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优化高校教学秘书工作效率策略 　　 [摘要] 一个成功的高校不仅需要高素质的科研教学队伍,也需要执行力强、高效有序的教学管理队伍。针对目前高校普遍存在的重教学轻管理的现状,面对新形势、新问题,提出可能导致教学管理基层的教学秘书工作效率的原因及相应的对策。 　　[关键词] 高校 教学秘书 工作效率 策略 　　 　　一、引言 　　随着我国国力的强盛和教育事业的大发展,2006年我国本专科生招生人数已达到530万人、毛入学率超过25%。这一新形势带来了突出问题:如学生规模的不断扩大与学生的入学水平下降,同时随着高等教育改革的推行,如今各高校先后进行了学年制向学分制的改革,这双重形势给教学管理带来很大的影响。作为高校院(系)最基层的教学单位最直接的教学管理者――教学秘书,承担着教学服务保障、组织协调、检查监督、沟通反馈等多重职责,是教学工作正常运转的枢纽,然而目前的高效运行现状使教学秘书身心疲惫、效率低下,也严重影响的着教学秩序的高效流畅,因此优化工作效率是提高教学管理质量的必要条件。 　　二、导致工作效率低下的原因 　　1.观念守旧,领导层不重视 　　“重教学,轻管理”是目前高校普遍存在的现状。教学科研人员是高校中的重要资源,所以在引进人才和待遇优惠政策上都有偏重,而作为行政岗位的教学管理人员在地位、待遇、学习进修机会等方面都有着很大的区别,个人晋升和职位发展的空间都不大,导致很多教学秘书要么拼命考研,要么拼命转向教师岗,使岗位的流动性增大,而新的岗位的聘任制出来后,虽然解决了流动性的问题,却使许多教学秘书感到失望、悲观,这种心态严重影响了工作主动性。 　　2.缺乏培训机制 　　培训是组织人力资源管理与开发的重要组成部分和关键职能,是组织人力资源资产增值的重要途径,然而除了刚进校的教师有岗前培训外,对新进的教学管理人员很少有针对性的培训,很多教学秘书进入岗位后多半是观察、自学前辈的经验,缺乏不专业、不系统的培训导致工作的不规范,个人经验主义比较盛行,也让严谨的教学工作缺乏系统。同时对在职人员培训也不够重视,缺乏动力激励,导致效率低下。 　　3.制度执行不严谨,落实难 　　制度是管理工作的依据,如果制度的执行随意性大或人为因素多,就会给执行者造成困扰,同时也影响工作效率,究其原因主要有三个: 　　(1)制度办法滞后,赶不上发展的节拍,但上级管理部门却仍要求基层一如既往的执行。员工们对这种无效的制度懒于执行或假执行,悬空制度。 　　(2)制度无可挑剔,但执行环境不利。如人员配备不足,岗位设置不合理,办公设备不能满足要求,真正按制度执行,工作难以开展、效率难以提高,反映又不能尽快解决。于是便把制度放到了一边,任你千呼万唤,我自岿然不动,执行不了了之。 　　(3)人情干扰,导致制度的不公正不透明。 　　4.规章制度不完善,部门沟通不畅 　　由于教务秘书的工作涉及面广,除了老师和学生外,还要与各个部门进行协调沟通,教学管理规章制度是高校教学管理的组成部分,也是保障各个部门的协调顺畅的有力法宝,不完善的制度会让沟通矛盾重重,彼此卡压,工作就难以开展。 　　三、提高工作效率的对策 　　1.转化观念,善用激励机制 　　高校作为人才培养的主要场所,其办学质量的好坏直接决定人才培养的质量。而办学质量的评估在很大程度上又取决于高校的教学质量,所以教学管理部门是高校管理工作的核心,没有一支合乎现代化要求的高素质管理队伍,很难跟的上新形势,所以对管理层来说应转变随意安置任何人员都能胜任教学管理工作的做法,应把教务人员任用机制提高到关系学校的生存的高度来认识;对教务秘书自身来说,应认识到只有岗位不同,没有高低之分,要树立自豪感和工作的自信心,做到干一行,爱一行。 　　有效地利用激励机制充分调动人员的积极性和主动性,遵循人本主义原则进行心理需求分析,建立多维交叉的激励机制;遵循物质激励与精神激励相结合的原则避免物质万能论与一味的精神满足论;遵循民主参与原则,高校内部的分配制度、人事制度、进修学习、岗位聘任等做到真正的透明公开。 　　2.管理科技化,标准化 　　美国古典管理学家泰罗在《科学管理原理》中对科学管理进行阐述认为,用科学标准化的管理代替经验管理,才是实现最高工作效率的手段。这要求我们要对现有的工作提供清晰的工作步骤,画出工作流程,在理清头绪的同时也缩短了解释的时间。 　　教学管理信息化自动化可以提高管理的准确性、及时性和高效性,以江苏科技大学南徐学院为例,教务管理依托于一级学院的管理系统,基本实现了管理信息化,目前学生可通过教学管理软件进行有关考试的报名,选课、评课、查课表、成绩等与自己学业相关的事宜,在运行的这几年里,虽然有选课操作指南以及每年对新生的选课培训,可是仍有一大批同学不能熟练操作选课系统造成