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内部合同管理制度.doc 7页

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法律事务管理制度 第一章 管理制度总则 第一条 管理制度概述 为防范市场风险与法律风险,提高公司经济效益,减少因合同签订、履行过程中发生的纠纷以及公司日常工作中出现的法律事务,依据中华人民共和国《公司法》、《合同法》、《城市房地产管理法》《建筑法》及相关法律,结合我公司实际情况,特制定本管理制度。 第二条 管理制度适用范围 1、公司对外签订的所有商品房买卖合同、物业管理合同、建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、物资设备采购供应合同等,均适用本管理制度。 2、公司日常经营中发生的法律纠纷问题处理,包括:纠纷和解、诉讼、仲裁等。 3、公司日常经营中涉及法律事务的重要商务谈判、合同签订谈判及各类其他协议等。 4、其他公司法务部部门工作职责规定的法律事务。 第三条 公司法务管理机构 公司法务部是公司法律事务管理机构,在公司董事长和分管总裁的领导下,负有以下职能: 1、负责修订和完善公司合同管理制度,指导下属公司及其他业务部门制订合同管理实施办法,负责制订公司自用合同的格式文本,会同公司有关部门对重大、重要合同进行评审并出具审查意见,监督、检查各部门合同签订、履行、管理情况,参与合同纠纷的调查处理,制定解决方案。 2、负责组织有关合同管理、房地产、知识产权、诉讼法等法律知识的讲座和培训; 3、负责解答合同签订、履行等方面、日常经营工作中法律问题的咨询; 4、负责代理公司及时处理发生各类诉讼仲裁纠纷; 5、其他公司法务部部门工作职责规定的法律事务; 6、协助办公室公司合同文本的和案件卷宗归档工作。 公司各部门负责人负责该部门的合同管理工作,或指定其他有相关知识的工作人员负责具体工作,人员名单应及时交法务部备案。 第二章 法律事务工作规定 第四条 合同管理规定 1、合同的起草:一般合同由各级经办人自行拟稿,合同内容包括标的(指货物、劳务、工程项目等),数量和质量,价款或酬金,履行的期限、地点和方式,违约责任等主要条款;公司对外签订的合同,有格式文本的,应使用格式文本签约,由经办人按合同纸上的要求填写;严禁口头协议和非正规书面形式。任何有疑问和异议的应及时向公司法务部咨询;重要合同由法务部负责拟稿会同业务部门共同制订。 2、合同的签订:签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。经办人、审查人、批准人各司其职,分工负责。任何合同均需经过评审程序评审后,方可批准签订。 3、授权委托:公司实行法定代表人授权委托制度,签订重要合同应先取得授权委托书,并在授权范围内签订合同。 4、前期调查:经办人于合同签订前,应验证对方当事人有效证件,验明主体资格,了解其资信状况,审查对方经办人代理权限,审查对方提供资料的真实性与合法性。 5、合同印章:批准人应当根据审查人的审查意见,决定合同的批准。 公司合同专用章的管理机构,应当根据批准人的批准意见,在合同文本上加盖合同专用章。 6、合同审查:经办人应将准备签约的重要合同文本及相关材料送交公司法务部。公司法务部应在时限内会同相关部门对合同内容进行审查,并提出审查意见。 对审查人有疑义的部分,经办人应予全面解释。对审查人提出的修改意见,经办人应予重视,并协商完善。应审查人的要求,经办人有责任补充相关材料。 7、合同履行: 合同依法签订后,即具有法律约束力。履行部门必须认真履行合同,确保信誉。对某些特殊情况应向法务部请示,由法务部上报分管副总经理协商决定。履行部门应对合同履行中发生的情况,建立台账,由专人负责书面签证、来往信函等资料的保管。合同履行中所有收据等相关凭证必需是书面形式并有签字盖章。 8、合同变更:合同履行过程中,确需签订补充协议或者变更、解除合同的,履行部门应当按合同签订的程序办理、重大变更应向法务部备案,所有补充协议或者变更、解除合同都必需用书面形式,并进行签字盖章。 9、违约行为:对履行过程中对方当事人的违约行为,履行部门应当立即查明情况,认真、稳妥地收集证据,及时、合理、准确地向对方提出索赔报告。当我方接到对方当事人的索赔报告后,履行部门应当立即通知公司法务部,共同商定应对措施。履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件,履行部门应立即通知对方当事人,查明原因,及时化解,并收集好相关证据。 10、履行遗留:对所遗留的问题,履行部门应指定专人负责解决,并规定解决期限。在期限内确定无法解决的,应当立即报告分管领导和法务部,由法务部协助分管领导指定有关部门配合解决,并提出具体方案。 11、履行完毕:合同履行完毕后,履行部门应将与合同有关的补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台账等全部资料整理归档。 12、法律责任:对严重损害公司利益的下列行为,公司将追究有关人员的责任,并要求其承担全部损失: (一)在合同签订、履行过程中收受贿赂,与他人恶意串通,出卖公

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