人 （2）确认约会并通知双方 （3）将以上情况填入约会记录： * 约定见面的时间 要见的人 来访人单位、地址、电话 来访人时间 来电时间 * 6、综合职能之六是每项工作都支持、强化企业的整体管理 （1）迅速有效地处理电话和接待来访者，使客户和打电话的人对单位有一个良好的印象 （2）迅速分发或回复收到的邮件。安排送快件的人迅速和安全地投递紧急或非常重要的文档 * （3）通过安排会议、会见和旅行来协助管理 （4）准备小册子和广告材料，并用Powerpoint软件为经理准备演示文稿。 （5）使用多媒体技术，组织好演讲展示活动。 （6）准备报告、制作精美的文档并分发给用户、同事和客户。 （7）使用专门的软件准备年终财务报告来配合管理者强化部门管理 * 培训方法： 组织学员进行信息交流模拟实践活动，包括“接受和处理信息”、“传递信息”、“记电话留言”、“回答电话查询”、“保存有用信息”、“安排上司约会”等。 总结讲授 * 案例：列出大型单位与小型单位中行政管理职责的差别。 答：C公司是一家中国大型国有企业，该公司的行政部（实际上就是公司的办公室）是公司的行政管理中心。C公司行政部共设4个分部，其分部名称和职责分别如下： （1）秘书分部：主要职责是： a公司的会议服务工作，包括会议安排、会议记录、会议议定事项的督办工作； b公司领导来访客人的预约、安排，公司领导等； c公司领导日常事务的服务工作； d公司及公司领导重要文件的起草工作； e公司文件传递工作； f公司邮件收发工作及内外文件交换工作。 * 2）管理分部：主要职责是： 负责公司办公用品的订货、采购及验收； 负责公司办公用品的库房管理； 负责办公用品的发放； 负责公司办公设备如传真机、复印机、电话机、饮水机、油印一体机等的订购、使用管理及维修； 负责公司通讯包括电话、传真等费用的结算管理。 * 3）公关分部：主要职责是： 负责公司的对外接待工作，如联系、订火车飞机票、订饭店及食宿安排，及外宾参观、购物的陪同工作； 负责公司的对外广告、与媒休联系进行宣传工作； 负责公司礼品、纪念品的订购、管理及发放工作，发放需要申请人有适当的人员签署意见批准。 * 4）文档分部：主要职责是： 根据规格要求，负责公司文件的打印、装订工作； 负责公司文件、资料的归档、管理工作； 负责公司文档的借阅、查询工作； 负责公司文件保密管理工作。 * 企业办公室职责及内部机构设置大多是大同小异，但具体并不会完全相同，应根据各企业实际及习惯性做法，及企业办公室的一般职责，合理确定办公室职责及内设机构。 A公司是典型的小型单位，其行政管理的主要职责有： （1）人事部 负责人员招聘、解聘； 负责管理各类外聘专家、培训师的工作； 参与组织员工各类培训； 负责员工的考勤记录，参与考核工作； 负责员工工资保险业务的处理； 负责人事档案的管理。 * （2）行政部 负责档案、合同、公章管理； 负责公司各类文件资料的接收、归档管理和发放； 负责办公用品的购买、保管和领发； 负责办公设备购买、配备、维护； 负责公司环境安全、保卫、文秘、接待； 负责公司资料发行前的三审； 负责公司资料印刷前的排版、校对； 负责联系资料印刷、装订； 负责公司各类文件、资料的接收和发放。 * 思考题及答案： 1、企业行政管理人员的主要职责是什么？ 2、企业行政管理人员的基本素质是什么？ 3、小型单位办公室的行政管理工作职责是什么？ 4、简述大型单位某个办公室的行政管理工作职责是什么？ 5、大型单位办公室集中化管理的优缺点是什么？ 6、办公室集中化管理中，打印室的任务是什么？ * 7、办公室集中化管理中，办公用品储藏室的任务是什么？ 8、办公室集中化管理中，档案室的任务是什么？ 9、办公室集中化管理中，接待区的工作任务是什么？ 10、以电话、接待、信函为例，行政工作应怎样树立单位的对外形象？ 11、以电话、接待、信函为例，哪些行为有损单位的对外形象？ 12、办公室会收到哪些信息？ * 13、办公室如何处理接收到的信息？ 14、办公室如何保证信息及时、安全、准确的传递？ 15、请制作一份电话留言记录表。 16、接打电话时应做到哪些？ 17、接打电话时应注意什么？ 18、举例说明哪些信息应在办公室保存。 19、如何有效安排约会？ 20、办公室如何支持、强化企业的整体管理 * 谢谢 结束 * 07/16/96 * ## * 07/16/96 * ## * 07/16/96 * ## * 培训方法 案例分析；用现实生活中存在的正反两个方面的案例来说明办公室工作的重要性。 现场模拟；让学生扮演