第一篇 采购作业流程须知.docx

第一章餐旅采购的重要性餐旅采购是一种艺术，也是一种高度专业化的学问，它是餐旅成本控制之始，也是餐旅企业生命之源泉。餐旅采购并非仅是狭义的进货、补货之工作，它与物料管理、仓储作业以及生产销售服务均息息相关。如何确保餐旅企业繁杂之工作，若缺乏专业知能与完善采购管理，难以竟功。语云：良好的采购，为销售成功的一半，采购是餐旅营运作业之始，也是餐旅管理成本管理之开始。第一节　餐旅采购管理研究之目的提供采购部门各项最新、最正确的采购资讯，确定采购人员职现，制订标准采购作业程序，以提高餐旅采购效率，降低营运成本，增进营业利润。提供最新、最正确的采购资料培养餐旅采购专业人才，赋予权责建立健全采购机构，制订标准采购作业研究采购技巧，提高采购效率确保采购物料适时、适量、适质、适价供应第二节　餐旅采购管理的任务一、拟定采购政策与采购计划采购管理部门主要职现，乃根据餐旅业者本身之特性，衡量内外环境与市场状况制订餐旅采购政策，采购政策系指采购组织、采购制度、采购策略、采购方针等等。二、市场调查、分析并掌握最新资讯采购部门另一主要任务是从事采购市场之调查，搜集各项市场情报，并加以分析研判，目的在于了解物料供应来源、价格、品质等等。三、掌握库存量，避免物料短缺或资金积压采购管理最重要的任务，乃确保餐旅游企业所需物料能维持适当的库存量，以免因物料短缺而影响餐旅业生产与销售，也可避免因缺货而令客人不满。采购人员若未事先老师餐厅之销售能力与库存量多寡却大量进货，不仅造成劳动资金之积压、利息之损失，更容易导致物料因久藏而变质或有失窃之损失。品质之维护与价格制订餐旅采购人员本身必须具备是项事业知能，对于各项购料之性质与用途均充分了解，并能依企业本身需要而且配合市场供应情形，提供新货源及代用品之建议。采购货物之价格会影响产品成本，因此采购管理部门之任务，乃在搜集市面上有关之商情资料，研究降低成本方案，检讨制订价格方法外，还须注意价值之分析。价值（Value）=品质（Quality）/价格（Price）选择理想供应商采购部门必须特别注意选择理想的物料供应商，除此之处，还要了解该厂商之厂房设备、生产能力、财务状况，以及是否为合法厂商外，应具备三大要件：１、以最低、最合理的价格供应相当水准的物料。２、有相当充裕之货源与数量。３、提供完善的售后服务。决定采购数量与时机物料采购数量的多少，完全依据其本身销售量、存货周转率、交货时间、物料市场状况、资金预算及仓储能力而制订，至于采购的适当时机，则视该项物料之性质、价格、需要量、交货时间、价格折让、季节及本身财力来作决定。研拟妥适采购方法，提升优势竞争力采购一般而言，有市场采购、期货交易、议购、订购、报价采购、询价采购、招标采购、比价采购、定价采购、牌价采购等十种，不过通常以报价、议价、比价、招标及市场现场采购等五种最常为人所采用。任何一种采购方法并好坏之分，只在于运用上是否能灵活方便用已，餐旅采购最重要的是使每花一分钱均有其价值，至少要享有与其他同业同等的进货价格与售后服务，如此才能提升本身的竞争力。交货与验收采购的最终目的，乃在依时限如期得到所需之物料与设备，因此对于交货日期、交货方式、包装方法等等均须加以研究，同时须注意防范延期交货所造成之损失，并研拟防止政策。验收时，通常厂商送货员均会附上发货单，此时验收人员应先确定发货单与公司原采购单所记载之品名、数量、重量与规格是否相符合，确认无误始可验收签单，并负责将货品直接送到仓储存或发货到合作备位备用。餐旅采购管理的流程现代企业经营管理的餐旅业在进行餐旅采购作业时，对于整个采购工作流程中的每一环节、每一步骤，均严加管制而不敢掉以轻心，期以最经济有效的采购方法，达到最高品质的采购目标。确定采购政策与目标根据本身营业特性及销售之需要，再考量本身资金、库存量、市场动态等因素来作整体性通盘考量，分析利弊，以拟订采购政策，决定采购目标。根据餐旅采购目标来订定各种采购标准作业，据以实施采购目标管理。拟定采购计划与预算餐旅采购计划，是指餐旅业为有效执行其采购政策而拟定的采购作业工作计划，它是根据企业本身销售政策、生产政策及采购政策而订，至于采购预算之编列乃端视各部门销售营运情形、生产用料进度、可用库存量，以及采购数量与价格来决定。市场调查与分析餐旅采购计划拟定之后在，采购部门人员即针对采购计划之内容来进行采购市场调查，借以搜集拟采购物料的最新商情资讯。研订采购作业程序采购作业程序，是指餐旅业者执行餐旅采购计划的实际工作行动准则。餐旅业者为确保其采购物料能适时、适质、适价与适量的正确供应，通常均订有标准货品采购流程，其步骤为先填写请购单，待核准后再决定采购方法、厂商报价、决定厂商、订购签约、催货管制、最后再由采购部门会同相关人员共同验收，验毕即分类登帐入库及付款。十　付款九　登帐入库八　进货验收七