EXCEL报告和运用技巧.ppt

* * Excel 运用及报告技巧 最基本的认识 在工作中，做报告一定要记住以下几点: 一、能用表格，就不要用文字叙述. 二、能用图表，就不要用表格 三、能用PPT报告，就不要用excel报告 * * 以下为EXCEL在工作中的一些技巧应用…… 报告时注意事项--字体的设定 * * 【字体设定】： Excel中单元格中的文字通常用新细明体，12号字，英文为Arial.标题通常用20号新细明体/粗体,以突出显示. PPT中同样，只是所有的字体最小不能低于18号 报告时注意事项---栏宽 * * 重要的栏位要加宽,此栏并不重要,这是我们在报 告时常见的错误,且尽量在一页上全部显示. 报告时注意事项--显示比例 * * 通常在报告时，我们把显示比例设成100% 【放大缩小页面】： 一只手按住ctrl，另一只手逆时针滚动滑鼠，则页面放大;另一只手顺时针滚动滑鼠，则页面缩小.这在我们报告时很有帮助，可以放大缩小页面让人清楚看到报告的内容 常用快捷键 1、ctrl+S----存档 2、ctrl+A----全选 3、ctrl+X----剪下 4、ctrl+C----复制 5、ctrl+V----粘贴 6、ctrl+F----寻找 这些是常用的，还有…… 我们可以在Excel菜单里直接看到…… * * * * 换行格式的设定 文字對齊方式 文字控制 文字方向 【作用】：在一个单元格内可以换行，但是有一个不好之处是，只要拉动栏宽，字数就会改变，所以我们换行时，通常按Alt+Enter * * 外框格式的設定 【框线的作用】:突出显示，报告的时候可以用到，以让人清楚的晓得你要报告的内容 字体也可变更，作用同上. * * 步驟: 選取具有想要複製之格式的儲存格範圍。 在 [格式] 工具列上，按一下 [複製格式] 選取想要將格式設定複製過去的儲存格範圍。 格式復制-格式刷 【作用】: 只能复制相应的格式,不能复制文字, 通常用：ctrl+c复制文字 编辑菜单-----选择性贴上 * * 编辑菜单 【作用】:很好的工具,可根据自已的需要去贴,在写邮件时可把你要show的东西贴出来，有好几种格式供我们选择. 在PPT里面贴成HTML格式，便于更改 Print screen的应用 * * 【作用】:我们有的时候就不需要拍照，直接按键盘上的printscreen,比拍的照更清晰 从字面上讲就是:　打印屏幕 如下： 按printscreen—打开小画家 按ctrl+c(粘贴） 选取你想要的画面再按ctrl+C贴到你想要的位置 超链接的使用1 * * 【作用】:在资料位置正确的情况下直接点选即可打开相应资料. 但插入的只是路径，如果那头的资料位置变更，则无法链接，也就是说无法打开指定物件 我们通常用插入物件的方式来放文件 超链接的使用2 * * 【编辑超链接】:若原来的资料位置变更需重新链接，则选此项 【移除超链接】:取消此链接 插入物件1 * * 【作用】:功能相当强大，在办公软件的应用中，用得很多，尤其在我们做报告时就可以用到，尽量少用超链接，如下……. 插入物件2 * * 【二种插入状态】:一种是以图示，一种是以图片，可以演练给大家看一下,我们均可点击打开相应的档案 在以后的报告中，能用插入物件的形式尽量用 插入注解 * * 我们在用EXCEL作报告时也可以用插入注解的方式 一种是用插入快取图案进行编辑 另一种是直接插入注解。 二种各有各的好处。 在做报告时这个也可以用到 * * 群组/大纲的使用1 我们在报告文件时，可以用此，如上图，这样，可以节省空间，尽量让档案在一页上显示，避免用鼠标在不停的拖揍 * * 群组/大纲的使用2 移动复制的运用 * * 【作用】:可以在同一活页薄或不同的活页薄里面移动或复制，实际操作看一下 简单涵数的应用１ * * 右击点下右下角数字键，可以得出数据的平均值，计数，求和等等 简单涵数的应用２ 我们在使用数据时请尽量使用公式，否则相应的数字变动，会使信息错误，下面介绍一些简单的涵数 Sum(求和） Average（平均） Count（项目个数） 举例来看 * * * * 举例1 Sum(D2:D7)----函数 ==D2+D3+D4+D5+D6+D7------公式 我们尽量用函数，不要用公式，具体请看下页 举例2 * * 函数没有出现任何问题 公式里漏掉了D4参照位置 简单认识参照运算符 1---“:”代表储存格范围（起迄之间的报有储存格） 例如---B10：E10（指B10、C10、D10及E10等四個储存格 2---“，”联集（数个储存格范围的总集合） 例如---sum(B3:B5,A4:C4) * * Ex