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汾西矿业集团建立物资采购动态数据库实践 　　[摘要]降低成本，实现效益最大化，是企业的最终目标。通过建立物资采购的动态数据库，使数据库物资采购价格与市场价格随时保持一致，具有可靠的参考价值，达到降低采购成本的目的。 　　[关键词]物资采购 招标 动态数据库 　　[中图分类号]G250.74 　　[文献标识码]A 　　[文章编号]1672-5158（2013）05-0151-02 　　前言 　　目前，企业面临材料价格上涨、技术更新加快、采购成本高、部分供应商垄断、开发供应商难度加大等物资采购环节的严峻形势，企业必须更新采购观念和创新采购模式，用战略思维构筑企业可持续发展的战略采购体系，达到降低企业采购成本、增加企业利润空间的目的。 　　拥有并保持一个具有高度竞争力的供应市场，具有成本领先优势，对任何一个公司，都是具有关键战略意义的。随着市场竞争的日趋激烈，面对日益严峻的成本压力和残酷的市场挑战，科学管理物资供应商使之提供合适的产品或服务，已成为众多企业规避风险、提升核心竞争力的必然选择，采购成本控制与供应商管理已成为影响企业未来市场竞争能力的关键因素。 　　传统的采购管理模式已不适应现代企业的发展，采购部门也不仅仅是“买东西”，对供应商进行现代化管理正逐步成为采购部门的重要职责。供应链管理体系应用而生，对降低供应环节的风险、提高服务的响应速度和持续的降低成本有着无可比拟的巨大作用。供应链管理体系建立后，每年在供应链环节可节约成本6-8%，效益相当可观。 　　建立物资采购运态数据库可以提供所需物资实时市场价格动态和采购价格信息，为集团公司决策提供数据支持，降低采购成本，减少前期市场调研消耗，同时避免了人工管理带来的暗箱操作，形成不必要内耗，为集团快速响应市场、提高企业核心竞争力夯实基础。 　　1动态数据来源 　　1.1山西焦煤物资价格目录、集团公司历年采购的各种物资价格历史数据，由各采购单位提供的实时物资交易数据。 　　1.2通过暗标方式与准人的商贸公司或供货企业签订协议，由准人的供应商联网实时传递物资的价格数据，并汇总到动态数据库中。 　　1.3准入供应商的下属供应商物资报价。使企业对每一项采购物资的来源有地可寻，更准确的判断采购成本、采购价值。 　　1.4市场实地调查物资的价格数据。由市场调研组调研而成，多方互相制约，促进工作快速完善执行。 　　2数据库的管理 　　2.1物资采购价格动态信息，只限于集团公司领导调阅查看和对物资采购的管理工作提供参考。 　　2.2动态数据库由企管处负责建立，提供接口给二级物资采购单位，二级物资采购单位根据集团公司的要求建立本单位的物资采购数据库，并与集团公司动态数据库联网，每周将集团公司各单位物资的采购情况，上网报送集团公司领导。 　　2.3物资价格如果变化，数据库管理人员根据准人商贸公司或供货企业实时传递的价格变动情况和变动原因，及时对物资价格数据进行调整，同时向二级物资采购单位通报市场物资价格变动情况。 　　3实施步骤 　　3.1成立动态数据库管理小组 　　3.2成立招标小组 　　3.3成立监督小组 　　4数据库功能 　　4.1权限分配 　　领导决策层权限：查看、修改、审批、发文通告功能。 　　供应商权限：自己独立账号下资料的查看、添加。 　　采购部权限：执行领导指示采购工作，订单生成、进度查询、到货验收、结单付款申请提交。 　　财务部门权限：验收单查看、财务审批、上下级工作通报。 　　企管处：相应权限下资料查看、错误纠正修改。 　　4.2数据库角色分层 　　4.2.1供应商 　　产品以类别详细划分，可实现按类别、按名称等的检索。使领导的查询条理明晰。 　　同样，由于我集团公司采购物资种类、规格繁多，我们可根据采购物资的不同而把供应商划分为不同级别，以方便领导层对物资信息的检索。 　　集团采购物资科系统，可按照采购频率、单次采购数量、合同金额大小等将其划分开来。即：长期主要采购物资、长期次要采购物资、临时大宗采购物资、临时小量采购物资。 　　因此，供应商也可按照物资采购类别的划分来归类，分为A、B、C、D四级。 　　A级应商是我集团公司长期主要物资的供应商。为集团公司长期紧密战略性合作伙伴。主要材料的提供者。 　　B级供应商为我集团公司长期次要物资供应商。采购频率较低。 　　C级供应商为我集团公司临时大宗物资供应商。采购数量多。 　　D级供应商为我集团公司临时小量物资供货商。涉及合同单位小，金额少，合作数量少。 　　一级供应商供应物资还含有许多从小供应商处汇总而来的物资，我们要更清楚的了解采购情况就需要对这些小供应商报价也集成到数据库。相对应的这些供应商我们将其划分为二级供应商——a、b、c、d级。a、b、c、d级供应商是有特定上家的供应商，隶属于A、B、C、D之下，为A、B、C、D级供应