公司商务接待流程及标准图示.doc

1.0 目的:为树立公司良好形象，扩大公司对外交流范围，提高来访客人的满意度，提升公司参观效益。2.0 范围:本标准适用于公司各种的接待工作。3.0 规程: 商务发展部为公司接待工作的主要部门，负责安排管理的接待工作，制定来宾的接待计划，落实相关部门接待任务，提供后勤保障。公司各部门接到来访预约后，应报商务发展部，并协助拟定接待计划。如需公司主要领导出面，商务发展部协调的重要接待，应提前2天告知商务发展部。4.0 级别:A级：政府官员、大客户、高端客户；B级：中、低端客户、合作商、顾问、业界人士、友情单位；C级：一般社会团体及个人。5.0 接待细则:1、商务发展部在接到公司领导或相关部门来访预约时，对来宾接待时，应了解来宾的基本情况：包括：来宾公司部门、来宾职务、来访人数、来访时间、及在本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，安排出日程安排表，按接待标准安排接待。2、商务发展部根据来宾情况按计划通知来参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。3、商务发展部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐；需住宿的应提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。4、商务发展部根据计划安排来宾用餐酒店、游览路线、购物商场、娱乐项目等。5、商务发展部因会议需要安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌等，并安排引导员、礼仪人员，安排现场摄影摄像等。6、商务发展部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，接送人员负责协作，商务发展部负责协调接待安排，统一调度。7、如有需要商务发展部应根据情况提前为来宾购买车票及机票。6.0 接待流程A级接待标准：政府官员、大客户陪同人员：由公司法人或主要负责人主导，全公司人员配合完成迎接：公司法人或主要负责人在机场、车站、公司门口迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。）座谈：公司人员应提前做好5S，确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，播放合适的音乐，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、各式饮料、水果、糖果、鲜花、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备，接待人员服装、接待语、礼仪训练均要提前设计准备。参观：样品/样机参观介绍：请客户参观公司样品展区，简述公司介绍，产品特点等。逐一介绍公司产品及应用，解答客户关于产品及应用的各种疑问，可由专业人员担当；车间参观：介绍产品的制作流程、产品质量保证流程等；解答客户提出的疑问；4、用餐标准：由总经理掌握用餐标准和陪同人员，商务发展部提前预定； 5、下榻宾馆标准：住宿三星级以上标准，商务发展部提前预定；6、商务发展部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。7、商务发展部根据情况购买礼节性礼品。8、商务发展部根据客人的其他要求，尽可能满足之。B级标准：中、低端客户、合作商、顾问、业界人士、友情单位陪同人员：公司负责人或中高层管理人员主导，业务人员配合完成迎接：由商务发展部人员到公司驻地门口迎接，引导来宾。座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，播放合适的音乐，将公司简介或相关资料、纸笔、各式饮料、水果、糖果、鲜花、香烟摆放于接待室，接待人员服装、接待语、礼仪训练均要提前设计准备。参观：请客户参观公司样品展区，简述公司介绍，产品特点等。逐一介绍公司产品及应用，解答客户关于产品及应用的各种疑问，可由专业人员担当；4、用餐标准：商务发展部根据情况预定酒店，人均100元以内：： 5、下榻宾馆标准：商务发展部根据情况预定酒店： 6、商务发展部根据情况购买礼节性礼品。7、商务发展部根据客人的其他要求，尽可能满足之。C级标准：社会团体及个人陪同人员：公司负责人或中高层管理人员主导，业务人员配合完成迎接：相关对口的部门经理及人员陪同，由相关人员沿途介绍济南市基本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息。座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，室温适度、将公司简介或相关资料、纸笔