毕业论文——浅谈会计电算档案管理.docVIP

浅谈会计电算化档案管理 摘 要：随着计算机技术的飞速发展，财务会计核算方式也发生了巨大变化，许多单位都已经实现了会计电算化，也使我们会计档案的资料发生了很大的变化。目前在会计电算档案的管理上存在诸多问题，直接影响到会计电算化档案的管理。针对电算化会计档案管理中所存在的问题，应完善会计软硬件设施建设和会计档案管理各项制度，提高会计部门人员素质和思想重视程度。 关键字：会计电算化；会计档案；管理 会计电算化档案指存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计电算化档案作为会计档案的一部分,与传统纸质载体形式的会计档案相比,有着自身的形成特点和管理要求。切实加强会计电算化档案管理工作,是信息时代会计档案工作发展的必然要求。 一、电算化会计档案概述 　　电算化会计档案管理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并安全保存。 　　电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度,并由专人负责管理。财政部1996年6月30日颁布的《会计电算化工作规范》中规定： 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。 会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识，又要懂档案业务知识和计算机知识。目前有的让非专业人员管理档案，遇有上级主管部门检查时忙于应付， 档案意识滞后。个别的档案室多采用打开柜门，让财务部门的同志自己查阅会计档案，有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅，既不符合会计档案管理的要求，也无法满足对会计档案的信息需求。一般会计人员业务经验丰富,但计算机专业知识却很匮乏,难以胜任用计算机处理会计业务工作。　　目前，国家关于会计电算化档案管理的讨论，大多是围绕《》、《》、《》等几个文件，仅对会计电算化档案的基本要求而谈，未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范。随着会计电算化的普及，会计档案的内容增多了，对环境的要求提高了，而很多没有认识到这些变化，认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，没有及时修订的会计档案管理制度，没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员的岗位职责，也没有及时采取相应的保障措施来改善会计电算化档案的保管环境等，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。然而在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹。若被修改，会计信息的真实性就难以保证；再者，电算化条件下，会计数据的高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。 可见，由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等，因此，防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。 　　各类档案设备的购建，专职档案管理员岗位的设置以及档案管理制度的，都离不开单位领导的积极支持。因此，会计人员一方面要宣传国家的财经法规和管理规章，增强大家的会计电算化档案管理意识；另一方面，积极主动地领导的重视、关心和支持，强化领导的会计档案管理意识，将会计电算化档案管理工作纳入整体工作的范围加以考虑和安排，完善硬件环境，不断升级软件，确保会计档案管理工作顺利进行。 　　会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，计算机技术的普及对会计档案管理工作者提出新的更高的要求，会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键，适应新形势下会计档案管理工作需要的情况，领导应重视会计档案管理人才培养，各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术，不断提高会计档案管理水平。 国家制定系统的会计电算化档案管理办法，以法规制度的形式加以强制，指导各单位的会计电算化档案管理工作，是做好会计电算化档案管理的保障。财政部、国家档