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客户抱怨处理管理制度 字 投稿:胡虮虯.doc
客户抱怨处理管理制度 1343字 投稿:胡虮虯
客户抱怨处理管理制度
编 制 部 门 : 质检部
文 件 编 号 :
版 本/版 次 : A/0
总 页/码 次 : 4/4
2016年1月1日发布 2016年1月1日实施
编制:万健 审核: 批准:
文件修改记录
1. 目的
为规范对客户抱怨、退货之处理流程,防范类似状况重复发生,维护公司形象。
2. 范围
客户因对本公司产品品质或服务不满,而提出之抱怨、退货,除另有规定外,依照本办法执行。
3. 权责
行政人事部——负责监督本制度的执行情况及提报事项的协助处理。
质 检 部——负责对本制度的制定、修改及实施监督。
4.客户抱怨处理规定
4.1定义
客户抱怨系指客户对本公司产品品质或服务状况有所不满,而直接或间接提出之退
货、换货、减价、免费维修、赔偿、减少订单、取消订单、技术改善、品质改善等要求或建议。
4.2客户抱怨情形
4.2.1客户抱怨发生情形主要有下列几种:
?产品品质有瑕疵。
?产品于运送过程中发生损坏。
?包装不良或因此导致损坏。
④品质、规格、数量与订单不符。
⑤其他品质问题或违反合约规定之状况。
4.3客户抱怨受理
4.3.1客户抱怨一般由营销部受理,但研发部、质检部等与客户有工作关系之单位也有
机会接获客户投诉:
?所有员工于接获客户抱怨时(尤其电话投诉),应注意对礼貌,并迅速将抱怨内
容填入〈客户抱怨联络单〉,转营销部处理。
?营销部接获客户抱怨后,应先查证其内容,若因客户误解或非本公司责任,应委
婉地向其解释以得客户谅解。
?营销部在受理客户抱怨后,应负责以下工作:
(1)整理调查抱怨内容。
(2)除品质技术问题外的抱怨处理。
(3)品质技术问题转质检部处理并追踪。
(4)汇总处理对策并书面回复客户。
(5)其他协调工作。
④营销部或其他接获客户抱怨之单位,应填写〈客户抱怨联络单〉,其内容应包含:
客户、抱怨产品名称及所属订单、问题点、影响程度、客户建议、拟回复(或客户要求)时间等。
4.4客户抱怨处理
4.4.1营销部
?非品质、技术问题由营销部负责处理。
?营销部将〈客户抱怨联络单〉之原因分析、对策等栏目填写完整。
?必要时,业务部应会同相关单位研拟对策。
④营销部〈客户抱怨联络单〉(含质检部转来的算是完毕之〈客户抱怨联络单〉)
传真或快递给客户,必要时附上相应的补充说明文件或样品。
⑤证询客户要求,必要时应上门拜访致歉。
⑥将〈客户抱怨联络单〉存档。
4.4.2质检部
?品质技术问题由质检部负责处理。
?委派专人进行处理。
?质检部会同相关单位研拟对策,并填写原因分析、对策等栏目。
④质检部将〈客户抱怨联系单〉填妥后一联转回业务部,一联自存,必要时附上相
应的补充说明文件或样品。
4.5注意事项
?总经理室对客户抱怨的处理流程负有管理责任,应做好查核督导工作。
?对客户抱怨采取的处理方案,客户是否满意,营销部应征询了解。
?客户对回复的处理方案不满意时,营销部应会同总经理室尽快加以处理。 ④各单位在处理抱怨过程中的争议时,由总经理室协调仲裁,必要时由总经理仲裁。
5.客户退货处理
5.1处理原则
5.1.1客户退货视同客户抱怨处理。
5.1.2客户批量性的退货,除按正常抱怨流程处理外,对退货品应妥为处理。
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