合同过程监控经管细则试行.docVIP

合同过程监控管理细则（试行） 为了加强对中国电子科技集团公司第三研究所（以下简称三所）的合同过程监控管理，根据三所《合同管理办法》，制定本管理细则。 合同过程监控是指法务部会同相关部门对合同实施过程中的重点内容和关键环节实施监测与控制，及时发现和处理合同实施中的问题或隐患，防控法律风险的管理过程。 合同过程监控的重点内容包括预算执行、进度监控、质量控制、纠纷处置等，关键环节包括合同款收付、器材设备验收、产品出所验收、合同成果交验等。 合同承办部门合同管理员针对每份合同建立台帐，填写合同履行情况登记表（附件1）。 合同承办人员应跟踪了解合同对方当事人的基本情况，当发生下列情况时及时向本部门报告： （一）对方当事人名称、法定代表人、银行账号、经营场所、联系方式等发生变更； （二）对方当事人授权代表调离、离职、开除等； （三）对方当事人或者其控制人财务状况恶化，开始出现拖欠款项； （四）对方当事人陷入重大法律纠纷，可能影响其正常经营。 （五）其他有可能对正常履约造成负面影响的情况。 合同承办部门在了解对方当事人的基本情况变化后，应对该事项的影响进行评估。对可能造成较大风险的事项，应及时向法务部咨询处理方案。 对于业务往来较多、累计合同额较大或单笔合同数额较大的合同对方当事人，法务部经请示法务主管所领导批准后，可以独立地对它展开资信调查。 合同承办部门应指定专人对项目预算的执行情况进行复核，签订对外付款合同的，经复核通过后方可履行后续手续。履约过程中出现预算变更的，应重新履行预算审批程序。 合同承办部门合同管理员应在合同约定的关键节点向合同承办人员或合同对方当事人了解履约进度情况，并填写合同履行情况登记表相应部分。 财务部每月与合同承办部门就合同款收支情况进行对账，合同管理员据此填写合同履行情况登记表相应部分。 财务部在收支合同款时，应严格按照合同约定办理，特别注意款项类别（如货款、工程款、定金、预付款等）必须与合同约定一致。出具发票或收据或向对方转账或汇款时，在单据空白处标明对应的合同编号。 支付与合同约定条款不符并且可能有损我方利益的款项，需要具有高一级审批权限的负责人批准方可办理。 第三方代付合同款项的，必须首先签订三方协议，协议原件在法务部备案后方可确认收入，办理后续支出手续。 合同承办部门合同管理员应按照合同约定的收款进度提醒合同承办人员催促对方当事人付款。 对方当事人延迟一个月以上的，项目负责人应做出书面说明并提出处理建议，由于对方怠于履行支付义务而有可能造成我方利益受损的，应及时向对方发出催款函（格式见附件2）。 对方当事人延迟三个月以上的，合同承办部门应报送法务部，共同催款。 合同标的的验收按照三所质量管理体系的规定办理。三所验收人员应按照合同约定的验收条件清点合同标的物，向对方当事人出具接收清单。接收清单一式两份，对方一份，合同承办部门一份，与合同一并保存。对于不符合合同约定的事项，应在清单上说明。如果与合同约定严重不符，验收人员应拒收货物。 验收一般应在所内进行，确需在所外或异地接收合同标的的，主管验收的部门可以选择派员现场验货或者委托主合同承办部门现场验货。异地验货除需保存接收清单外，如果对方采取托运方式交货，还应保存托运单据。 验收后发现质量问题的，应及时向该合同的负责人报告，由合同负责人填写产品质量异议函（格式见附件3），以传真和快件的方式向对方当事人质询。质量异议函及其相关材料应在合同承办部门办公室保存。 合同承办部门应确保出所产品或系统质量符合合同约定的标准并保留合法证据。 残次品清理按不合格品处理程序办理，并在买卖合同或出具给对方的单据中注明“残次品清理，不负责退换和维修”字样。 合同标的在交付对方当事人之前的保管责任由三所承担（合同明确约定由对方承担的除外），合同负责人应评估保管的风险，采取相应措施确保合同标的不受损毁。 合同标的交付对方当事人时，对方应在收货清单上签字并加盖公章，清单上应包括品名、型号、厂家、数量以及随设备提供的文件资料清单等。合同中约定了具体收货经办人的，可以由该收货经办人签收。收货清单原件应在合同承办部门与合同一起保存。 合同约定以托运方式交货的，应在托运单上标明货品型号、数量，或者附上货物清单，要求承运人在对方签收后将托运签收单返回我方，合同承办部门将托运单、托运签收单与合同一起保存。 收货人发生变更时，必须要有合同对方当事人的书面指令。 合同履行过程中对方提出变更的，要以书面方式为准，按我方内部合同管理程序审批同意后，方可变更原合同。合同承办人员不得擅自决定变更履约内容。 合同承办部门在合同履行过程中发现下列情况时，应及时向法务部通报，共同处理后续事宜。 （一）对方当事人出现重大财务或法律危机，可能造成我方权益不能保证的； （二）合同的继续履行不能获得约定的利益，甚至可能造