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电信工程公司办公系统管理办法（试行） 电信工程公司办公系统管理办法 （试行） 电信工程公司办公自动化系统（以下简称“OA系统”）是数字化一个子系统，包括公文处理、辅助办公、个人办公等功能模块,是公司实现办公自动化的基础平台。为提高公司办公效率，节约运行成本，规范办公流程，提升管理水平，就公司办公自动化系统的规范使用，充分发挥OA系统的作用，保障信息传递畅通，根据公司的实际状况统一要求制定本办法。 第一章 总则 第一条 OA系统平台桌面内容包括：公共版块、行政事务管理版块、技术管理版块、综合管理版块、财务管理版块、工程项目管理版块和质量安全管理版块，分版块实现信息的传递沟通等系统功能。旨在实现绩效考核，指令与回馈、交流管理提高办公效率的有效运行。 第二条 OA系统以事件为中心，根据各部门申请审批流程不同的管理要求。从发文办理、行文至办结，均需进入OA系统运转，运转过程中OA系统将对每一步操作自动留痕，作为管理资料备查，并对每步操作进行效能督查。 第三条 OA系统设置阅读权限（见附件1），只有参与流程的相关人员才有权限查阅。对已办结的文件，除涉密文件外，均公开发布供查阅。 第四条OA网络管理系统是公司管理信息传递的有效平台，它集合了公司方方面面信息，也是公司实施企业管理、行政事务管理，、工程项目管理、质量安全管理和其他管理的重要工具。 第五条 本办法适用于经批准使用OA系统的流程及使用范围，已经批准的使用部门（以下简称使用部门）和各部门的使用人员(以下简称使用人员)，需按相关规定进行规范使用。 第二章 系统管理职责 第六条OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的一切后果由本人负责。OA系统如有较大的改动时，必须经总经理办公会同意方可实施。 第七条OA系统使用公司各部门应积极参与、完善及保护OA系统的各项功能模块。使用部门及人员在工作时间内应保持开机登录OA系统状态，保证及时动态接收、处置和办理文件。 第八条项目管理部是OA系统的归口管理部门，可由其根据实际情况委托专业服务机构从事OA系统的开发、运行与维护等工作。使用部门主要负责人为本单位OA系统的第一责任人，所有文件均由主要负责人接收并交办。 第九条公司各部门 办公室文档管理人员负责对日常公文流转的发布和归档。并协助公司领导及部门经理使用OA系统公文批办的技术操作。OA系统的后期维护工作将由公司专业系统管理员具体负责。系统维护工作如以下几方面工作。 1、应定期对系统中账号进行清查、检查操作日志，避免有授权不当的账号，及时清除非授权账号。 2、应定期检查服务器的可用资源，应定期备份数据库，将数据拷贝到专用移动硬盘上。 3、应采取实时监控、定期备份、定期查杀病毒等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。 4、公司各部门应积极配合开展OA系统的完善，积极参加培训，掌握OA系统的使用技巧，实现熟练运用OA系统的目的。 第三章信息发布流程及规定 第十条公司信息发布应按部门职责和权限及要求执行，发布相关信息通过OA系统进行交流和参加讨论及沟通。并存储电子版。相关部门负责人，及信息公告等发布人有责任对版块信息进行管理。 第十一条 各职能部门发布的相关通知、公告、报表等内容都在相应的部门版块中体现（例如项目管理部：工程公告） 项目管理部会不定期在工程公告上上传项目管理部的相关要求及信息。公司文件发布必须按照公司规定的文头、文号等相关格式在OA系统上登记并提交综合部进行批办。 第十二条发布在OA系统上批办的文件及审批项目依批示意见经公司领导及部门经理按照流程（见附件2）规定逐级阅示、办理审批后方可进行信息发布。。 第十三条结束办理流程的公文必须及时做好系统归档管理，并打印领导批示意见和公文留存纸制形式进行归档。凡是涉密的内容未经许可不得在OA网上发布。 第十四条发文由部门人员拟稿转发部门经理核稿之后，提交办公室审核方可经过公司领导会签。 第十五条会签期间修正的意见直接退回拟稿部门领导重新审核。 第十六条会签通过，经总经理签发之后由办公室文档管理员进行打印、分发。 第十七条 通知、公告由拟稿部门提交办公室经审批后方可在OA系统上发布。 第四章 效能督查 第十八条流程办理应在指定的时间内办完，系统将自动记录并及时提示办理情况，进入正式运行阶段由OA系统通过短信平台自动发送提示办理信息。 第十九条 效能督查分为对审批流程的办理时限督查和该件在各个环节的办理时限督查。总的办理时限以收、发文及竣工的时限为准。为保证各类电子文件的及时收发，工作人员应每天及时登录到OA系统接收各类文件。使用人员如因出差或请假者，应指定任务授权代理人。 第二十条 办公自动化系统中的所有使用人员要自觉遵守系