会计电算化第四节表数据处理.docVIP

第四节　报表数据处理 一、表页管理 (一)插入和追加表页 在一个报表中增加表页有追加和插入两种方式。插入表页即在当前表页前面增加新的表页；追加表页即在最后一张表页后面增加新的表页。 单击屏幕左下方的“格式”按钮，使报表处于“数据”状态。点取要插入表页的表页页标，使它成为当前表页，然后调用“编辑”菜单中的“插入/表页”功能，系统将弹出“插入表页”对话框。在“插入表页数量”编辑框中输入要插入的表页数，确认后在当前表页之前就增加了新表页。追加表页时则选取“追加/表页”功能。 (二)交换表页 交换表页是指两张或两张以上的报表相互交换数据。交换时，要确保报表处于数据状态，然后调用“编辑”菜单下的“交换/表页”功能，系统将弹出“交换”对话框，在“源表页号”和“目标表页号”编辑框中输入要互相交换位置的表页页号。可以一次交换多个表页，多个表页号间用逗号隔开。 (三)删除表页 删除表页是将指定的整个表页删除，报表的表页数相应减少。删除时，应确保报表处于数据状态，然后调用“编辑”菜单下的“删除/表页”功能，系统将弹出“删除表页”对话框。如果不指定表页号和删除条件，则确认后删除当前表页；如果要删除指定的表页，则在“删除表页”编辑框中输入要删除的表页号。可以同时删除多张表页，多个表页号之间用逗号隔开。 (四)表页排序 UFO提供了表页排序功能，可以按照表页关键字的值或者按照报表中的任何一个单元的值重新排列表页。“第一关键值”指根据什么内容对表页进行排序；“第二关键值”指当有表页的第一关键值相等时，按照此关键值排列；“第三关键值”指当有多张表页用第一关键值和第二关键值还不能排列时，按照第三关键值排列。 应注意，以关键字为关键值排序时，空值表页在“递增”时排在最前面，在“递减”时排在最后面。 (五)查找和定位 查找和定位都是为了在存在多张报表和多表页的情况下，快速地找到所需要的报表。 查找分为查找表页和查找可变区。查找表页是根据给定的条件，在报表中找到符合条件的表页，并使它成为当前表页。 查找时，应确保报表处于数据状态，点击“编辑”菜单下的“查找”程序项，将弹出“查找”对话框，在“查找内容”中点取“表页”，在“查找条件”框中定义查找条件。点取“查找”按钮后，第一个符合条件的表页将成为当前表页。点取“下一个”按钮后，下一个符合条件的表页将成为当前表页。如果没有符合条件的表页，或查找过程已到达最后一个符合条件的表页时，状态栏中将显示“满足条件的记录未找到！”。 二、报表数据生成 报表系统在“格式”状态下定义的表头、表体、表尾以及报表公式等完成后，可以通过单击“格式”按钮，由“格式”状态转换为“数据”状态，报表会自动计算出相应报表的数据，生成所需要报表。 或者通过“报表重算功能”也可以生成报表数据。 如果在所有的表页中没有本期的报表表页，则需要先在本报表中插入新表页，可点击“编辑”菜单下的“插入/表页”功能项，系统提示需要输入“插入的表页数量”，输入为1时，表示只插入一个新表页，点击“确认”钮，则一张新表页随即被插入到此报表中，接着用户需要输入关键字的值，可调用“数据”菜单下的“关键字/录入”功能，输入本表页所对应的年、月、日等关键字的值，系统提示是否重算本表页，选择“是”，本期的报表即可编制完成。 随后，可调用“数据”菜单下的“审核”功能对新编制完成的本期报表进行平衡关系检查，检查没有问题，则说明本期的报表编制无误，接下来就可以将此表页打印输出了。 三、报表审核 当报表系统处于数据处理状态，在表页计算执行完毕之后，用鼠标选取“数据”菜单下的“审核”功能，系统将按审核公式逐条审核表内的关系。当报表数据不符合勾稽关系时，显示MESSAGE后的信息，记录该提示信息后按任意键继续审核其余的公式。 例如执行资产负债表的审核，若发现单元D39与H39的实际数据不等，则系统会弹出一提示框，提示信息为“期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计”。按照记录的提示信息修改报表数据，重新进行审核，直到不出现任何提示信息时，则表示该报表各项勾稽关系正确。 每当对报表数据进行过修改或重新计算后，都应该进行审核，以保证报表各项勾稽关系正确。 四、舍位平衡 当本期报表编制完毕，需要对报表进行舍位平衡操作时，可按以下要求操作：确保报表处于数据处理状态，用鼠标选取“数据”菜单下的“舍位平衡”项，系统将按照所定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位操作，并按照平衡公式对舍位后的数据进行平衡调整，将舍位平衡后的数据存入指定的新表或他表中。 五、报表输出 报表输出包括报表的屏幕输出和打印输出，输出时可以针对报表格式输出，也可以针对某一特定表页输出。 输出报表格式须在格式状态下操作，而输出表页须在数据状态下操作。输出表页时，报表和报表数据一起输出。输出表页数据时会涉及表页的相关操作，比如表页排序、查