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浅析职工养老险档案用途及其科学化管理 　　摘要：浅议职工养老保险档案的基本特点、职工养老保险档案的健全与完善，以及职工养老保险档案的主要用途等。 　　关键词：职工养老保险；档案；作用；意义 　　中图分类号：F840.67 　　一、引言 　　职工养老保险是社会保险的其中之一，而职工养老保险档案则是养老保险管理工作的重要业务载体，其记录、保管都应准确完整，它是参保人员合法权益的基本保证。企业由于出现生产力布局的不断调整，单位合并、拆分、新设、改制等情况，养老保险档案的规范管理都应能很快适应形势的变化，并未后续工作奠定基础。若台账不齐、资料不全、交接不畅等问题出现，其下步职工养老保险的管理工作就较难开展。 　　二、职工养老保险档案的基本特点 　　1、养老保险档案的定义。根据《社会保险业务档案管理规定》，其职工养老保险档案可以定义为：企业和各经办机构在办理养老保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。因此，职工养老保险档案不仅是对参保人员养老保险全过程的记载，也是有关文件、个人台账和经办业务的记录（如国家和地方政府出台的有关政策、职工养老保险手册、台账、花名册、变更表、各类报表以及有关财务凭证等）。它不仅是书面记载，而且还应有数字化记载。 　　2、职工养老保险档案的特点。①涉及面大。职工养老保险管理涉及到与个人、企业和社保经办机构及财务部门，凡是与养老保险业务有关的，都应纳入养老保险档案范畴，应是工作全方位的记载。②信息化程度高。现代化的职工养老保险管理，必须采用高度信息化的工作平台，使很多业务都通过计算机技术完成。以其高度的信息化，满足现代化管理的要求。③保存期长。与参保人员个人有关的记载，要保存达数十年，那么企业和社保经办机构就更长了。只要养老保险管理工作在持续进行，养老保险档案的记载就不会停止。有的养老保险档案的保管期长达几十年，甚至百年，还有是永久性保管的。④安全性性高。职工养老保险档案有纸质记载的，也有电子记载的，有些记载具有唯一性和不可替代性，比如个人手册、个人基数确认表等；还有些记载涉及到隐私问题（如个人收入或待遇、单位工资总额等）。这说明职工养老保险档案管理要特别注重安全性。除了要妥善保管、有效备份外，还应防止网络化的盗窃，特别是要防止不法分子对数据信息的非法窃取、删除或篡改。 　　三、职工养老保险档案的健全与完善 　　1、充分认识到职工养老保险档案的重要性。现在人们还缺乏对职工养老保险档案的重要性认识，没有行之有效的档案管理机制。许多单位的各种材料、档案还是杂乱无章，眼前的管理只不过是沦落于一种形式，根本无法保证其能够充分发挥价值。职工养老保险档案管理是一项基础性管理工作，是企业管理中的重要一环。只有清醒的认识到其重要性，端正态度去管理好这项工作，才对于企业的发展有利。 　　2、健全制度，专人负责养老保险档案的保管、安全存放与人事变动交接。作为企业的社保机构，首先应建立健全职工养老保险档案管理制度，明确管理人员分工和职责，对档案的建立、维护、交接等环节实行制度化管理。纸质档案材料应排列整齐有序，储存在专门的场所，重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，要做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。在交接环节上，要予以高度的重视，严防脱节，避免后续工作带来无法预计的困难。加强对职工养老保险档案交接环节管理，可结合建立考核奖惩机制，督促管理人员既要在在岗时认真履行好职责，还要保障在换岗时能做好交接工作，确保职工养老保险档案管理的延续性。 　　3、职工养老保险档案进行科学分类、有序整理。档案分类是档案管理中的一个工作程序，它在整个档案管理工作中具有一定的主导性作用。没有科学的分类，养老保险档案从建立之初就无法进行有效地整理和组织，更谈不上健全。因此，确定分类标准，实现科学分类，这是职工养老保险档案建立健全的基础，也引导着其它各项后续工作的有序展开。国家和地方政府出台的有关养老保险政策，可以按文件的出处、类型、文号、实施时间等要素分类归档，对经办机构和企业在养老保险管理工作中的各种记录（社会保险登记证、各类报表、说明或证明材料等），可以按归属部门、材料类型、时间等要素分类归档。对于与参保人员个人有关的材料（如缴费手册或卡片、人事命令、账户转移情况表等），应为每一个人单独建档进行管理。管理过程中应当注意有序整理，重点是：①规范编号（包括个人身份证号、养老保险编号、单位编码、社保登记证号等），进行必要的整理和规范。②把握业务规律（如日常业务、月度业务、年度业务等），在职工养老保险档案中要能清晰的体现。③做好动态化管理。对已经办理完毕的事项，相关材料要及时分类归档；对还在办理过程中的事项，要注意及时跟进、掌握动态。④做好常态化管理。经常性、