高校档案资源建设思考.docVIP

高校档案资源建设的思考 　　高校档案馆作为学校档案的永久保管和利用基地，其档案资源建设是档案馆生存发展的先决条件。高校档案资源真实地记载了高校教学、科研、党政管理等职能活动及高校发展的历史轨迹，客观地反映和记录了高校教学、科研、党政管理等各方面改革发展的现状，是高校进行各项改革发展不可缺少的重要信息来源。丰富的档案资源既是档案工作的物质基础和基本前提，又是实现档案工作“服务功能”的根本保证。《中华人民共和国档案法》颁布实施以来，高校档案部门在各级业务主管部门的监督指导下开展了一系列档案工作法治建设的活动，对加强高校档案资源建设起到了推动作用。2008年，教育部、国家档案局重新修订的《高等学校档案管理办法》，为进一步加强高校档案资源建设提供了法律依据。但是，由于档案工作不是高校工作的中心，在实际工作中往往被忽视，导致档案材料的收集成为高校档案管理工作中一个比较薄弱的环节。以笔者所在高校为例，近年来虽然在资源建设上有了较大进展，但依然存在诸多问题，如某些职能部门归档的材料不完整，零碎、分散；部分珍贵、重要档案收集不齐全，甚至积压在相关职能部门或个人手中。这些现象究其原因：一是归档部门或个人档案法律意识薄弱，为方便自己的工作不愿意将积累的材料交给档案部门；二是某些人存在“知识私有”的思想，认为自己所取得的成就、成果属于私有，自己保存天经地义；三是某些档案人员存在“求人归档”的思想，认为档案工作是求人的事，别人不归也没办法。笔者以为，只有科学地“依法治档”与“人文镇馆”，才能构建和谐环境下高校档案资源建设体系。 　　 　　一、以科学发展观为统领，树立依法治档档案资源建设新理念 　　 　　1、履行职能，为档案资源建设可持续发展创造条件 　　高校档案馆既是高校档案管理的行政部门，又是永久保存和提供利用高校档案的科学文化事业机构。其主要职能是贯彻执行国家档案法律、法规及规定，对高校各立档单位的档案及档案工作进行管理、监督、检查和指导，并依法集中统一管理全校党政管理、教学、科研、财会、基建、外事、??版、设备、产品、声像等不同门类和载体的档案。具体地说，就是依法对高校各学院(部)、各单位的档案工作进行监督、检查和指导，并依法对全校各门类档案集中统一地进行管理和利用。高校档案馆的两种职能对开展高校档案资源建设工作、发展档案事业有着巨大优势。高校档案部门要充分发挥档案管理职能的功能，认真履行监督、检查和指导职责，真正使两种职能的优势成为档案资源建设可持续发展的动力。 　　2、加强宣传。从思想上强化档案资源建设意识 　　档案意识是人们对档案的性质和价值的认识，以及对档案工作地位和作用的认识。高校档案部门要树立“依法治档”的思想理念，通过借助校园网、校报及档案馆网站等宣传渠道，开展广泛、深入、扎实的档案法制宣传活动，从思想上强化资源建设法律意识，增强高校各部门和教职工“依法治档、依法管档、依法用档”的档案意识和法律观念；要“见缝插针”，利用各种机会和场合，呼吁各部门重视文件材料的收集、整理(立卷)及归档，注重工作中“痕迹”的保存；强化各部门及每一个教职工“既是档案的制造者，又是档案保护者”的法治意识和责任意识，形成人人懂档案、知档案、爱档案、存档案、用档案的良好氛围。 　　3、规范管理，为档案资源建设提供制度保障 　　档案资源建设是一项复杂的系统工程，高校应根据国家档案资源建设的有关法律法规，制定行之有效的档案管理制度，明确和细化高校各门类和各部门档案材料的归档范围和保管期限，并用相应的法律、规定调整、引导和规范档案资源建设。通过行政手段或实行部门年度工作定量考核等相应的激励机制，大胆地在监督中进行指导，在指导中进行监督，确保档案资源建设和规章制度的落实。在管理机制上，建立健全档案工作管理网络，将档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围；建立调离岗位监督检查和档案移交归档制度，确保职责工作活动中形成的材料齐全完整；树立职权法定和权责统一的观念，对履行职责而不作为造成档案积压、损毁、丢失或将档案据为已有的领导或个人，依法行使档案监督、检查职责。 　　4、依法治档，以业务指导促进档案资源建设 　　《档案法》明确规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”同时，教育部、国家档案局颁发的《高等学校档案管理办法》也进一步明确“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为已有”。根据这些法律依据，档案部门可以大胆开展档案业务监督、检查、指导，理直气壮地收集属于国家和学校所有的档案材料。要树立“依法治档”的观念，克服“求人归档”的思想，将档案法律意识贯穿于档案业务指导过程之中，并