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控股有限公司合同管理办法.doc 27页

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xxx控股有限公司 合同管理办法 目 录 总 则 合同的拟订 合同的审查 合同的签订 合同的履行、变更 合同纠纷的处理 合同档案管理 授权委托 奖惩 附 则 合同审查流程图 附表:1.《xxx控股有限公司合同章使用审批表》 2.《授权委托审批表》 3.《解除合同一览表》 合同管理办法 总 则 第一条 为了减少经营失误,有效防范法律风险,避免因合同管理不善造成损失,更有效地利用法律手段维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规的规定,结合xxx控股有限公司(以下简称“xxx或公司”)经营管理的实际情况,特制定本办法; 第二条 本办法适用于xxx所属各办事处及职能部门(以下简称“各单位”)对外签订的除劳动合同以外的各类合同和一切附有权利义务内容的书面函件(以下统称“合同”)的管理; 第三条 各单位须按该规定将重大合同上报公司法务部审查、备案。 第四条 凡经审查的合同,其修改、变更、终止应经过原审查部门同意,其纠纷的解决亦由原审查部门统一牵头组织; 第五条 法务部负责合同的起草、法律审查、整理、报批、备案等工作;xxx所属各单位,有条件的应配置专门的合同管理人员,配合法务部做好xxx合同管理工作; 第六条 法务部有权参与xxx及下属各单位重大合同的谈判与签约,审查各单位送审的合同,跟踪合同的履行,参加合同纠纷的解决。 第二章 合同的拟订 第七条 合同必须采用书面形式,禁止口头合同; 第八条 通过信件、电报、传真、电子邮件等形式,就合同主要条款达成的协议视为书面合同。经办单位对传真件等应及时复印保存,电子邮件应及时拷贝保存; 第九条 各单位对外签署合同应使用经xxx法务部审核、下发的格式合同(如有);没有格式合同或不宜使用格式合同的亦应报法务部审核; 第十条 各单位应当完整、妥善保存谈判过程中的往来信函、电报、传真、电子邮件等合同的背景材料和辅助证据; 第十一条 合同的主要条款应当齐备和明确,必须包括但不限于下列条款: 一、双方当事人的详细情况(包括名称、地址、电话、法定代表人、委托代理人); 二、合同基本内容(标的、价款、数量、期限、地点等); 三、保证金及其它费用; 四、付款方式; 五、双方权利、义务; 六、违约责任; 七、解决争议的方法; 八、合同生效条件; 九、签约日期、签约地点、法人或代表人签字。 十、廉政条款,包括但不限于以下条款: 为了规范采购行为,保证甲乙双方全面、合法、正常地开展业务合作,防止各种违法、违纪、违规行为的发生,杜绝采购之中的不正之风,保证采购过程的公开、公平、公正、诚信、廉洁,双方对廉政管理内容予以明确。 1.甲方廉洁管理职责: 1.1 甲方不得向乙方及其工作人员索要和收受回扣;不得接受乙方及其工作人员以任何名义赠送的“红包”、礼品、礼券(现金)等;不得要求或者接受乙方及其工作人员为其住房装修、婚丧嫁娶等提供方便;不得在乙方报销任何应由个人支付的费用; 1.2 甲方不得参加乙方及其工作人员组织的宴请、娱乐和旅游等一切活动;甲方人员参加乙方单位的宴请及各种会议,需经主管领导同意,会议所发的礼品、礼券(现金)均应按公司有关规定执行。 1.3甲方有权对乙方在合同签订及履行过程中的廉洁情况实行监督,发现乙方有不廉洁行为的,甲方将按照本条3.4款严肃处理。 2.乙方廉洁管理职责: 2.1乙方及其工作人员不得向甲方及其工作人员提供赠送“红包”、礼品、礼券(现金)等;如乙方确有特殊情况需宴请甲方人员或向甲方人员赠送礼品、礼券(现金)应先征得甲方单位主管领导的同意并报送甲方人员的名单。 2.2乙方不得为甲方及其工作人员报销和支付任何个人消费的费用;不得以任何借口邀请甲方及其工作人员参加由乙方支付的宴请、娱乐以及旅游等一切活动;不得为甲方及其工作人员购置或提供通讯工具、交通工具、家电和其他贵重物品; 2.3乙方不得为谋取不正当利益擅自与甲方工作人员就供应关系的各项相关事项进行私下商谈。 3.对违反廉政管理的处理 3.1乙方在相关采购项目中发现甲方人员有不廉洁行为,应及时采取措施,积极有效地终止其不廉洁行为的连续发生,并及时告知甲方单位主管领导。如乙方未及时告知的,一经发现,甲方将按照本条3.4款严肃处理。 3.2乙方在相关采购项目中采用不正当的手段拉拢甲方人员,损害甲方利益,甲方有权根据具体情节和因此造成的甲方经济损失在乙方货款或履约保证金中扣除,直至解除或终止采购合同,移交司法机关处理。 3.3如乙方在相关采购项目中贿赂甲方人员,被检察机关立案查处的,甲方有权解除或终止采购合同,且乙方应赔偿由此给甲方单位造成的损失。 3.4乙方任何人员发生向甲方

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