招待费、差旅费、会议费等七项费用的管理技巧.docVIP

招待费、差旅费、会议费等七项费用的管理技巧 　　　企业费用的那些事，主要指期间费用。文中“费事”特指销售费用和管理费用，一些企业简称“销管费用”。涉及销管部门发生的以下费用： 　　与人相关的费用：主要包括薪酬、劳动保险费、劳动保护费、协力服务费等； 　　与机构相关资产类费用：主要包括租赁费、折旧摊销、修理费、后勤服务费、系统服务费等； 　　与做事方式相关费用：主要包括业务招待费、会议费、公务用车费、办公费、差旅费、咨询费、专业服务费、税费等以及其他。 　　这些销管费用科目设计三、四十项二十级项目、上百项项目。 　　我们知道，为了做业务、为了企业发展，很多销管费用花得大手大脚，却打着“刚需”的旗号顺利成章地纳入了不可控的费用而免于改善，导致某些企业毛利高但净利低。业务人员口中所说的“刚需”费用真的就必不可少吗？当财务懂了业务，当遇到销管费用中的套路，也能“反其道而行之”。 　　一、销管费用的2种管控模式 　　这么多的销管费用科目，有的企业习惯于把它们归纳分类一下，叫做“可控不可控费用”，比如提个什么“重点可控费用”等等。这种说法对么？我们说业务触发成本，这种“可控还是不可控”的说法，跟业务就联系不起来了，所以这种提法不好。 　　我还听到一些管理者喜欢说“刚性费用”这个叫法，比如人工成本、折旧费、维修费等等。这样说就可以顺理成章的纳入“不可控”费用一类，而“免于改善”了，为降不了的费用找到了一个藉口、一个所谓的“保护伞”。我个人不太认同这种提法。其实来说，所有费用都是可控的，有的是短期实现可控，有的是长期实现可控。 　　1、主动型支出——精细化管理实现短期可控 　　今天给大家提出一个全新的分类的方法，叫做“主动型支出”和“被动型支出”，比如业务招待费、公务用车费、会议费、办公费、差旅费、广告费、促销费、投标费、售后服务费、通关费等费用，它实际上是与做事的方式是有关系的，称之为“主动型的支出”。主动型的支出的特点是弹性系数比较大，就是事情多了它就多，事情少了它就少。说白了就是，如果有改善空间的话，是直接可以砍的那一块费用，短期内靠精细化管理见效会比较快。 　　2、被动型支出——价值链管理实现长期可控 　　职工薪酬、折旧租赁费用等与人员相关和机构相关的费用，属于被动型支出。它在一定的周期内，是属于一个定值，即使事情少了，变化系数也不大，只有出现重大变化时，才会发生较大变化。就算有优化空间，也是不能一蹴而就的，管控效果也并非立竿见影。这种被动型支出直接砍是不行的，直接砍只有一个结果：未来还会反弹。所以我们只能通过机构精简、组织优化、模式创新等系统改善手段来缓慢的推进。 　　因此，结合“主动型、被动型”这两个方面来进行系统设计，销管费用的改善措施的全景坐标也就出来了：叫做中长期改善措施，与短期改善措施相结合。短期实现管理改善依靠费用削减和运营模式的优化；中长期实现管理改善依靠价值链管理。这么分类的话，就与业务产生关联了。只要与业务产生了关联，那么当业务变化了，就无所谓可控不可控，刚性不刚性，也就“一切成本皆可降，而且是跟着业务一起降了”。 　　二、销管费用如何的精细化管理实现短期可控 　　针对主动型支出的精细化管理，通过以下7个熟悉的典型科目简要进行说明。 　　1、业务招待费 　　对外联络的销售部门，经常要建立与这个客户良好的关系，有事的时候要联系，没事的时候也要常常联系。请客吃饭、迎来送往，这本无可厚非，但每一笔请客的报销单据，都应该明明白白。要解决这一问题很简单——制定复杂的报销制度： 　　- 吃饭写清楚吃饭原因、人数和无遗漏的人员名单； 　　- 烟酒写好具体的香烟和酒水的品牌名称和数量，非用餐类支出(买东西送)须详细注明品种、数量及用途； 　　- 结账必须刷卡消费，不可现金结账，并提供点菜的消费清单； 　　- 不开支员工外埠出差发生的个人用餐费用； 　　- 以上凭据均报领导审批、制度明确“事后可核实并扣款”。 　　2、差旅费 　　很多公司对差旅费的报销还是有一定规定的，但业务人员也有自己的应对之法。比如住宿发票金额超出公司额度了就说是客户给订的；拿着客户的住宿发票，到自己公司来报销。既然有原因就把理由置于阳光下公开，借口往往是经不起推敲的，写明情况、一一核实，财务人员该怎么办就怎么办： 　　- 统一按地区制定差旅各项费用标准； 　　- 减少不必要的出差人次费用； 　　- 增加集中出差地区的出差信息查询功能，建立顺带资料传递功能，提高往返效率； 　　- 对于仅有公司内部人员参加的部门会原则上在公司内召开； 　　- “出国制度定复杂”，减少出国团组，严格控制出国批次、人数及在外时间； 　　- 整合公司差旅资源，推行差旅服务集中寻源 、集中采购，优化国内出差协议宾馆资源及价格。 　　3、办公费 　　办公费也有点像个“筐子”，很多费用名目都