档案实体类的原则和方法.pptVIP

档案实体分类的原则和方法 2.1档案实体分类的要求 2.1.1档案实体分类必须正确地选择和运用分类标准 （1）应根据档案分类对象的本质属性为主要分类标准，根据分类对象的其他属性为辅助分类标准。若只采用某一种档案分类标准是不能完成档案实体分类任务的。在档案实体分类实践中，人们往往是将若干个分类标准结合运用，才能实现分类的目标。先采用什么标准，后采用什么标准，取决于方便保管和利用的要求。 （2）每一次分类一般必须按照同一个分类标准进行。它是指以全宗为对象划分的第一级类别，按照同一标准划分，第二级类（母类）再划分子类时，则允许分别采用不同的分类标准，但同一子类划分属类（目）时，必须按同一标准划分,类目之间不得交叉。 （3）根据一定的分类标准所确立的类目体系中，划分所得的各子类外延之和应与被划分的母类外延相等。子类应互相排斥，否则就会出现分类过窄或过宽，各类之间互相交叉等许多混乱。 2.1.2档案实体分类必须具有思想性和实践性 （1）档案实体分类所依据的哲学思想，是其思想性的集中表现之一。 例如，法国的“尊重全宗原则”是西方早期结构主义思想为指导的；美国在20世纪确立的“文件组合”分类理论，则是以现代“实用主义”思想为先导的。前苏联与我国的全宗理论及档案分类思想，又都是以马列主义哲学理论和方法为指导的。 以“结构主义”、“实用主义”、单纯的“逻辑方法”均不同程度的损害了档案文件的历史联系，而以马列主义哲学思想和方法为指导的档案实体分类，则较能客观的处理好档案实体分类实践中的“现实性”和“历史性”问题，并且能够有效地运用历史主义方法及逻辑方法，使档案实体分类结果达到科学性的要求。 档案实体分类中的类目设置的思想倾向也是思想性的表现之一。例如在类目的排序方面，一般应将反应党委（党组）活动的类目排在各类目之首；在类目的命名方面，既要坚持客观性原则，真实地反映有关档案文件的思想内容及特征，又要注意站在人民大众的立场上来选择和使用有关的用语。应当承认，我们在进行档案实体分类的过程中，坚持党性原则，以马列主义的思想和方法为指南。 （2）档案实体分类的实践性要求。档案分类在具体实践中要依据一定的分类技术来进行。档案分类技术包括三项基本内容，首先是编类技术，主要是指编制各种分类方案（分类大纲）的工作步骤、程序、分类方法与标准的选择，以及修改等方面的技术。其次是辨类技术，主要是指依据档案或其保管单位（案卷）的性质、特点等，来辨别它们应属于哪一个类目范畴的技术。第三是归类技术，主要是指依据“辨类”的结果，将档案文件有规律地归入有关档案分类体系的技术。 在具体操作中，要具有明确的目的性，要处于档案科学管理和利用的需要，充分考虑本机关用户查找利用的方便及日后向有关档案馆移交档案的方便等。 2.1.3档案实体分类要正确处理好档案数量与分类层次之间的关系 在实际工作中，不能认为档案实体分类的层次越多越好，或“以多为好”，应当恰当的处理好档案文件数量与分类级次之间的关系。在产生档案数量较多的单位，应当依据档案的门类、属性、机构属性、内容属性、时间属性、形式属性及价值属性等。将档案文件依其本质属性及其他突出特点，依次区分为各个类别。 要结合本单位实际，采用适当的分类方法，一经确定，不能随意变动。文书档案的分类应采用统一的原则，一个单位内部不能采取两种以上的分类方法。分类的级次应考虑到立卷等项工作的需要，大机关一般不超过3—4级，中小型机关，其分类级次以1—3层为佳。形成档案数量较少的单位，也可只按文件的保存价值，将档案粗分为永久卷和定期卷即可。 * * *