第6章 信息相关管理 相关管理秘书实务（第二版） .pptVIP

四、询访法 询访法是指信息收集者通过提问请对方作答来获取信息。 （一）询访法的优点： （1）应用灵活、实用；（2）直接交流、互动沟通；（3）能获得大量有价值的信息；（4）能获得语言信息和非语言信息。 （二）询访法的缺点： （1）要求询访者具有一定的素质和能力，能很好地运用询问技巧；（2）书面询问较复杂、难掌握；（3）费用较高、时间较长、规模小。 6.2信息的收集 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 五、网络法 网络法即通过因特网交流信息。 （一）优点： （1）信息时效性很强；（2）最新信息补充及时；（3）收集信息迅速、广泛；（4）收集信息不受时间、地域的限制；（5）能收集文字图表信息和声像信息。 （二）缺点： （1）信息来源复杂，有大量未经核实的信息和信息垃圾；（2）需要掌握计算机知识。 6.2信息的收集 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 六、交换法 交换法就是将自己拥有的信息资料与有关地区、部门、单位或个人的信息资料进行交换。 （一）优点： （1）实现彼此间的信息共享；（2）获得信息及时、适用；（3）节省信息收集时间；（4）可临时交换各自感兴趣的专题性信息；（5）可根据需要，商定交换信息的方式、内容，长期交换。 （二）缺点： （1）信息交换建立在自愿、互惠的基础上；（2）需注意信息保密问题；（3）交换信息的范围窄。 6.2信息的收集 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 七、购置法 包括订购、现购、邮购、代购等。 （一）优点： （1）相关信息比较集中；（2）许多出版机构和书店都有订购业务；（3）能获得大量系统化、专业化的知识信息。 （二）缺点： （1）费用高，花费时间和人力多；（2）要从大量信息中筛选有价值的信息；（3）信息要经过真实性鉴别以后才能利用。 6.2信息的收集 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 6.2.5信息收集的一般程序 1.制定收集方针 2.确定收集内容 3.收集工作实施 4.反馈用户信息 6.2信息的收集 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 6.3信息的整理 6.3.1分类 一、信息分类的标准 信息分类所采用的标准有多种，可以以信息的载体为特征，还可以以信息表面的、外部的特征为依据，也可以以文献所含有的信息、知识、科学等内容为依据。信息分类是以其所含的知识内容为主要标准，以其非本质的属性为辅助标准。 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 二、信息分类方法 （一）字母分类法 字母分类法是按照字母的排列顺序分类。 1．优点： （1）不需要索引卡片；（2）分类规则容易掌握，操作简单；（3）能与地区或主题分类法结合运用。 2．缺点： （1）查找信息须知道姓名或单位名称、标题；（2）某个字母下排列的信息较多时，查找费时；（3）大型系统使用时，很难估计每一字母需要的存储空间。 6.3信息的整理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 （二）地区分类法 又称地理分类法、地域分类法，是按信息产生形成所涉及的地区或行政区划等特征，将信息分为各个类别，按字母的先后顺序排列。 1．优点： （1）便于查找具有地区特性的信息，如某一地区内的有关公司信息、销售信息；（2）分类方法容易掌握。 2．缺点： （1）采用地区分类法需要有一定的地理知识；（2）只适用于某些单位或部门。 6.3信息的整理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 （三）主题分类法 主题分类法是按信息内容进行分类的方法，主要根据信息内容的主题和标题分类。 1．优点： （1）相关内容信息材料集中存放；（2）信息能按逻辑顺序排列；（3）方便检索。 2．缺点： （1）分类标准不好掌握；（2）标题不能很好地反映主题时，归类不易准确。 6.3信息的整理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 （四）数字分类法 数字分类法是指将信息以数字排列，对每一通讯者或每一专题给定一个数字，用索引卡标出数字