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浅析档案信息化建设进程中几点思考 　　[摘要]随着科技的发展，档案管理信息化成为档案管理发展的必然趋势，现代化的档案信息管理中应用到大量的计算机网络技术，档案信息化建设能够有效实现档案信息资源的共享和合理配置，使得现代化档案管理更科学更合理。本文对档案信息化管理的内涵进行了简要分析，并对档案信息化建设的程序和档案信息化建设进程中应注意的问题进行了探讨 　　[关键词]科技；计算机网络；档案管理；信息化；建设。 　　[中图分类号]G271 　　[文献标识码]A 　　[文章编号]1672-5158（2013）02-0397-01 　　一、档案信息化管理的内涵 　　档案信息化管理涵盖的内容主要有以下四个方面：一是在档案信息管理中采用数字化和网络化技术，为档案信息化建设奠定基础；二是通过科学的管理和规划，实现档案信息接受、信息传递、信息存储和信息利用的一体化；三是在计算机网络中建立相应的交流平台，从而有效实现档案信息的高度共享；四是加强档案信息化建设的力度，从而引发档案信息管理模式的变革。 　　二、档案信息化建设的程序 　　1.档案信息化建设 　　档案信息化建设是利用计算机网络来馆藏各类档案的，该工作是在网络化办公条件下实现的，能够在档案信息管理中实现电子档案管理的网络一体化。档案信息化建设就是通过办公网络，实现档案资源的数字化，档案管理部门不仅要加强信息管理人员的数字化操作技术，还要设置相应的监理部门，对数字化档案的鉴定和归档情况进行监督，以免归档不全和归档不及时等档案管理不规范现象的发生。 　　2.促进档案信息数字化的程序 　　档案数字化必须做到档案信息的保真，在进行纸质档案的数字化归档时，采用图片扫描的方式确保档案信息的真实性，录音类档案的数字应原样存储。电子档案的数字化管理应做到将文档草稿、修改稿、发文纸和正文全部归档，并做到电子文档的不可变更。档案信息化建设中一定要做到安全管理，这就意味着档案管理部门要做好保密工作，首先要确保档案数字化的存储安全，采用自动备份的形式对数字档案进行保存。其次要确保数字档案的安全使用，使用功能强大的防火墙措施保证数字档案及其使用环境的安全。最后要确保身份安全，采用登录身份认证或者动态口令的形式，有效加强数字档案的保密力度。 　　3.优化档案信息化管理制度 　　要想对档案信息化管理制度进行优化，首先要在档案信息化管理模式下，定期对归档部门工作进行指导和总结，对档案信息化管理进行全程监督。其次要在档案信息化的条件下，要做到档案信息查询的开放和安全管理，最基本的措施就是设置档案信息查询权限和安全安全管理协议。最后要意识到档案凭证的法律效益，确保档案数字信息与档案事物原件保持一致。 　　三、档案信息化建设进程中应注意的问题 　　1.档案目录的计算机管理 　　档案信息化管理包括档案目录的计算机管理，档案目录的计算机管理就是将档案的目录信息输入并存储到计算机中，其优点是可对档案进行逻辑归档和有序管理。档案目录的计算机管理能够实现快速检索的目的，此外，使用计算机管理档案目录还具有处理能力强和存储量大的优点，可实现一定范围内档案目录集中管理的目标，并建立科学规范的信息交流平台，实现部分档案信息的开放性。目前，我国各行各业的档案信息管理都采用了档案目录的计算机管理模式，以此对工作情况进行记录和存档，实现了档案信息的科学管理。但其中仍然存在许多问题，首先档案管理软件的价格昂贵，其功能性虽然已经日趋成熟和完善，但其高额的费用使得档案信息化建设受到阻碍，相关部门和软件开发商应采用“薄利多销”的经营战略，使得档案信息化管理的成本更低。其次，档案的录入进度也档案管理者倍感压力，一般来说地县级需要录入的目录就高达几十万条，使用单机版软件每年只能录入二万条左右，档案管理部门应该使用网络版软件录入档案目录，将档案管理工作进行合理的分配，采用多人多机操作的形式进行档案目录的录入。此外，档案目录的计算机管理中的主题词填写也是一项常见问题，一般来说档案目录的计算机管理中，需进行大量的人工著录标引，其工程量较大、较繁重，在进行档案目录录入的时候应采取分步实施的方式确保数字档案的科学管理。 　　2.电子档案的归档 　　电子档案的正确归档就是利用计算机将电子档案进行收集和整理，然后将其以数字信息的形式记录在磁性记录材料和光盘载体上，近几年来，档子档案的归档模式一直在进行不断地革新，但其中仍然遇到许多问题。做好电子档案的管理，应做好档案信息的收集、整理和存盘工作，具体情况如下： 　　（1）对电子文件进行简单排序。排序的方式多种多样，可按照文种和文号对文件进行排序，该方法简单易行，无需任何档案管理软件，进行脱机工作即可，但文件的部分检索必须采用手动检索的方式。 　　（2）使用档案管理软件管理档案目录。采用该方式能使得档案的检索更方便、更快捷，同