办公室管理文件1.0.doc

部门权责 直接上级：董事长、总经理 行政文件的发放 行政命令包括指示、命令、规定、人事制度，管理制度，奖惩考核等。 内容及要求：所有行政命令都要以书面形式下达生效，管理制度、人事任命、嘉奖惩处等重要行政命令的下达，要由董事长和总经理签字认可，并注明生效日期，未注明生效日期的次日生效。 2. 规章制度的健全 规章制度包括公司的人事制度，考核制度，管理办法，纪律要求等在内的管理制度。 内容及要求：负责制度的编写和推行并监督完善。各行政命令或会议中提及的新的管理制度要及时更新，逐渐健全公司的制度体系。制度生效以总经理和董事长签字日期次日生效。 3. 管理文件的归档 管理文件指公司范围内的流转文件，部门工作文件报表等，包括办公室的职能文件。 内容及要求：部门管理文件由各部门归口管理，办公室负责对各类文件分档排号，定期梳理各部门的管理文件，检查文件的完整性正确性。 具体实施为部门管理月计划，管理月内集中对该部门管理文件集中梳理，结合部门意见调整文件内容及流转方式。更新后的表格等管理文件要求重新纳入管理程序中，由公司总经理签字认可后执行。 4. 外联业务的办理 外联业务包括各类证照（公司证照、人员证件）的办理及维护年检、公司资质的维护、年度平均性工资申报及社保公积金基数调整、安全标准化工地办理、公司办公各类行政费用的缴纳，外联接待等。 内容及要求：及时处理公司对外的行政业务，对每个业务的办理时间清晰明确，并定期核查办理或更新时间，确保所有外联业务在相应的节点及时完成。关系到公司其他部门工作的相关信息，要第一时间通知部门负责人。 5. 人事管理的执行 人事管理包括人员招聘解聘、培训、考核、薪酬、劳动关系的管理。 内容及要求：确保所有人员的劳动关系清晰合法，明确双方义务责任，负责公司人员对劳动关系及工资组成保险缴纳的解答工作。 制定并执行与考核结果相关的薪酬管理制度。每月工资发放日前将所有人员工资准确造册。总经理审批后，申请财务工资发放。 所有人员的任命及解聘要由公司总经理的审批，办公室秉持公司利益不受损的原则办理相关事宜。 6. 公司会议的组织 公司会议包括每周例会，月度例会等。 内容及要求：负责组织落实有关会务准备工作，会议前，将公司的会务安排、会议主体、会议要求以书面传达各部门，会后两天内将会议纪要发送到与会人员，便于各部门梳理会议提出的待完成项及下阶段工作要求。 另外，办公室对公司例会的纪律及要求要有统一的文件约束，如会议中处理来电，例会中各部门需要反应的工作重点，公司例会的各个环节说明等。 7. 印鉴文印的管理 印鉴文印包括公司法人章、合同章、公章以及文印资料企业资料。 内容及要求：企业基本资料提供复印件，特殊原因原件需带出的，需获得总经理的批准，办公室方可借出。 公司用章实行审批制，如合同审批流转表， 其他情况要向公司总经理请示，征得同意后，用章人登记使用事项签字确认。重大事项要按权限必须经公司董事长或总裁同意并签字，方能用印。因特殊原因，签章或资料需要带出的，征得总经理同意后，写明原因签字叫办公室留存至印章还回。 8. 行政用品管理 行政用品包括实现一切行政管理事务所需的固定资产及办公室耗材。 内容及要求：包括行政办公用品的采购、保管和发放工作。以及定期对各部门行政资产进行清点。 制定办公用品的发放办法，大型物品的发放要有总经理签字。小型用品填写发放登记表，领用人签字。定期整理分析用量，提出新的采购计划和数量，提高采购效率。 9.文件的收发管理 这里的文件收发包括信件、报刊及传真文件。 内容及要求：办公室负责各类文件的收发，公司各类传真文件关系各个部门的工作，不能有任何遗漏，由办公室负责收取，再通知个部门相关事宜，文件的发出也由办公室统执行。 10.公司用车管理 公司用车指人员因工作需求使用公司车辆。 内容及要求：所有用车需在办公室备案，并登记随车的行驶记录表，每月办公室要根据行驶记录核对公里数。 11．其他事务管理 包括企业协会会费缴纳、公司节假日礼品采购、公司活动安排、公司人员体检安排、车辆维修管理、来宾招待、办公区卫生维护等，以及总经理下达的临时任务等。 人员设定 岗位名称 岗位人数 岗位主要职能描述 办公室主任 1人 综合管理、人力劳资 文秘 1人 行政事务及后勤管理 办公室主任 1.全面负责制定办公室年度工作计划并在实施中检查、落实，以确保公司年度管理目标的实现。管理制度文件的管理和修改； 2.全面负责办公室职能范围的各项工作，做好各类文件、资料的起草、打印、校对、整理、存档； 3.全面负责办公用品、低值易耗品的采购、发放、登记按制度执行，每月登记台账，做到账物相符；车辆使用按制度执行，无重大（主责）交通安全事故；上报统计报表及时准确，无明显差错； 4.组