大型企业文档管理态势分析及对策思考.docVIP

大型企业文档管理态势分析及对策思考 　　企业文档管理是企业的基础工作，为企业提供决策支持，为企业的生产经营服务，是增强企业竞争力的重要手段。在当今知识经济时代，大型企业对文档管理的要求更高。本文以大型企业中国电子进出口总公司为例，运用态势分析法 　　(是指将研究对象密切相关的各种主要优势、劣势、机会和风险等，通过调查列举出来)，分析了大型企业文档管理的优势、劣势、机会与风险，并据此探索如何利用企业已有资源扬长避短提高企业文档管理水平。 　　 　　一、大型企业文档管理的优势、，劣势，机会和风险 　　 　　(一)优势 　　1.资金支持。企业是以盈利为目的的经济实体。文档管理投入与收益比是企业文档管理必须考虑的问题，而档案工作的效益具有隐蔽性和滞后性的特点。很多小企业由于资金不足，因而在开展文档管理工作上“心有余而力不足”。相比而言，大型企业由于资金充足，在文档管理的资金投入上优势显著。 　　2.人才支持。企业文档管理的标准化离不开具有专业素质的档案人才。与中小型企业相比，大型企业不论是对档案人才的吸引还是对档案人才的重视都有显著优势。例如，中国电子进出口总公司近几年不仅招聘高校档案专业毕业生，而且与高校合作密切，借助外部资源提高自身文档管理水平。 　　3.理念支持。随着知识经济时代的来临，企业档案知识化管理的观念不断增强，文档一体化管理的思想也深入人心。特别是大型企业，由于文档管理对其竞争实力有重要影响，因此它们对一些先进的文档管理理念有较强的学习需求，并且能快速应用到文档管理工作中去。 　　4.技术支持。多数大型企业已意识到知识管理和企业信息化的意义和价值，并且通过办公自动化、管理信息、客户关系管理等应用系统的不断建立，来加快企业的信息化进程。近些年来，我国一些大型企业普遍建立了信息网络，初步实现了档案电子化，档案智能化服务明显改进。例如，中国电子进出口总公司自行开发研制了ERP系统，公司网络也按等级分为内网、外网进行管理，员工可以在网上处理文件、获取信息。 　　 　　(二)劣势 　　1.大型企业集团内部结构复杂，文档管理工作难度大。例如，中国电子进出口总公司主要业务涉及海外工程、招标与采购、系统设备、防务电子船舶业务、国际贸易等，这些大大增加了档案管理工作的复杂性。 　　2.大型企业具有规模大和地域分布广的特征，要求档案管理手段的多元化。例如，中国电子进出口总公司目前拥有境内外58个全资和控股子公司，5个驻外办事处，200多个独资、合资、内联、参股企业。企业集团各成员企业所有制不同，自身情况不同，档案管理工作的发展程度不同。要求根据自身实际情况，灵活确定档案管理的方式和方法。 　　 　　(三)机会 　　1.时代需求。在知识经济时代的宏观背景下和现代企业制度的微观背景下，文档管理知识化不仅是时代趋势，也是现代企业制度应有的有机组成部分。 　　2.竞争需求。企业竞争已经逐渐从实体竞争转向知识竞争。特别是大型企业之间的竞争，大规模的集成优势已经不明显。知识、信息的竞争是大型企业未来竞争的焦点，需要以档案为主体的企业信息资源为企业集团管理和决策提供有效的信息保障，需要利用档案的凭证价值，维护企业集团的台法权益。 　　3.用户需求。服务企业的观念是企业档案工作的强大动力。大型企业需要通过企业集团的档案记录企业集团的历史，了解企业集团的过去、决策现在、预测未来，需要利用企业集团的档案树立企业形象、企业品牌，宣传企业文化，提高企业的知名度。 　　 　　(四)风险 　　1.信息孤岛。大型企业的文档管理工作复杂，很多企业已经开发设计了自身的信息管理系统，如财务管理系统、人力资源管理系统、OA系统等。文档管理系统的升级更新必须保证和已有系统的链接和共享，实现统筹兼顾、无缝衔接。否则，不但不能提高文件流转效率，反而会造成一个个的信息孤岛，增加企业运行成本、降低竞争力。 　　2.风险管理。计算机技术、网络技术在文档管理工作中的应用使文档管理上了一个新台阶。近些年来，我国一些国有大型企业普遍建立了信息网络，初步实现了档案电子化，但随之而来的电子文件风险却并未引起足够重视。 　　 　　二、扬长避短，促进大型企业文档管理升级 　　 　　随着知识经济的发展，知识管理在整个经济领域得到广泛的应用，将知识管理运用于企业文档管理，能够有效地促进企业文档管理的升级，使企业在竞争中获得新的优势。根据以上对大型企业文档管理的态势分析，笔者认为可以从制度规范管理、人力资源管理和信息技术管理三个方面采取措施，促进企业文档管理的升级。 　　 　　(一)建立文档管理规范化、制度化的工作平台 　　制度是文档管理的基础，建立覆盖企业文档工作全过程的制度规范是企业提高文档管理水平的首要任务。改革开放以来，企业档案管理的规范