基于交互上下文本体电子邮件管理研究.doc

个人信息管理中Ontology的语义检索理论分析及应用研究 ——以基于交互上下文本体的电子邮件管理为例 【摘要】基于内容的管理虽是个人信息管理（PIM）中最传统的方式，但其有效性随着资源增多而降低。非内容的管理方式，特别是利用交互操作（上下文）查找资源，日益受到国内外学者的关注。我们将交互上下文信息入到个人邮件管理中，建立交互上下文本体模型，将个人邮件系统和相关文档间的交互操作数据转换成本体的资源实例和操作实例，利用自定义的本体推理规则发掘资源之间的多种系，根据领域自定义推理规则发现资源间的相关关系，。在此基础上，我们设计了基于交互上下文本体的个人邮件管理原型系统，展示了基本功能和查询效果。 关键词个人邮件管理；交互上下文本体；；个人信息管理 研究背景 电子邮件作为现代生活中的一种常用通讯手段，已经与大众生活密不可分。然而，随着电子邮件在商务、生活中的频繁运用，大量的电子邮件信息也对其使用者带来了信息管理方面的负担与困难。如何对大量的电子邮件信息进行有效的管理，提高电子邮件使用者的使用体验与使用效率，成为了电子邮件使用者、电子邮件服务提供商等近年来颇为关注的问题。 电子邮件管理同时也吸引了信息管理学界的关注。电子邮件是信息时代中“个人信息”（Personal Information）的重要组成部分。William Jones (2008)提出，有六类信息可以属于个人信息的范畴：1）属于我的；2）关于我的；3）发送给我的；4）由我发送出去的；5）我体验过的；6）对我有用的事物。电子邮件则是个人信息的一种典型体现。电子邮件信息的管理效率会显著的影响着人们的日常生活。电子邮件管理因此成为了个人信息管理（PIM）中一个重要的研究课题。 1945年，V. Bush首次提出称为“memex”的个人管理系统的概念，希望能够跨越数据项类型与存储物理位置的界限，管理个人数据空间，为用户查询提供丰富的语境信息。并且，随着个人电脑的普及和个人信息的计算机存储化，有关个人信息管理的系统大量涌现，提供日程管理、备忘录管理、联系人管理等有限的功能。而进入21世纪后，PIM研究进入了一个新的阶段，学者们开始重视个人信息管理习惯与管理方法的结合，通过机器学习等新技术来满足个体差异的需要。 无论是信息时代中电子邮件的广泛引用带来的信息管理需求，还是作为个人信息管理这一热点研究领域中的一个重要子课题，对电子邮件信息管理开展研究显得尤为迫切。在使用电子邮件的过程当中，人们发现越来越难从数量日增的众多邮件中快速的查找所需信息。而电子邮件信息管理则就是要帮助人们高效的管理邮件信息，从而能够在用户与所需信息之间搭建快捷通道，解决快节奏时代中用户的信息需求与管理需求，具有重要的理论与应用价值。 电子邮件管理的现存问题 经过调研，我们总结出目前大众电子邮件服务中的主要信息组织方式。 时间线性排列 将电子邮件依照发送、接收、草稿分为三类，在每一大类中按照发送/接收/撰写时间的先后顺序，对邮件进行线性排列。用户可以通过时间线索查看电子邮件信息。 回复/转发线索 根据信件的转发与回复线索（reply-to-thread）对电子邮件进行组织，将有转发或回复关系的邮件归为同一“活动”（activity）或“任务”（Task）。这是根据操作对电子邮件信息进行处理。 发件人/收件人 拥有相同发件人的电子邮件被归为同一类，用户也可以通过查询邮件地址或通讯录中联系人姓名进行电子邮件查询。这是利用电子邮件的结构信息对其进行管理。 同标题名称聚合 同一个邮件标题产生的多封邮件，会被整合简化为一封简单明了的会话邮件，可以方便地查看邮件往来记录、进行批量转移、批量删除、批量导出等操作。 附件检索与全文检索 对电子邮件的主题、发件人/收件人、正文、附件标题及文档附件内容可进行关键词检索，从而满足用户查找信息的需求。 人工分类管理 用户可以自行设置文件夹，并将邮件自主归类放置于预设的目录下。163邮箱还提供了一定的自动分类功能，如图1，当电子邮件满足一定条件，如收信人、发信人地址、邮件主题包含某字段，则执行相应的规则，如转移到某个文件夹、转发到某个邮箱、特殊标记、自动回复、置顶等。 图1：网易邮箱提供的邮件自主分类功能 通过上述的总结，我们发现，目前在实际应用领域，电子邮件信息的自动化管理主要集中在对电子邮件的结构信息进行处理，或是通过有限的操作行为标准进行分类，这种信息管理方式实现难度小，但对于电子邮件间的关系揭示的并不充分；并且，管理的对象集中于邮件本身，没有把用户电脑中存储的与邮件相关的文档纳入其中。当用户遇到如下情境时，现有的电子邮件自动分类及查询功能无法满足其信息需求： 情景一：用户从邮件中下载了文件A，之后由于各种原因，邮件已经被删除，但用户忘了将附件存在电脑上的什么位置，也忘了文件名是什么