QBJ024V40采购管理办法.doc

上海宝景信息技术发展有限公司 管理文件 文件编号：QBJ024 版本号：V4.0 保密级别：一般 签发：余晙 采购管理办法 流程图如下： 1目的和适用范围 1.1为了明确上海宝景信息技术发展有限公司(以下简称宝景公司)采购职责、采购流程和采购产品验证等管理程序，确保采购产品的质量满足规定的要求,特制定本管理制度。 1.2适用于宝景公司所承接的工程集成类项目、设备类项目及零星业务中的所有设备、材料及公司固定资产等的采购业务。 2引用标准 3术语和缩略语 3.1 产品：硬件设备、材料和软件产品的总称 3.2重要采购：所有项目中单次采购金额超过20万元或对工程实施有重大影响的电气成套设备、计算机设备、网络设备、外部设备及各种软件。 3.3一般采购：所有项目中单次采购金额在 20万元以下的电气成套设备、计算机设备、网络设备、外部设备及各种软件。 4职责 4.1采购商务室是宝景公司指定产品的采购业务归口管理部门，代表宝景公司签订采购合同，并负责指定产品的内部询、报价工作，是宝景公司与指定原始厂商保持采购业务联系的唯一部门。 4.2采购商务室是宝景公司承接的项目、零星业务中所需的全部产品、材料以及宝景公司固定资产等的采购业务的归口管理部门，代表宝景公司签订采购合同。采购商务室负责采购业务询、报价工作，且在职责内签订采购合同。 4.3各业务部门负责提出固定资产的采购申请，具体流程参见宝景公司《固定资产、耗材、办公用品管理制度》。 4.4业务部门负责提出所承接项目的外协申请，具体流程参见宝景公司《项目分包外协管理办法》 4.5业务部门负责提出所承接项目中所需全部产品的采购申请。 4.6采购商务室组织业务部门对供应商进行评价和控制，具体流程参见宝景公司《供应商管理办法》。 4.7项目实施部门负责工程集成类项目设备直送工地的产品验证。 5采购管理程序 5.1采购资料 5.1.1 根据公司其他管理规定提交的各类采购申请单均为有效的产品申购单。 5.1.2 业务部门根据承接的工程项目合同或系统集成合同的设备清单提出采购申请，填写《产品申购单》，并注明所需产品的品名、规格、数量、需求日期、计划单价、销售合同号/项目号、注意事项等，经主管部门经理或授权人审核确认后提交采购部门，详细流程详见流程图。 5.1.3 公司不主张备货。业务部门确需备货，必须填写《产品申购单》（注明备货），并由采购商务室提供同类产品的库存情况说明，经公司主管领导同意后方可申购。 5.1.4 采购合同正式签订后，产品申购单原则上不可以撤销。 5.1.5 与供货商签订的采购合同应明确订购产品的要求，按不同产品可包括： 5.1.5.1类别、规格、型号、等级或其它准确标识方法。 5.1.5.2技术规范、图样、过程要求、检验规程及其他技术资料和适用版本 5.1.5.3产品的交货日期、交货方式、包装、服务等。 5.1.5.4业务部门申购的设备总金额必须低于项目设备预算总金额，详见《项目预、决算管理办法》 5.2采购流程 5.2.1采购商务室接到《产品申购单》后开始询价，询价对象一般为“合格供应商名单”中符合采购产品性质要求的供应商或产品申购单上推荐的供应商。 5.2.2采购价必须低于申购价,否则重新申购或重新询价。重要采购，优先选择优良供应商，一般采购优先选择合格供应商，对当年新增的试用供应商的采购必须每单评审。详见《供应商管理办法》。 5.2.3所有的设备采购原则上需通过二家以上供应商比价，原制造厂商可以向一家询价。当有重要采购时，必须进行三方比价，填写《评估报告》，比价结果须部门主管签字确认。 5.2.4根据业务需求，业务部门可向采购商务室推荐合适的新供应商，但必须办理供应商推荐手续。 详见《供应商管理办法》 5.2.5合同签订后，采购人员必须跟踪合同的执行进度，及时了解合同的有关情况，并做出相应的处理。 5.2.6采购验证 5.2.6.1产品到货后，采购商务室负责产品验证并办理入库手续，到货信息应及时通知申购部门。产品验证主要包括清点产品数量、检查产品包装外观是否有损坏、产品外包装描述是否与合同内容一致等。 5.2.6.2直接送工地的工程集成、设备类项目的产品由项目实施部门负责验证，验证采购产品是否满足工程或用户的质量要求，并及时通知采购商务室，办理相关手续。 5.2.6.3根据合同或协议，顾客可以派代表到货源处或收货处验证本宝景公司所购产品是否符合规定要求。但顾客验证不减轻本宝景公司对提供合格产品的责任，也不排除其后顾客的复验和拒收. 5.2.7 采购异议 5.2.7.1采购异议包括采购产品的质量、数量、规格型号和售后服务等异议情况，由申购部门提出，提出方式为书面提交《采购异议处理表》。 5.2.7.2采购商务室收到异议后，负责分析异议情况是与供应商相关的还是与业务部门相关的，并